零星采购工作指南Word文档格式.doc
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3、负责采购发票的催交。
4、负责对采购的不合格物资进行退换。
7、整理供方资料,编制价格月报。
8、填写供方办款申请报批。
9、完成上级领导交办的其它任务。
工作权限
填写供方办款申请报批
工作关系
直接上级
供应服务部主管
平级岗位
/
直接下属
无
间接下属
内部主要沟通关系
质检部、仓管部、技术部、开发部、生产部、财务部
外部主要沟通关系
供方
任职资格条件
最佳学历
大专以上
最低学历
中专(或高中)
专业要求
暂无
基本能力要求
领导决策能力□分析判断能力√组织协调能力□
统筹规划能力√沟通协调能力√语言表达能力√
文字表达能力√理解执行能力√学习成长能力√
开拓创新能力□社会活动能力√数字处理能力√
空间理解能力□动手操作能力□其它能力:
必备专业知识
了解公司所经营产品基础知识
其它相关知识
必备技能
计算机
掌握基本办公软件和财务软件的运用
外语
其他
工作经验(指年限)
1年以上一般工作经验;
其中要求1年以上本行业工作经验
必备资格证书
必要的培训项目
岗前培训
1、《员工手册》、《云川光电考勤管理规定》、《云川光电人事管理制度》、《云川光电非常事件管理制度》等公司行政管理文件
2、《供应服务部部门工作指南》、《供应服务部绩效考核实施办法》等相关部门文件
3、《云川光电物资采购管理办法》、《供应服务部日常重要工作处理时间基本要求》、《云川光电仓管部管理制度》、《云川光电供方费用代扣通知单》等工作相关文件
岗中培训
管理课程培训、采购课程培训
职位倾向
研究型□艺术型□社会型√开拓型□
生理条件
年龄区间
20-40岁
性别
男女不限
体能要求
身体健康,精力充沛
形象要求
五官端正
职位禁忌
因涉及公司机密,要求家庭成员背景单纯(家属未从事同行业工作)
其他特殊要求
档案管理
本岗位必须建立的档案名称
更新时间要求
采购合同档案
随时
发票登记本
台帐
检验反馈单
岗位变动时需交接的内容
1、原岗位工作事项:
内容包括须紧急处理事项和正在办理之中的重要事项、日常主要职责及工作流程说明、本岗位对外联络主要部门、联系人、联系电话等
2、个人经管的所有该岗位资料(含电脑资料),如《部门工作指南》、报告报表、图书、图纸资料、档案等
3、个人经管的所有该岗位物品,如设备、工具、家具、文具、图章、该岗位的相关钥匙等
4、电脑密码
5、离职时还应上交《员工手册》、宿舍物品、工作服、工卡(牌)、应由公司回收的其它钥匙等
工作条件
使用工具/设备
计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)及通讯设备
工作地点
办公室√车间□
经常出差□较经常出差√偶尔出差□从不出差□
职位待遇与职位发展
职位等级
采购6级-采购特1级
福利待遇
公司普遍福利计划√其它特殊福利计划:
《关于对员工自用轿车发放燃油补贴的规定》
其他待遇
可轮换职位
其它部门文员
第二节岗位工作流程及方法
一、负责编制采购合同,进行物资采购。
1、接到采购计划单后,先挑出需询价的器件,联系各相应供方进行询价。
(一般情况,每种物资均有三家以上的供方。
)
2、根据各供方提供的报价,进行比价,确定最终价格。
对金额较大,需报部门经理审查,副总经理审批,确认最终价格。
汇报信息包括:
货期、付款方式、价格等。
3、在询价过程中,若确定供方为新供方,则需填写供方和价格补充,并在月报中汇总上报。
4、采购金额较大,数量较多的需根据采购计划和询价,起草采购合同,传真给供方。
并进行合同审批。
5、供方盖章确认回传后,根据采购管理办法进行合同审批。
6、采购合同审批完毕,方可正式盖采购合同章后传真给供方,并电话通知供方查收。
7、若价格较低(单价不足50元)、用量较少(使用物资总价值不足1000元)、不需要重复采购、确定无法签定合同的“零星物资采购”,可无合同采购。
8、对于金额较大的零星采购,必须经经营副总或总经理同意后,再付款购买。
【注意】
1、合同审批程序按照《物资采购管理办法》要求执行。
