子基金管理机构财务管理制度Word格式.docx
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财务主管审核票据的合法性
公司负责人(授权人)审核
出纳报销票据
三、票据的填写
财务单据分为四种:
出差申请单及报销单、业务招待申请单及报销单、支票申请领用单、借款单。
报销人员要逐一填写报销(申请或借款)日期、摘要(用途)、小写金额、大写金额、所贴单据张数、报销(申请或借款)人亲笔签名及所属部门和所属项目的归类填写。
报销单的填写与审核一定要用签字笔或钢笔。
报销单的粘贴以左上角齐平为准。
四、费用报销
1、差旅费报销
(1)出差申请
先申请后报销。
投资和评审项目组成员出差,涉及项目搜集的向部门经理提交出差申请单;
项目立项后需展开尽职调查的或评审的,向该项目的负责人提交出差申请单,经负责人批准后方可出差。
(2)出差费用报销标准
公司副总经理及以下人员的差旅费依据日均限额开支、超支不补、节约奖励的原则予以报销。
以下三种情况采用实报实销制:
◆公司总经理出差费用实报实销;
◆会议主办单位统一安排食宿并收取相关费用的会议;
◆经公司总经理批准的专项费用。
I、公司员工因公出差,乘坐交通工具不得超过下列标准,飞机出行需提前3天通知公司行政人员订票:
项目
职务
飞机
火车
公司副总经理以上级别
普通舱位
软卧
普通员工
硬卧
II、出差住宿费日均最高限额及补贴标准如下,日均住宿费用开支超出限额部分,一律自负。
出差补贴需提供正规发票报销领取。
长期驻外员工不享受此出差补贴。
单位:
人民币元
出差
补助
(元/天)
住宿
北京、上海、广州、深圳
省会城市
一般地区
副总以上级别
200(交通100+伙食100)
400
300
250
150(交通50+伙食100)
200
Ⅲ、出差有车接送的,不予交通补助;
出差半天不予伙食补助;
超支自负。
Ⅳ、业务人员确因工作需要,在外地开支的市内交通费超过补助标准,写明超过原因并经总经理特批,可以据实报销,但不再享受市内交通补助。
Ⅴ、往、返机场的交通费用按实报销100元/单次航班,航班记录以综合办登记为准。
Ⅵ、出差员工报销住宿费无发票者(发票丢失及发票上未同时注明姓名、住宿起止日期的,视同无发票)按每人每天100元标准计发住宿补贴。
Ⅶ、员工趁出差之便,事先经批准请事假就近回家办事的,其绕道的差旅费多开支部分一律由个人自理。
(3)差旅费报销
财务部实行“前帐不清、后帐不借”的原则,每月需结清费用。
经批准出差办事人员出差归来后,如实填写“差旅费报销单”,并列明具体内容提交给部门经理审批后,随“出差申请单”一起交付财务部审核及报销。
每星期五及每月的最后一天为报销日,每月出差的费用按月关账,过期不候,敬请每月在关帐前,把所有的费用及时报销。
长期出差的员工,请在月底关帐前快递回公司综合办督促办理。
若员工在月底前五天出差而未回公司的,费用可延期至下月与下月费用一起报销。
2、业务招待费报销
(1)业务招待费指因业务需要而发生的餐费、礼品费等。
(2)业务招待费应本着必要、合理、节约的原则从严掌握。
确因业务需要发生业务招待费的,应坚持先申请后开支的原则,并按公司费用审批程序进行开支。
(3)公司根据业务需要可统一定制、采购礼品。
礼品的种类、品牌、数量、单价等要求由行政部提出并编制预算,经总经理批准后交行政部联系制作或采购。
库存礼品由行政部负责保管,领用时由所在部门提出申请,经部门经理批准后,由行政部核发。
(4)部门自行购买礼品的,购买和赠送过程须有两个以上经办人签字证明,方可到财务部办理报帐手续。
员工在外地出差时需赠送礼品的,须事先请示部门经理同意后才能开支。
(5)自行购买的单项礼品的价格超过2000元的,公司不予报销。
3、日常费用报销
(1)行政杂项费用
I、行政杂项费用包括办公费、水电费、租赁费、报刊费、印刷费、修理费等各项费用。
公司各项行政杂费经行政部统一支付。
II、办公费是日常工作消耗的文具用品、纸张、色带、墨盒等费用;
办公用品由行政部统一购置。
凡统一采购并为各部门备用的办公用品等,根据年度预算按月编制采购计划,行政部应控制办公用品的实物库存量。
行政部要负责管理公司办公用品收发、领用、清查制度。
III、报刊费由行政部统一编制报刊订购预算,经总经理批准后开支;
员工因工作需要订购报刊、书籍的,应事先经总经理批准后方可开支。
书籍用完后,要交行政部统一保管。
(2)会议费
I、会议费是指公司因业务需要召开会议所发生的场地租用费、资料费、与会人员的差旅费、食宿费等各项费用。
II、会议主办单位为行政部。
根据事先编制会议预算,经总经理签署意见后,报财务部核准。
预算经批准后,行政部在预算内借款、控制使用。
III、会议费用预算内容包括:
会场租借费、交通费、车辆租借费、住宿费、餐费、公杂费及其他费用。
五、费用报销的注意事项
1、办事人员所借款项应在办理完事后及时归还或报销,若在借款后三十天有未办完事项,不能归还的,应向出纳说明情况。
办事人员前笔借款未结清的,不再借款,确有理由需要再借的,需提供不能结清理由、还款时间,并经总经理批准;
员工因故无法全部还清的,在其当月工资中扣回,本月工资不足扣回的,下月再扣,直至扣回所欠借款。
办事人员借款后,借款事项因故取消的,财务人员应在借款事项取消后立即催促借款人归还。
2、外购或招待的支出必须附上明细清单或合同才能报销。
3、出差由私人汽车发生的费用报销:
一人出差,不得报销私人汽车费用;
两人及以上同事同时出行,为节时节力考虑,允许私车出行由项目组长报销其费用。
4、费用的支出都需先审批后报销,采购、出差、及招待报销时都需总经理申请审批单随同,即审批单与报销单两单要同时到财务。
5、员工在市内因公办事,交通费实报实销,交通费背面写明出发地、目的地及办事内容三者。
缺一或字迹不清者不予受理。
六、附表1、附表2见下页。
七、本财务报销制度经公司批准后开始执行。
2016年6月
附表1
出差申请审批单
出差人
部门
代理人
职务
签认
姓名
出差要
办事项
暂支
旅费
时间
自 年 月 日 时起
至 年 月 日 时止
共 日
出差
地点
经理
直属主管
申请人
申请日期
备注:
1.此表需逐级申批后方可执行;
2.出差费用的报销必须附此表,否则财务部不予报销。
附表2
业务招待申请审批单
2.招待费的报销必须附此表,否则财务部不予报销。
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