成文信息控制程序文档格式.docx
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3.3、
办公室负责管理体系相关文件/记录原版汇编、保存、管理,并全面管控体系文件/记录,包括文件/记录的目录清单、申请更改、回收、发放、销毁等的相关记录。
3.4、
各部门/车间负责该部门相关文件/记录的编制/填写、使用、收集、保管、整理及归档。
3.4.1、
产品质量/技术文件/记录和资料等由质量部负责管理。
3.4.2
、设备技术资料/特殊工种证书/资料等由办公室负责管理。
3.4.3
、其他相关的文件/记录(如图纸/客户合同等)由相关应用部门负责管理。
4、定义
无
5、工作流程:
5.1、
管理体系文件/记录的分类
5.1.1、
从文件/记录的来源可分:
公司内部编写的管理体系文件/记录和外来文件。
5.1.2、
从文件的级别来分:
一级文件:
质量手册(文件编号:
Q/A-2017
)
二级文件:
控制程序(文件编号:
Q/B□□-2017
三级文件:
各个部门/车间的岗位职责、作业指导书、检验规范/标准、操作规程、管理规范、工艺流程(编号:
Q/C□□-2017)/图纸及外来文件(如标准、法律法规)等。
四级文件:
各个部门/车间的记录、表格(编号:
QR/X□□-□□)
5.2
、
管理体系文件的格式及编号
5.2.1、
文件版面格式。
按母版要求。
5.2.2
、文件编号
5.2.2.1、
文件版本及修改次数:
A、B...等为版本号,当该文件的30%以上内容需要更改,或执行的标准升级,版本号也应该做相应的升级。
0、1...等为修改次数,当文件的30%以下内容需要修改,即版本号不变,修改次数作相
关递升,升级或改版后记“-0”表示升级或改版后发布的首版。
5.2.2.2、
文件编号:
质量体系文件-文件层-文件序号-文件年号,例如Q/A-2017,Q/A表示“质量手册”2017是年号;
Q/B01-2017,Q/B表示“程序文件”01表示程序文件序号,2017是年号;
Q/C01-2017,Q/C表示“三阶文件”01表示三阶文件序号,2017是年号。
5.3
、文件编写、审核、批准
5.3.1、
手册,由办公室编写、副总审核、总经理批准。
5.3.2
二阶文件,由职责部门编写、副总审核、总经理批准。
5.3.3、
三级文件,职责部门编写、副总审核、总经理批准。
5.3.4
、四级文件(相关记录),由使用人员/部门编制表格/表单、办公室审核/编号,副总批准(确定表格格式/栏目/内容/要素等)后使用;
由使用人/部门填写,其部门主任审核。
5.4
、文件的标识及识别
5.4.1
、“受控文件”、“非受控文件”
公司管理文件分为“受控”和“非受控”两大类,盖有“受控文件”的用于品质内部管理和外部认证,“非受控文件”的用于对外交流/发至上级领导或顾客,或者是质量管理体系以外的文件(如行政制度、财务制度等)。
5.4.2
、公司管理体系的文件用“编号”、盖“受控文件”等进行标识。
与管理体系相关的国家法
令、法律法规、技术标准、行业标准等盖“外来文件”作标识等。
5.4.3
、受控文件、外来文件的印章盖在文件右上角。
5.4.4
、作废而必须留存的文件,在文件中盖红色“作废保存”
印章。
5.5
、文件发放、回收
5.5.1、
所有质量管理体系的文件,必须经审核、批准,统一交到办公室。
由办公室作相应的标识后分发到各个相关部门或车间。
5.5.2、
发放文件时,必须同时回收该文件的作废版本。
在管理现场不可以有不同版本的两个或两个以上的同一文件。
5.5.3
、文件发放、回收必须填写《文件发放/回收签收表》,以证实相应交接。
5.5.4、
当需要使用文件的人员/部门未领到文件时,应填写《文件领用申请单》,经办公室同意,方可领用。
5.5.5、
本公司之外单位或个人需要借阅本公司的《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》、工艺图纸等,须填写《文件借用/借阅申请单》,经公司副总或总经理批准。
5.5.6、
当文件严重损坏或丢失时,需用部门/人员应填写《文件领用申请单》,经体系或办公室同意后,以旧换新。
必要时,对相关责任人作适当的处罚。
5.5.7、
公司内部人员需借阅管理体系文件,应到办公室填写《文件借阅记录表》,并按规定时间内归还。
5.6、文件的更改
