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1、为了保证微机、复印机正常使用,减少不必要的浪费,除本科室外其它任何科室项目部人员不准直接上机操作。
2、项目部或其它科室人员如需打印或复印资料,由办公室安排。
3、微机、复印机由专人负责管理,正确使用,节约耗材,减少浪费,并建立纸张使用登记薄,对纸张做到张张有记录。
4、对复印资料登记不实人员,每次发现罚款50元。
关于办公用品、家俱管理制度
所有办公用品,家俱的购置与管理由办公室统一负责管理。
1、购置程序:
先书面申请,经分管经理,经理批准后购置。
2、合理调配使用办公家俱与低值易耗用品,并分别入账,立卡定期进行清资盘点,做到物尽其用,帐物相符,对丢失物品必须查明原因,追究责任。
3、严格控制办公用品,办公家俱费用的支出,报批手续。
按财务管理办法执行。
4、严格控制印刷费用开支,一切生产办公表格印刷,必须报计划经分管经理同意,由办公室统一印刷,违者费用自负。
关于印章管理
1、公司印章由办公室专人负责。
2、各科室、项目部印章也要派专人负责。
3、用印前,认真检查有无领导人批准签字,认真填写用印记录,详细记录用印时间、用印单位、用印内容、批准人、承办人等。
4、刻制印章必须经公司领导同意后,由办公室按照总公司管理程序办理。
私自刻制印章均按”私刻公章”移交司法机关处理。
会议管理制度
1、办公室负责会议通知
2、负责会议签到。
3、应到会人员有事向分管经理请假。
4、禁止会议期间随意走动,外出。
5、会议期间手机关机,不准抽烟。
用电管理规定
为加强用电管理
减少费用支出,分公司用电管理特作如下规
定:
1、办公室负责用电管理体制工作,需要派专人负责用电管理,并建立用电管理制度,努力降低电费支出。
2、违规使用电器,私拉乱接及偷电的部门和个人,经发现没收电器、电线等,处500元罚款,并通报批评。
3、办公室要杜绝常明灯现象(财务科除外),下班要随时关灯,否
则,每次罚违规科室100元,违规使用电器
(如电炉子、电暖气)每
次罚科室200元。
用水管理规定
为加强用水管理,减少费用支出,分公司对用水管理特做如下规
1、办公室负责用水管理工作,并派专人负责用水管理,并建立用水管理制度,努力降低水费支出。
2、杜绝常流水现象,使用完毕,随手关闭水闸,出现闸门、水管漏水应及时修复。
3、专管人员应对办公场所、施工现场用水供水管线,供水设施进行经常检查,发现有跑、冒、滴、漏现象应及时处理,以减少水资源的浪费。
办公室主任岗位职责
认真学习领会上级精神,督促检查领导交办的各项工作任务协调各种关系。
二、组织召开各种工作会议,负责上级来文的处理。
三、负责外来人员的接待工作。
四、抓好考勤及卫生工作,不定期的进行检查。
五、组织文件的复印、打印、装订工作,做到准确及时,无特殊情况不拖延。
六、严格控制办公费用的开支,做好办公用品的采购与发放。
七、严格控制车辆费用的支出,及时安排好公司的派车用车计划车辆保养、维修和年审工作。
八、组织做好公司印鉴的使用、函电收发和报刊征订分发工作。
九、努力完成领导临时交办的各项任务。
勤务员职责
负责各类文件资料的传递,电话接传。
及时传达领导的各项批示精神,做好准确无误
三、负责报刊、杂志的领取分发
四、负责会议室、办公室及经理、副经理室的卫生开水供应工作。
五、协助做好外来人员接待服务工作。
六、保管好领导办公室内的公共财物。
七、完成领导交办的各项任务。
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