2018合同档案管理办法文档格式.docx

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原件

复印件及扫描件

销售合同

财务部

商务助理

合同必须一式两份以上，商务助理保留一份

采购合同

行政资料/合同

行政部

——

人事资料

行政部管理原件，办公室主任负责建立台账、存档

其他

相关负责人

合同必须一式两份以上，相关负责人保留一份

注：

各类支出款项1万元及以上必须签订相关合同，若未签订，财务部有权不予支付此笔费用。

二、管理原则

1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。

2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。

合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。

3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。

分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。

4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：

纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；

辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。

三、合同签订

1、合同草拟

合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。

以买卖合同为例：

供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。

分析可能出现的问题如：

质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。

合同条款表述的要求：

①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等；

②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号；

③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息；

④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。

2、合同定稿

合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户许可证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、授权委托书加盖公章作为合同附件，有技术参数的，需提供加盖公章的技术参数表。

（合同执行完毕后，还需将领导签字确认的采购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最后部分）

另针对销售合同：

合同执行完毕后，还需后附：

生产任务单、发货通知单、出库单、货物运输信息单、客户签字确认收货单（出库单）、业务招待情况（招待审批表、差旅费等该项目支出费用）

四、档案存档

1、合同档案必须认真验收，存放档案必须有专用柜、架，做到目录、文档相符，制合同统计清单，并根据实际需要科学编制合同档案台帐，从而能够有效地开展合同文档的查询，查询后按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

2、档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

3、公司领导、行政部负责人可查阅所有员工的人事档案；

各部门负责人在经过总经理审批后可查阅其本部门内的员工档案；

员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；

4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料，违者视情节予以处罚。

5、借阅当事人需经总经理批准方可借阅；

借阅涉及公司经营项目的合同，查询当事人需填写《合同借阅申请单》经总经理审批后方可借阅。

6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

5、同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚，档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。

涉及到保密档案的管理，由相关领导另行制定管理办法。

本管理办法解释权归行政部，自颁布之日起生效。