2、在与供方沟通中若发现交货期不能满足我方要求的,一定要与供方确定最快的交期,并上报延误给部门主管。
3、采购合同未经审批,不得盖采购合同单传给供方。
4、合同订出后,在到货前采购员必须根据《采购催货规范要求》进行合同货物催交,在催交过程中发现的异常要第一时间上报部门主管。
二、物资到货后,报检入库。
1、物资到货后,采购员确认到货物资,采购员凭申购单报检,及有关技术协议分发给原材料检验员检验,若紧急需在报检单上注明“紧急”字样。
有合同的材料须凭报检单,到仓库办理入库手续。
2、对报检的材料,需检验员检验完成签字,一联检验员留存,另一联交由收料员,收料员将报检单和合同附在一起将合格物品交由仓库入库,不合格物品给供应商进行退换。
3、无合同的物资,需附《零星物资申购单》一起到仓库办理入库手续。
4、仓管对合格物资办理入库手续后,报检单和合同及入库单返回采购员处,由采购员签字确认后交由仓库,仓库最后将手续办完后的入库单、报检单与采购合同再返还给采购员,采购员登记台帐后将合同和报检单附一起存在采购合同档案中,入库单按供方整理存放。
三、负责采购发票的催交。
1、票货同行的,在物资入库后,采购员立即核对入库单和发票是否一致(供方名称、单价、总价、税率、数量、规格型号)。
2、款到发货的,要求在货到十天内发票要上交到财务;
货到月付的,要求货到二十天内欠票金额不能大于欠款金额30%的;
对于不能够及时到的发票,要及时打电话催用户开发票,确保发票的及时到位。
3、收到发票的三日内采购经办人完成发票的审验工作,核对一致的发票确认签收;
采购经办人将已审验的发票附入库单一起在个人发票登记本上登记,并在KIS系统“采购发票”模块中将本次发票和入库单核消之后交财务部,由财务部成本核算会计签收。
4、采购经办人对及时全额收回所采购物资的发票负全责,若发生发票缺失、毁损,采购经办人应负责赔偿。
四、负责对采购的不合格物资进行退换。
1、市内采购的物资在进行入库检验时发现的不合格品(未办理入库),直接通知供方,由供方拉回退换或返修。
五、负责采购台帐的登记。
采购员每天在台帐登记表上记录当天入库的元器件明细(供方名称、入库金额、入库单号)、所到发票(供方名称、到票日期、到票金额、发票号)、付款金额(付款日期、付款金额)、订出合同的录入、到货情况。
六、整理供方资料,编制价格月报。
2、适时填报《零星物资价格一览表(补充)》和《零星物资供方一览表》,经产品产品制造中心总经理、经营副总和总经理审核批准后下发给相关部门。
3、每月依据上月《零星物资价格一览表(补充)》和本月下发的《零星物资一览表》编制、更新《零星物资价格现行一览表》,全面反映公司所用零星材料的最新价格,经供应服务部经理审核、报总经理批准后,抄送仓管、财务等部门。
七、填写供方办款申请报批。
1、本地办款一月一次,为25日。
由采购经办人填写《付款申请单》报部门主管、经理审核、副总复核,总经理确认办款供应商和金额,签字确认后,交财务部核对后,安排付款。
2、外地办款分货到月付供方和款到发货的,货到月付供方每月25日办款,款到发货的供方每周一和周四办款。
所有需办款的供方由采购员书面申请,财务成本会计核对总欠款和总欠票后,由物资部经理复核,报总经理批准后交由财务部出纳办款。
八、负责收发货台账的登记
1、对每日到货的材料做好提货计划。
当天到达的材料,需提前半天通知确认,以便安排其他工作事项。
对于急需的到货材料,即时安排提货。
并对每日提货的数量在《收发货一览表》中登记。
2、负责每日和快递和物流联系,协调上门提货。
不能上门提货的小件货物,安排合理的运输方式送到物流所在地。
并在《收发货记录一览表》中登记。
3、对样品、器件或设备等物资,联系快递或物流发货,并在《收发货记录一览表》中登记。
4、负责和快递、物流公司对账,负责快递、物流公司发票的催交。
核对无误后,负责填写《付款申请单》,报部门主管、经理申请,经副总经理和总经理审核签字,由总经理批准付款金额和日期后,交财务部出纳办款。
九、完成上级领导交办的其它任务。
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