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第二章日常办公使用指南
日常办公模块要紧包括以下功能:
办公邮件、待办事宜、个人日程安排。
2.1办公邮件〔Webmail〕
在该系统中,注册用户拥有自己的邮箱,能够专门方便地通过WWW扫瞄器接收和发送办公邮件。
系统不但能够为学校办公提供内部邮件服务,而且还能够和Internet上其它邮件系统进行通讯。
即:
能够在THOA的办公邮件中直截了当给校内外的某个人发Email。
2.1.1登录邮件系统
用户能够通过学校信息服务主页上的〝办公邮件〞链接点登陆邮件系统。
用户名和初始口令以学校系统治理员的通知为准.
专门提示:
首次登录系统后一定要赶忙修改口令。
2.1.2邮件功能介绍
进入办公邮件后,界面如以下图所示。
屏幕左侧是菜单栏,包括一些邮件处理的常用操作:
●创建邮件
●进入收件箱、发件箱、垃圾箱
●创建名片夹(私人通讯录)
●个人邮箱配置〔更换口令、建新文件夹,自动复原和转发〕
●转入个人办公功能
●关闭窗口
右侧默认打开界面是收件箱,显示内容包括:
当前收件箱中邮件总数和新邮件数,新邮件标记,发件人,是否有附件,邮件名称、收件时刻以及邮件大小。
带有新邮件标记的未读邮件总是排列在上方,已读邮件按时刻先后次序排列。
2.1.3创建新邮件
单击〝新邮件〞,您能够在弹出的表单中撰写新的邮件。
在撰写新邮件时,邮件地址能够从〝公共通讯录〞或者〝私人通讯录〞中选取。
以〝公共通讯录〞为例,操作步骤如下:
1.单击〝公共通讯录〞,系统弹出一个名为〝地址〞的新页面。
2.左侧上方的〝选择所在分类〞下拉菜单中能够选择用户分类,从左侧下方下拉列表中选择您需要的单位或个人地址。
使用Ctrl键或者Shift键能够一次选择多个用户。
3.单击〝收件人>
〞、〝抄送>
〞、〝密送>
〞等按钮将所选择的地址添加到相应的列表中。
假如需要删除余外的地址,能够单击以选中它,然后单击〝删除〞按钮。
单击〝删除所有〞按钮能够删除所有添加的地址。
4.单击〝确定〞,返回〝写邮件〞页面,您能够看到,〝收件人〞、〝抄送〞和〝密送〞三栏中将填入选择的用户。
因此,您也能够在收件人处直截了当输入中文的用户姓名或群组名称〔但一定要填写正确!
〕。
两个以上的用户中间用半角的逗号〝,〞隔开。
假如是发往Internet邮件系统的Email地址,直截了当输入地址即可。
新邮件的文字部分写完之后,假如需要添加附件,能够单击〝附件〞一栏中的〝扫瞄…〞按钮,添加所需要的文件。
一封邮件最多能够加两个附件。
发送邮件时,能够选择是〝发送并储存〞、〝只发送〞、〝存草稿〞依旧〝重写邮件〞。
单击〝发送并储存〞能够将所发送的邮件在发件箱中保留一个备份;
〝只发送〞那么不保留其备份;
〝存草稿〞那么不发送所写邮件,而将其储存到〝草稿箱〞中;
〝重写邮件〞会将所写邮件清空,使用时要慎重。
操作成功后,会显现一个提示页面。
单击〝返回〞按钮,将返回〝收件箱〞页面。
2.1.4收件箱、发件箱、垃圾箱
单击〝收件箱〞,能够查看您所有收到的邮件列表,包括当前您收件箱中的邮件总数和新邮件数。
在邮件列表中显示邮件的附件、发件人、收到日期、邮件主题以及此邮件的大小。
新邮件会在首列中显现图标提示。
单击〝选中〞一栏中的选择框能够选中该邮件。