5.6.1、
任何部门/人,在使用文件时,不得随意在文件上更改、涂划。
5.6.2、
文件需要更改时,须填写《文件更改申请单》,阐明更改原因,由办公室审批后,方可更改。
《质量手册》的更改申请须经总经理批准。
5.6.3
、文件版本变更。
修改后文件版本的变更参照本控制程序的“5.2.2.1”的相关要求。
5.6.4、
经更改的文件按必须重新进行审批、发放,并回收废旧文件。
5.7
、文件的复印
5.7.1
、公司的受控文件不得随意进行复印。
5.7.2
、公司的任何管理场所出现的复制文件都属于无效文件。
如文件确需复印时,需用部门/车间或人应填写《文件领用申请单》经审批,由办公室用原版文件复制,作相应标识,并按相关要求进行发放。
5.8
外来文件的控制
5.8.1、在管理工作中需直接引用的各类外部文件,均是受控文件,由需用部门/人填写《外来文件审批单》并附该文件,经办公室/引用部门主管审核、副总批准后,办公室盖“外来文件”的标识、编号、列入《文件/表单目录清单》,并按相应的规定进行发放。
5.8.2、
外部文件的主要使用部门/人,负责在相应的时间里与外部机构联络、核查,确保所使用的外来文件是属于有效版本。
若过期则及时申请更换,更换流程按“5.8.1”和“5.5”
的相关要求进行。
5.9
文件外发的控制
需向公司以外的组织机构发送的管理体系文件,须填写《文件外发申请单》、经总经理批准,方可发送,并做相应记录。
5.10
文件的管理
5.10.1、
公司质量管理体系文件(含外来文件)的原始版本由办公室保存,建立《文件/表单目录清单》,不准外借;
文件的“受控”版本由使用部门保管。
《文件/表单目录清单》应作为文件进行动态管理,每年内审时同时对其评审。
5.10.2
、各部门收到文件后,应由专人及时作归档、管理,并在部门《文件/表单目录清单》作记录。
5.10.3、
在使用文件时要注意保护,不得遗失。
5.10.4、
管理过程、管理活动的相关记录(即四级文件)属于管理体系文件的重要组成部分,应参照本控制程序的相关要求执行。
5.10.5
、工序工艺的作业指导书。
5.10.5.1
必须专人、专柜管理。
5.10.5.2
生产车间/班组的人员应妥善使用,不能损毁、弄脏。
有不清楚的视为无效。
5.10.5.3
、作业文件应及时跟进更新并回收作废版本。
5.11
文件的报废、销毁
5.11.1
、文件在编写的过程中出现错漏,需作废的,应该在文件上划“×
”,以免误用。
5.11.2、
经审批的文件需报废,应填写《文件作废申请单》,经审批后按“5.5
”的相关要求执行。
5.11.3、
回收作废版本的文件后,原件应按“5.4.4”的要求执行。
若涉及公司机密,须专人、及时进行粉碎,以免误用或遗失泄密。
并填写《文件销毁记录表》。
5.12、
顾客文件的管理
5.12.1
、标识。
顾客提供的文件通常以纸质文本形式保存,并盖上蓝色“顾客文件”章印并注明顾客代码及运用的订单号。
若是磁盘之类的必须贴好标签,不得已时,在包装盒/袋标识,但是必须确保其唯一性、可靠性。
5.12.2、
属于销售类的顾客文件,由供销部/资料室保持。
其评审等相关要求按《合同订单评审控制程序》的相关要求执行。
5.12.3、
属于技术性、指导性的顾客文件,比如执行标准、图纸等,由办公室室保持。
5.12.4、
保密。
凡是顾客文件,属于我司一级保密文件,未经顾客授权/批准,不得泄漏给与本文件无关的人员/部门/单位。
5.12.5、
评审期限。
顾客文件的评审,必须在收到文件后2-3个工作日内完成,评审的结果由供销部反馈给顾客。
若评审的结果会产生以往文件的变更,必须及时通知相关人员/部门/顾客,并保持相关变更文件及其通知的记录。
6、相关文件
无
7、表单
7.1、文件发放/回收记录表
7.2、文件领用/借阅申请单
7.3、文件目录清单
7.4、表单目录清单
7.5、文件更改申请单
7.6、外来文件审批单
7.7、文件外发申请单
7.8、文件外发记录表
7.9、文件作废申请单
7.10文件销毁记录表
附加说明:
本标准由公司办提出。
2017年03月28日期第一次制定
本标准由公司办负责解释。
本标准由公司办负责起草。
第二版:
A
本标准起草人:
江武
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- 关 键 词:
- 成文 信息 控制程序