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收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。
(1)收文登记:
收文登记的范围,包括机关间正式往来的各种收文,如上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;
下级机关的呈请性公文;
平行或其他不相隶属机关的商洽性、询问性公文;
参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;
重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料;
人民来信等。
(2)拟办:
凡需本中心及其各职能科室贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。
对上级来文的拟办,应提出要求办理、贯彻落实的具体人员或部门;
对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办,需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员,必要时注明时限。
如:
“拟请×
×
科在×
月×
日办复”,“拟请×
科×
同志负责办理”;
对需要联合办理的公文的拟办,应明确指定牵头科室,以免科室之间互相争办或者相互推诿。
拟办意见的书写,应工整地书写在《文件批办单》的拟办栏内,并签注拟办人的姓名和时间。
(3)批办:
是指由机关(部门)领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。
批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内,一般不要写在公文的白边区上。
(4)承办:
经领导批办后的公文,应交有关科室或部门具体负责办理,以将批办意见落到实处。
在公文办理完毕之后,承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内,填写承办的经过与结果,并应填写承办人姓名与日期,以备日后查询。
(5)归档:
凡发送本单位的文件,由办公室统一接收和保管,处理完毕后按立卷归档要求及时分类归档。
(二)会务工作规范
1、会议报批程序
以市委
、市政府名义召开的全市性会议,由中心
办公室向市委办公室或市政府办公室填报《会议审批单》,按有关程序审批,中心内部会议由办公室具体组织实施。
办会流程:
安排议题——拟定与会人员范围或名单——办理会议报批手续——选择会场——拟发会议通知——准备会议文件和材料——布置会场——召开会议——作好会议记录——整理会议纪要。
2、会议组织
(1)会议通知
①会议通知要进行书面登记,包括发通知时间、接通知人姓名、通知完成情况等。
②重要会议要实行“双保险”,电话通知与传真同时进行,逐步实行“三保险”(电话、传真、短信),特别重要的会议要求与会单位上报与会人名单,确保人员到齐。
(2)会议组织筹备工作
①每一次会议都要认真做好筹备工作,大型会议要做好组织筹备方案,健全组织机构,合理分工,明确筹备任务,方案要细致周全,狠抓落实。
②会场要进行精心布置,重要会议做好会标,合理摆放座位,正确排列领导位置。
十分重要的会议要确定与会人员座位,做到对号入座会前半小时内要对主席台座位复查,根据领导到会情况及时调整。
③准备好会议议程及会议资料,会议资料较多或会议重要、规模较大时,会议资料应整理装袋,并注意先后顺序,会前景应对主席台资料复查,以免出错。
④要组织与会人员签到,统计到会情况。
⑤要做好会议记录。
(三)事务工作规范
1、工作预安排
(1)充分发挥办公室牵头作用,协调好科室关系;
(2)每两周对各科室工作进行一次统筹安排,安排好中心工作计划,工作安排表须在上次安排表的第二个周五发放到领导及各科室,以便各科室安排下周工作。
(3)排好节假日工作安排表。
2、督办工作
(1)督促工作预安排落实情况。
按《工作安排表》逐日逐项督查,了解工作中存在的问题,及时反馈情况,
(2)督促工作布置落实情况。
对承办文件、会议事项和领导交办事项及时催办,以事务为主,一事一催,防止拖拉或延误,保质量为领导服务。
3、印信管理
(1)使用印章和介绍信须经党政领导同志批准。
(2)印章和介绍信由专人管理,管理人接到领导同志的批示或口头通知后方可盖章和出具介绍信。
如发现印章和介绍信使用不当应及时提出意见,并报主管领导同意。
管理人不在时,应委托专人代管,不得因此影响盖章和出具介绍信。
(3)使用印章要严格办理登记手续,由用印人认真填写《用印登记簿》。
4、值班工作
值班工作主要包括电话联系、函件处理、信息传递、咨询答复
、公务接洽、来访处理、接待和协助处理突发性事件、办理领导交办事宜等,并
做好值班记录。
值班工作应注意以下事项:
①值班人员必须以高度的责任感、饱满的热情、细致周密的作风和谦虚谨慎的态度投入工作。
②值班人员应坚守工作岗位,遵守作息时间,不得擅自离岗。
对值班期间擅离职守,延误时机或处理不当而贻误工作者,要追究责任,严肃处理。
③认真记录当日上级重要来电来文及群众反映的热点、难点内容,属值班人员职权范围的事,应及时处理、回复,各单位反映的属本单位职能范围内处理的情况应分类登记好《台帐》,并及时与办公室有关人员衔接,属有关职能科室的事及时转交有关职能科室办理,并要求反馈办理结果,重要问题,向有关领导报告,然后根据领导指示,及时办理。
④值班人员要认真做好交接班工作。
5、信访接待工作
办公室的接待工作主要包括接待来访群众和接待来客。
接待工作总的要求是热情、诚恳、周到、严谨。
