06印章管理制度(附流程图)文档格式.doc
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第六条公司印章必须有专人保管,公司公章由行政专员保管,财务专用章和合同专用章由财务主管保管,法定代表人印章和发票专用章由出纳员保管,检验专用章由品管部负责人保管,部门印章由部门负责人保管。
第七条印章专管人员应将印章锁进办公桌或保险柜内妥善保管,不得将印章随意丢放在桌面等无安全保障的地方,每天上下班前应检查印章是否齐全,若发现意外情况应立即报告行政部负责人。
第八条印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章应由其直接上级代管,但法定代表人印章代管人员需由总经理指定,印章专管人员要向代管人员交接工作,交接双方明确印章移交前用印记录是否完整、印章是否损坏以及交代用印时的注意事项。
第九条印章专管人员离职时,需办理印章转移手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
第十条因公司名称变更、印章损坏或遗失等特殊原因需要停用印章时,需经总经理签字批准后,行政部将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回停用的印章切角封存或销毁。
第四章印章使用
第十一条印章使用范围如下:
1、以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表文件以及总经理签发的内部文件等应使用公司公章,非经盖章确认的各类业务报表不得向外报送;
2、公司日常经营需签订的采购、销售、劳务以及其他经济合同应使用合同专用章;
3、财务日常业务应使用财务专用章;
4、法定代表人印章仅限于财务业务使用,因其他特殊原因需使用法定代表人用章的需获得总经理批准;
5、发票专用章仅限于公司开具的销售发票使用;
6、部门用章仅限于公司内部部门间通知、信函等信息传递文件;
7、检验专用章仅限于品管部出具经公司实验室检测的检测报告。
第十二条印章使用须履行严格审批手续,并填写印章使用记录,对不符合用印规定和审批流程的用印文件,印章专管人员有权拒绝用印。
负责审核用印文件的部门负责人,应认真审核用印文件,及时预防和纠正用印的文件的错误、纰漏等,切实保护公司利益。
第十三条在上述第十二条用印范围内使用的财务专用章、法定代表人印章和检验专用章由印章保管人根据业务需要直接用印,部门印章需经部门负责人审核批准后方可用印。
第十四条合同专用章使用时需遵循以下审批程序:
1、产品销售合同和原辅材料采购合同等日常业务性合同的签署,经部门负责人签署后方可用印;
2、购置设备、设施和购买劳务等非日常业务性合同的签署,合同标的金额不超过3万元人民币的,经部门负责人签署后用印,合同标的金额超过3万元人民币的,需经总经理或其授权人签署后方可用印;
3、日常业务性合同签署后由部门暂存管理,每季度末整理核对后转交财务部存档;
非日常业务性合同签署后,购置部门留存合同复印件,合同原件应在申请付款时交财务部存档。
第十五条公司公章使用时需遵循以下审批程序:
依据公章使用范围,因工作需要使用公章时,应填写《公章使用申请表》,经部门负责人审核并获得总经理或其授权人批准后方可用印,用印后印章专管人员应在《公章使用登记簿》上登记用印记录,同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。
第十六条严禁在空白合同、协议、证明等文件上用印。
因工作特殊确需用印时,须获得总经理或其授权人批准;
待办理完毕后,必须及时向总经理汇报用印空白文件的使用情况,未使用的须经申请人签字后交印章专管人员收回作废;
使用后的公章空白文件,还需由印章专管人员在《公章使用登记簿》上登记用印记录。
第十七条严禁将公司印章带出公司使用;
因工作需要确需将印章带出使用的,应根据印章使用审批权限,征得批准人同意后,方可由印章专管人员陪同前往办理;
外带公章使用的,应在办理完毕当日在《公章使用登记簿》上补充用印记录,并将用印文件的复印件交印章保管部门备案,如因在政府有关部门制式文件上用印无法保存用印文件复印件时,可豁免备案手续。
第五章违纪处理
第十八条违反本制度规定使用公章的,公司将追究相关人员责任并给予相应处罚,如给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。
第十九条因印章专管人员保管失职,导致印章遗失、损坏、被盗等,公司将给予相关责任人处罚,如给公司造成重大损失者,公司将有权利单方面解除相关责任人劳动合同。
第六章附则
第二十条本制度解释权归公司行政部。
第二十一条作为本制度补充内容的附件与本制度具有同等效力。
第二十二条本制度自二○一二年五月九日起执行。
记录文件:
■印制申请备案表R-AD-39/A
■公章使用申请表R-AD-40/A
■公章使用登记簿R-AD-41/A
印章刻制流程图
总经理
行政部
申请部门
负责人
行政专员
签字
发放启用通知和
办理登记备案
印章刻制
提出申请
审批
审核
开始
原印章缴销
印章交付保管
结束
公章使用流程图
文件备案
使用登记
用印并登记备案
专管员陪同用印
带出
不带出
交付用印文件
4/5
合同章使用流程图
财务部
部门负责人
申请人员
每季度末
原件存档
>3W
暂存
非日常业务性合同
日常业务性合同
复印件存档
≤3W
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