公文写作注意事项Word文件下载.doc
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公文写作注意事项Word文件下载.doc
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一是公布的范围不同。
公告适用于国际,通告适用于社会。
二是公布的方式不同。
公告通过传媒,如新闻发布等。
三是重要程度不同。
公告与通告不适用于我们基层机关。
我们经常遇到的电话号码变更、地址变更等,应用启事、海报(公共应用文),不应当用公告或通告。
4、通知。
(1)适用于批转下级机关的公文;
(2)转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(3)任免人员。
通知归属于下行文,只有涉及到划线部分才属于平行文。
5、通报(下行文)。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
6、议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
可提交议案的部门有:
(1)人大常委会
(2)人大专门委员会(3)人大主席团(4)各级人民政府(5)军委(6)人民法院(7)人民检察院
注意:
向权力机关提交的才叫议案。
如向人民代表大会或常务委员会提交的叫议案,而向政协提交的叫提案。
提议案的主体要符合法定资格或者法定代表人数。
按照全国人大组织法的规定,除法律规定的有关国家机关外,一个代表团或者30名以上的代表联名,可以向大会提出议案;
根据地方组织法的规定,县级以上地方各级人大代表10人以上联名、乡级人大代表5人以上联名,可以向本级人大提出议案。
如果不够人数人大代表提交的叫提议或建议。
7、报告。
适用于
(1)向上级机关汇报工作。
(2)反映情况。
(3)答复上级机关的询问。
(1)汇报工作分为
A工作报告:
我们经常写的报告。
成绩、经验,存在问题、下一步安排及设想。
B总结报告:
重点提炼规律,总结经验,以指导以后工作。
C请求备案的报告:
自己有自主权办理的事情但要求上级单位备案。
“上述报告请予备案”。
例:
关于中、津投资保护协定呈请备案的报告
国务院:
《中华人民共和国政府和津巴布韦共和国政府关于鼓励和相互保护投资协定》已于1996年5月21日由外经贸部部长吴仪同津巴布韦财政部长赫伯特·
穆拉瓦分别代表本国政府在哈拉雷签字。
现送上该协定副本呈请备案。
(正本已送外交部存查。
)
(2)反映情况写情况报告、调查报告。
调查报告用于深层次的,用于反馈调查结果,揭示事物的真实规律。
(3)答复询问的报告。
供领导机关了解情况作参考。
8、请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
(具体处理见后)
9、批复。
属于下行文。
适用于答复上级机关的请示事项。
10、意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见属于新文种,它没有固定的行文方向,可上报、可下发,上报时具有建议性、呈请性,下发时具有指导性,发同级单位具有商洽性。
意见与很多文种关联,也有区别,不能混淆。
意见上报时与请示性公文一样履行程序,逐级、只报一个主管单位、一文一事。
意见下发时,在指导性方面与通知是一样的,但意见只限于重要问题,通知不限于重要问题。
意见内容是有限定的,只限于重要问题。
12、函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请示批准和答复审批事项。
13、会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、正确选用文种的依据
(一)法规的依据
1、不能漏写了文种。
2、不要写错了文种。
如把请示写成报告(报告可以不予答复)。
通知具有执行性、通报具有教育性,不要相混淆。
写错文种不但影响个人形象还影响整个单位的形象。
3、不要自己制造文种。
如请示不能写成“请示报告”,报告不能写成“汇报材料”,批复不能写成“答复”。
(二)根据发文机关的职权。
如:
“命令”和“令”,党的组织没有“命令”这个文种;
条例:
行政条例由国务院制订,党的条例由党中央制订;
议案。
在使用权限外用到可回避,写提案、预案;
公告:
只有面向国内外公众发布重要事件时才用。
(三)行文目的。
(举例说明)
把请示与报告分开,两者的行文目的不同,请示问题用“请示”,汇报工作用“报告”。
如申请经费应写请示,不能写报告。
凡要求答复的写请示,不要求答复的写报告。
防止报告与请示相混淆的三个问题:
1、在报告里请示问题。
不能既报告又请示问题,请示问题一定要单独行文。
2、用报告代替请示。
报告可以不予答复,所以不能用报告代表请示。
报告结尾写“特此报告”或“上述报告请审阅”,不要句号。
客气一些可以写:
“上述报告如有不妥之处请指正”
3、在请示里汇报工作。
这是不允许的。
必须把请示与报告分开。
请示包括
(1)请示理由
(2)请示事项(3)要求批准、批复。
如果担心领导不了解内容,可以把确实需报告的内容写成附件附在请示后面。
(四)按行文关系选择文种
船夫见风使舵才能行驶快,服务员看人下菜碟才能满足南方人北方人不同的需求,不同场合对待不同对象要有不同说法,公文也一样。
按行文对象划分,公文分为三类。
1、上行文:
向上级领导机关(指导机关)报公文叫上行文。