假如邮件太多,无法在一个页面中显示,能够单击〝上一页〞、〝下一页〞、〝第一页〞、〝最后一页〞来查看其他未显示的邮件。
单击〝选中所有邮件〞前的选择框能够选中邮件列表中的所有邮件。
单击〝删除〞按钮能够将选中的邮件转移到垃圾箱中〔现在邮件并没有完全清除,参见〝垃圾箱〞〕。
从〝请选择一个文件夹〞下拉列表框中选择〝收件箱〞〔或者〝垃圾箱〞〕,然后单击〝转移到文件夹〞〔或者〝拷贝到文件夹〞〕,能够将选中的文件转移〔或拷贝〕到收件箱〔或垃圾箱〕中。
单击邮件主题栏中带下划线的主题,能够打开该邮件,阅读其内容。
阅读邮件之后,您能够选择〝回复〞、〝回复所有人〞、〝转发〞、〝删除〞、〝返回〞。
假如您要回复该邮件,单击〝回复〞,跳到〝写邮件〞页面,系统自动将发信人的地址填入〝收件人〞一栏中,邮件的主题自动置为〝回复:
〞加上所回复邮件的主题,同时在邮件正文中包含有来信原文。
选择〝回复所有人〞那么略有不同,系统除了自动执行上面的操作之外,还将收信人地址填入〝抄送〞一栏中。
选择〝转发〞,那么邮件的主题自动置为〝转发:
〞加上所转发邮件的主题,同时在邮件正文中包含有所转发来信的正文。
选择〝删除〞,删除该邮件。
选择〝返回〞,那么返回〝收件箱〞页面。
草稿箱、垃圾箱的操作与收件箱类似,请参考〝收件箱〞。
2.1.5私人通讯录(名片夹)
除了〝公共通讯录〞之外,你还能够建立自己的〝私人通讯录〞。
在您的〝私人通讯录〞列表中,显示了所有联系人的姓名、和电子邮件信息。
单击〝编辑〞和〝删除〞栏中的图标能够对相应的通讯录条目进行编辑和删除。
注意:
删除操作是不可复原的。
单击〝新建〞按钮,显现一个〝联系人〞的表单,您能够在其中填入联系人的各种信息,其中姓名和E-mail是必须填的,其它差不多上可选项。
填写完毕后,必须单击最下面的〝确认〞按钮,才能将其添加到您的私人通讯录中。
2.1.6配置
在〝配置〞菜单中,您能够进行如下操作:
重新设定邮箱的密码、设置发邮件时的签名、创建新文件夹、删除数据库现存的文件夹、设置邮件的自动转发和自动回复功能。
(1)设置密码
●单击〝密码〞,显现〝修改Web登录口令〞页面;
●在〝新口令〞文本框中输入您修改后的口令;
●在〝确认口令〞文本框中再次输入同样的口令;
〔两次输入的口令必须一致,否那么会要求您重新输入〕
●单击〝确认〞提交修改。
系统将提示您:
〝Web登录口令已更换,请在下次登录时使用新口令。
〞新口令设置后,服务器需要一个短暂的处理时刻,因此请稍过片刻后再使用新口令登录。
〔2〕设置邮件签名
●单击〝签名〞,进入设置签名功能;
●选中〝在我发出的邮件末自动添加签名〞前面的选择框;
●在下面的输入域中输入您期望的签名格式与内容〔如以下图〕;
〔3〕创建和删除文件夹
要创建新的文件夹,单击〝创建文件夹〞,然后在文本框中输入新文件夹的名字,单击〝确定〞。
要删除所创建的文件夹,请单击〝删除文件夹〞,然后从列表中选择用户自己定义的文件夹名字前的选择框,单击〝确定〞。
系统创建的〝收件箱〞等文件夹是不可删除的。
〔4〕设置自动转发
●单击〝自动转发〞,进入设置页面;
●选择〝启用〞或者〝禁用〞自动转发功能。
在〝禁用〞情形下,下面的设置均不起作用。
●能够设置缺省的转发地址,使所有来信都转到该地址;
●能够设置在收到某个地址发来的邮件时,自动转发到另一个地址。
●能够实现对从某些个人或群组发来的邮件不进行自动转发;