接待来访群众,要热情周到,注意工作方法,对来访群众提出的问题能回复的当场回复,一时不能解决的问题,要就有关政策和规定作细致的解释,切忌乱表态。
接待来客,要礼貌、热情、讲究礼仪,注重形象。
6、报刊、信件收发
(1)及时准确分发好领导和科室的报刊信件及其它资料,不错分、不漏分;
(2)设计好文件柜,合理安排领导及科室留放资料位置,贴好标签或姓名。
7、车辆管理工作
按照《机关后勤服务中心车辆管理制度》和《机关后勤服务中心财务管理制度》执行。
8、财务工作
按《会计法》及《机关后勤服务中心财务制度》等财经法规、制度执行。
办公室日常工作规范化是一个不断发展的过程,必须遵循原则性与灵活性相结合的准则,既遵守工作规范,更注重结合工作实际,把办文、办会、办事这些办公室的主体工作做好。
二、公共会议室会务管理工作规范
(一)会务组织工作
1.操作流程
确定会议主题、时间、与会人员、议程
确定会议地点
制定会议方案(含时间、地点、与会人员、议程、组织机构及筹备工作分工)
部署筹备工作下发会议通知单(电话短信书面通知)
会议材料[含会议须知(含注意事项、议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆安排、医疗、安全保卫等)、讲话材料、相关文件等]
会场布置(含会标、鲜花、茶水、座位摆布、座位牌、座区图、报到处等)
组织报到(发放资料、清点人数)
会场服务(清点人数、保障音响、茶水、电力、会议记录)
清理会场
会场总结(资料归档、会议记录等)
2.操作规范
(1)确定
会议主题必须使用规范统一的会标,会议时间必须精确划分,与会人员必须注明主席台人数和与会人数,并载明与会主要领导,会议规格等级,会议议程必须细致具体,会议地点必须统一使用规范名称。
(2)制作会议方案。
必须分工具体、责任明确,与会务筹备有关内容必须周到具体,并及时送交领导审阅参考。
(3)下发会议通知单必须载明会议时间、地点、与会对象、会议主题、会议要求等具体事项,电话通知会议必须做好文字记载,并注明接听电话人员基本情况。
(4)会议材料(含会议须知、注意事项、会议议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆、医疗安排、安全保卫等工作内容)相关文件和讲话材料,必须按照文件操作程序办理。
(5)会场布置须对照《会务准备督查事项明细表》逐一准备落实:
含会标内容的准备、会议用具数量清点、会议用具摆放、鲜花摆放要求、茶水、茶具准备、座位排序领导铭牌制作及摆放、报到处的设立、座位分区平面示意图的张贴,空调、灯光、音响、颁奖曲的准备及检修、室外欢迎牌、拱门汽球、横幅的规划制作等内容。
(6)组织报到必须清点人数,提交到会情况统计表到会务组,并及时发放会务相关资料及物品。
(7)会场服务必须按会议要求提前半小时开门,提供茶水、音响、灯光、空调和保洁服务,并按要求做好会议记录。
(8)会议结束以后,必须及时打扫卫生、清点会议用具,会议用具及时归位,检查登记物品损坏情况,及时关闭水电、空调、灯光、音响,并及时关门落锁。
(9)会议结束以后,及时将会议记录、会务资料整理归档。
(二)公共会议室安排
使用单位来函来电咨询
会议室查看、具体衔接、意见反馈
会议是租用手续办理
填写会议时使用通知单、督查通知单
会务组接纳通知单、签字
对照通知单、督查表准备会务,会前督查
正式会议、会中查看
会后保洁,用具清点、归位,会后督察
会议室设备检查、调试
(以上全部要做会务服务意见反馈)
(1)及时统计机关会议室设置情况,含会议室规格、会议设施设备、会议用具数量及摆放形式、收费标准、会议室使用管理有关规定,致函各单位备案。
(2)凡须使用公共会议室的单位须提前1—3天联系会议室使用意向,须致电或来函至机关后勤服务中心事务一科,并提前一天办理好租用手续,除四大家使用公共会议室,其他单位一律按标准
收取会场租金、会议变更或调整,须提前一天与后勤事务一科衔接。
(3)会议室使用单位来函来电,须衔接好会务
服务相关内容,即会议时间、会议地点、与会人数(含主席台人数)、会议规格、与会主要领导、会标内容、会议用具摆放要求是否需要鲜花、果盘、欢迎标牌、领导铭牌、座位牌、会议室分区布局图等,并陪同察看会议室情况。
(4)所有会场租用须提前一天布置并及时检查相关内容是否到位,一级规格会议须认真填写《重要会议督查清单》,逐一检查落实。
(5)所有会议安排一律开具会议通知单,后勤事务一科会务安排人员签字,物业公司会务组会务接纳人员签字,并做到会前督查、会中察看、会后意见反馈三落实。
(6)所有会议均须提前半小时开门,做好保洁、音响、灯光、空调、茶水的服务。
(7)会后,及时打扫卫生,清点会议用具数量、检查物品损坏情况、会务用具及时归位,及时关闭水电、空调、灯光、音响,及时关门落锁。
(8)会后通过查询,致函或电话等形式征求会议室使用单位意见,并定期对公共会议室设备设施进行检修。
(三)采购工作
1.采购工作流程
(普通采购流程)
采购单位书面来函、签字盖章
经费预算、将采购资金打入采购中心账户
开展市场调查,确定颜色、规格、材质同技术参数
衔接生产厂家
填写采购申报审批单、采购单位领导签字申报
财政局行政科签字盖章
采购中心签字盖章
订立采购合同
加工制作、现场察看
安装验收
财务结算
保修
(以上各步要做意见反馈)
(招标采购流程)
采购单位确定采购项目、经费预算
发布招标工作信息
市场考察专家咨询
确定颜色、规格、材质要求、技术参数
编制报表文件、接受商家报名或邀标
确定入围商家
领取招标文件
招投标或竞争性谈判
签订采购招标合同
专家小组验收
(以上各步做意见反馈)
(1)机关所有采购工作必须严格按照政府采购程序办理,遵守采购
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