礼仪专家靳斓提醒下属应知的职场交往技巧:及时向领导汇报反馈Word格式.doc
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老总亲自找到行政科,才知道原因。
副总说:
按公司规定,在紧急情况下可以临时用专车,但公司还规定必须同时向领导汇报。
小洪遇事不汇报的做法,下不为例……
向领导汇报工作,不仅是员工应有的工作态度,也是员工必须的工作程序。
而怎样汇报,却非常有讲究。
主动汇报
优秀的员工必然善于汇报工作。
因为在汇报中,让领导及时了解工作进度,得到领导最及时的指导,和领导建立起牢固的信任关系。
不汇报,在领导看来无非就是几个原因:
懒得汇报;
没干好,没法汇报;
不屑向领导汇报。
不管是哪一种原因,都不是好事。
汇报是为领导了解工作进度或存在的问题,方便掌握、规划全局工作。
有人认为自己的工作领导都知道,没什么好汇报的。
靳斓提示,领导掌握全局,不可能总关注你的工作。
即使知道你的工作,但是否从你这里再把信息反馈,对领导来说意义不一样。
你反馈了,领导得到的是第一时间的、最精确的信息,而且如果发现问题,能及时在双方的沟通中处理,还能获得领导的最新建议和支持。
汇报时机
汇报的时机把握非常重要。
汇报过早,会被领导认为没有处理问题的能力,大小事都来烦;
汇报过迟,会被认为不想汇报,工作不认真。
工作汇报时间分为两种。
一种是定期汇报,即每周或每半个月等固定的哪一天向领导汇报工作,一般都是日常事务,只要按约定时间汇报就好。
另一种是大事、要事的汇报。
因这种事件的发生具有随机性。
所以当问题发生,汇报的时候就要讲究时机,才能达到最佳效果。
避开领导情绪不好,或者正忙于其他事,或者正要外出的时间。
这几种情况下,除非是十万火急的事,否则可以稍候汇报,那样才会有更佳的效果。
重大突发事件,一般就应该第一时间报告给所能联系到的最高领导,事后再向自己的主管领导汇报一下。
还有这些也是汇报的时机:
参加外界会议后;
参加上级单位的会议后;
社会上对本单位所在行业有重大影响的事件发生后;
参加重大接待后;
阶段工作任务完成时;
做好工作计划时;
出现重大问题时;
问题突然失去控制时;
预料工作会拖延时……
汇报工作前,先和领导约定汇报的时机。
唐突的汇报会让领导“措手不及”,打乱领导的日程部署,造成不便。
避免领导繁忙的时候,比如周五下午、周一上午。
遇上临时性的汇报,而领导又出差或者在外,也可以通过其他方式汇报,比如电话、邮件。
只是通过这两种方式时,就要求汇报内容越精简越好。
明确目的
明确这次汇报的主题思想,围绕这个准备汇报材料及辅助说明材料。
比如就礼仪培训事宜向领导汇报,应该包括:
培训目的、培训目标、组织者、参加培训人员、场地安排、设施要求、培训时间、效果预估、费用预算、培训讲师。
最好应附上培训内容、培训讲师的材料。
而至于具体讲师的培训方式和特点,不应是这次汇报的重点,至少领导没问的时候,不必作为汇报的介绍内容。
有的领导跟我说,有些下属汇报的时候,就是拿着一张纸,边看边说。
当问他一些汇报的相关背景问题,却一问三不知,再问干瞪眼,不是说没准备就是说没想到。
我觉得这样就显得太不专业了。
怎样汇报
汇报的内容应是领导关心的或者事先约定的。
领导的时间有限,许多你能力范围内可以处理的沉芝麻烂谷子、程序既定的工作,处理了就处理了,不必再向领导汇报。
事无巨细,会有邀功或者不分轻重之嫌。
汇报工作时要先说结果,再谈过程和细节。
这样,汇报工作时就可以简明扼要,有效节省时间。
切忌在路上、饭桌、家中汇报工作,更不能在公共场合与领导耳语汇报工作。
需要请领导批示执行办法类的工作汇报,应该准备多套方案,并将利弊了然于胸,必要时向领导阐述明白,并提出自己的主张,然后争取领导的批准,这是最受领导欢迎的汇报方式。
如图6-8
根据汇报目的和领导要求,选择重点内容。
必须讲究一定的逻辑层次,主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”,讲到哪儿算哪儿。
那样不分主次,面面俱到,既没必要也让人听着累。
重要内容就是领导最想听、最关心的,或者说领导想强调的事;
认为最能表现成绩的事迹,或者说最出色的工作;
出现的问题、自己的想法或计划。
实事求是
汇报必须实事求是。
有的人向领导汇报的时候,认为领导不可能事无巨细地去了解,所以为了“突出”自己的能力,而在汇报的时候加工润色,凭主观想象随意编造,夸大成绩、隐藏问题。
若要人不知,除非己莫为,事情总会水落石出。
不实事求是的汇报,最后会很难堪。
这不仅是职业道德问题,更是人格问题。
(作者靳斓女士国内知名职场礼仪专家)
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