2、下行文:
向下级机关(被指导机关)行文叫下行文。
3、平行文:
指不相隶属机关之间的行文。
不相隶属分两类型:
(1)同一系统内的组织机关。
另外,上级机关的部门与下级机关是平行的。
上级机关里的部门不要发文。
例如人事部里的各个司,对外不要自主发文。
(2)非同一系统,不分级别高低都用平行文。
对等的、横向的机关行文鼓励用函。
行文关系举例说明:
1、通知。
“印发公文”用于本单位的公文,如“关于印发×
×
的通知”
通知属于下行文,不能给领导机关发通知,也不能给同级单位发指示性的通知。
给同级单位只能发告知性的通知,如企业改制、地址变更等,才能给平行单位发通知。
2、通报属于下行文
3、函。
灵活,可上行、平行、下行。
答复问题用复函,询问批准用问函。
“关于请求设立**机构的函”
“关于请示**调动工作的函”
三、规范公文的格式
公文各要素标识规则
眉首、主体、版记
(一)眉首
1、公文份数序号。
2、秘密等级和保密期限。
3、紧急程序。
4、发文机关标识。
5、发文字号。
6、签发人。
(见P27)
公文份数序号:
绝密、机密文件才用
秘密等级和保密期限:
党的公文标在左上角,行政公文标在右上角
发文机关标识:
文件(红头),联合行文时,把党委排在前面,把主办方排在前面。
发文字号:
机关代字+年份+顺序号,例:
〔2000〕1号,位置:
居中或左下方
机关代字要响亮好听,不要随便起。
顺序号不写“第”字,不要写成001号,就写1号。
括号不用圆括号。
联合行文只标主办方字号。
签发人:
上行文应注明签发人和会签人姓名(见P28)
(二)主体
1、公文标题 2、主送机关 3、成文日期 4、生效法定标识
1、公文标题。
公文标题是公文的眼睛。
俗话说“看文先看题”,公文标题规范与否,直接影响到公文的效力和阅读者的感受。
公文标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布。
写标题有三项要求:
(1)准确揭示公文的主题内容。
揭示主题内涵,做到涵义明确。
内涵不应让人产生歧义。
如“×
纪委关于×
错误的处理决定”,应改为“×
所犯错误的处理决定”
“×
县政府关于我县遭受自然灾害的请示”应改为“×
县政府关于妥善处理自然灾害的请示”
“关于开展追捕在逃犯罪人员的通告”应把“开展”去掉
《关于出国考察的请示》标题中因缺少主语而让人费解,到底是谁要出国考察?
完整的标题应在“关于”后面加上“×
同志”或“×
代表团”,
《×
局关于×
河流改造的请示》,从题意上看,是请示开展改造河流,而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。
因为事由不够清楚,往往使一些请示事项不能及时得到办理。
此标题应改为《×
局关于解决×
河流治理经费的请示》
揭示主题外延,做到范围限定。
“关于举办文秘干部培训班的通知”不能写成“关于培训文秘干部的通知”
(2)文字简明通顺
A归纳概括。
从逻辑学讲,要善于用属概念概括种概念,如“我们上街买了很多苹果、梨、桔子……”可以改为“我们上街买了很多水果”
全国人民代表大会有权罢免下列人员:
(一)中华人民共和国主席、副主席;
(二)国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长;
(三)中央军事委员会主席和中央军事委员会其他组成人员;
(四)最高人民法院院长;
(五)最高人民检察院检察长。
目前经修改后为:
全国人民代表大会有权罢免由它所选举或决定的最高国家机关的组成人员。
B只揭示主题。
公文标题不讲原因、不讲目的、不说道理、只揭示主题。
C防止和文种重复。
即同义反复。
“对此我们达成一致共识。
”“一致”与“共识”是重复的
“他是个非常年轻的小伙子。
”“年轻”与“小伙子”是重复的。
“关于申请×
经费的请示”申请与请示是重复的
(3)符合语法
发文机关 + 内容 + 文种 = 标题
发文机关(作者)+介词(关于、对)+事由+助词(的)+文种(名称)=标题
如“冀州市医院关于做好春节期间安全保卫工作的通知”
注意以下四个问题:
A标题后面不要标点符号,不能当成完整的句子,标题里也一般不用标点符号。
国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定:
“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
”规定一般不用,不是一概不用,具体讲应该是确有必要才能使用,没有必要不能乱用,表意清楚了能不用尽量不用,必要时可用空格代替。
×
区政府办公室关于印发《×
区长在×
会议上讲话》的通知,其中的“《》”就不应该使用
标点必要的应用:
公文标题中涉及的法规性文件名称和书报刊名称应当使用书名号。
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
公文标题中涉及的专用语、缩略语等可以使用引号。
石家庄市人民政府关于命名“石家庄十大发明项目”“石家庄十大著名商标”的决定
公文标题中涉及的对某些内容进行必要注释或者补充的成分可以使用扩号。
国务院办公厅关于对出国(境)招商活动加强管理的通知
公文标题中涉及两个以上并列成分又不便作简化处理时,为了表意清楚和方便阅读可以使用顿号。
国务院办公厅关于2001年春节、“五一”、“十一”放假安排的通知
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