●能够设置不要将邮件自动转发给某些群组。
●单击〝确认〞。
〔5〕设置自动回复
●单击〝自动回复〞,进入设置页面;
●选择〝启用〞或者〝禁用〞自动回复功能。
●能够设置缺省的回复主题;
●能够设置在收到某个地址发来的邮件时,自动回复一个消息;
●也能够对某些个人或群组发来的邮件不进行自动回复。
2.2个人办公
个人办公功能要紧包括个人日历和待办事宜。
2.2.1个人日历
进入个人办公界面,默认为个人日历的日安排,时刻为当前日期,单击左侧日历的日期,能够切换相应的日期的事项显示。
同时,能够将日安排显示转换为周安排、月安排和年安排。
单击新建事项,能够创建新的事项。
确定新事项的主题、类型、全天事件或者确定时刻事件,假如是确定时刻事项,能够在日期和时刻栏目内选择时刻、最后输入事项的内容和说明,单击确认,创建成功。
2.2.2待办事宜
待办事宜能够用来作为待办工作的提示。
进入待办事宜,系统显示所有已完成和未完成的事项列表。
未完成的待办事项还突出显示在界面的左侧下方,以提示用户。
点击标题,能够扫瞄或者查阅相应的内容。
●创建待办事宜
在新建列表中填入相应的内容:
主题、时刻(截至日期时刻)、事件重要程度及事件描述等。
单击〝确认〞完成创建。
●标记完成
对差不多完成的事件能够方便的标记完成状态或者删除。
第三章信息公布的功能
在THOAV2003.1中提供了web信息爱护的功能。
用户得到授权后,能够通过扫瞄器进行信息的撰写、编辑、公布、删除等操作。
Notes客户端的信息公布仅用于有专门公布需求的单位,如信息采编、专门表格的公布。
3.1WEB信息爱护
3.1.1新建文档
(1)从综合信息服务页面进入需要爱护的栏目;
(2)点击〝新建〞按钮;
(3)在弹出的对话框中输入用户名及密码;
〔只有授权用户才能进行信息爱护的操作〕
(4)进入公布界面,编辑新文档;
〔5〕假如需要加入附件。
使用页面下方的上载控件。
〔6〕文档公布完成后点击〝储存〝按钮,终止公布。
3.1.2编辑文档
(1)进入文档阅读界面;
(2)点击〝编辑〞按钮;
(3)输入用户名和口令;
(4)进入编辑状态;
(5)完成修改后按〝储存〞。
一样情形下用户只能编辑自己创建的信息,有专门授权的用户才能编辑他人创建的信息。
3.1.3删除文档
(2)点击〝删除〞按钮;
一样情形下用户只能删除自己创建的信息,有专门授权的用户才能删除他人创建的信息。
第四章公文治理
4.1公文治理的使用
4.1.1模块的结构及功能
公文处理要紧用于对公文进行无纸化治理,包括发文和收文两部分。
(1)发文
能够新建办发字、办文字、委发字和委文字等几类公文,还能对其进行编辑或删除。
(2)收文
收文治理要紧对校对领导转文、校内单位请示和校外单位来文进行治理。
4.1.2发文的操作说明
图4-1-1发文治理
发文治理要紧包括办发字、办文字、委发字和委文字,他们的操作差不多类似。
以办发字为例说明操作方法,其他请栏目参考华船办发字。
1)新建办发字
在发文治理界面〔图4-1-1〕里进入办发字栏目,单击操作链接〝新建〞,按照要求填写表单。
办发字的编号是按照已有的公文按顺序自动生成的,能够修改。
图新建办发字
然后点击储存,显现如下提示,说明文档储存成功。
图新建办发字成功
2)查阅办发字
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