说明书排版规范印刷版文档格式.docx
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此规范随着使用会发生变动和不断完善,此版仅供参考。
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2008Neware.版权所有,翻印必究。
2008年10月version1.0
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1-3"
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第1章说明PAGEREF_Toc216083515\h4
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_Toc216083516"
第2章排版规范PAGEREF_Toc216083516\h5
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2.1封面PAGEREF_Toc216083517\h5
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2.2目录PAGEREF_Toc216083518\h5
_Toc216083519"
2.3正文内容与附录PAGEREF_Toc216083519\h5
_Toc216083520"
标题PAGEREF_Toc216083520\h6
_Toc216083521"
段落PAGEREF_Toc216083521\h6
_Toc216083522"
句子PAGEREF_Toc216083522\h6
_Toc216083523"
表格与图标PAGEREF_Toc216083523\h7
_Toc216083524"
软件界面图片PAGEREF_Toc216083524\h8
_Toc216083525"
标点符号PAGEREF_Toc216083525\h10
_Toc216083526"
注、注意、警告PAGEREF_Toc216083526\h10
_Toc216083527"
2.4词汇表PAGEREF_Toc216083527\h11
_Toc216083528"
2.5索引PAGEREF_Toc216083528\h12
_Toc216083529"
2.6其他方面PAGEREF_Toc216083529\h12
_Toc216083530"
页面设置PAGEREF_Toc216083530\h13
_Toc216083531"
页眉与页脚PAGEREF_Toc216083531\h13
_Toc216083532"
附录PAGEREF_Toc216083532\h14
_Toc216083533"
汉语写作的相关规定PAGEREF_Toc216083533\h14
_Toc216083534"
“的、地、得”用法PAGEREF_Toc216083534\h14
第1章说明
此文档主要用于规范说明书排版,统一说明书格式,为提高说明书质量提供标准和依据。
本文档只适用于word2003。
公司所有产品说明书必须按照此规范来进行撰写。
第2章排版规范
说明书应该依次包括封面、目录、正文内容、附录、词汇表、索引几个部分,下面分别介绍这几部分的编排规范及其他方面的设置规则。
2.1封面
说明书的封面应遵循以下规则:
封面有两页;
第一页封面的信息应该包括说明书名称、设备版本号。
名称的中文字体属性为华文宋体、小二、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、18pt、加粗、半角字符,段落属性为右对齐;
设备版本号的格式为:
“Version:
版本号”,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10pt、加粗、半角字符,段落属性为两端对齐;
第二页封面的信息包括说明书中特殊标识符的定义及版权声明、说明书版本。
“特殊标识符”中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符,英文字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符;
特殊标识符定义的格式为“特殊标识符:
解释”,中文字体属性为黑体、小五、全角字符,特殊标识符加粗,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符、特殊标识符加粗,冒号格式与特殊标识符相同。
版权声明及说明书版本中文字体属性为黑体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符。
2.2目录
说明书的目录应遵循以下规则:
目录页面的标题中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符,英文字体属性为TimesNewRoman、15pt、加粗、半角字符;
目录最多三层;
一级目录的中文字体属性为黑体、四号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、14pt、加粗、半角字符;
二级目录的中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符;
三级目录的中文字体属性为黑体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符;
一级目录无缩进,二级目录比一级目录缩进2个字符,三级目录比二级目录缩进2个字符;
一级标和二级目录的段落属性为两端对齐,单倍行距,段前间距为0.5行、段后间距为0行。
三级目录段落属性为两端对齐,单倍行距,段前间距为0行,段后间距为0.1行。
2.3正文内容与附录
正文内容主要是向用户介绍产品功能、指导用户如何正确使用产品;
附录是用来对产品使用的相关补充、售后服务及责任声明等。
对于正文内容与附录部分,从以下几方面进行规定。
标题
说明书中的标题,遵循以下规则:
高一级标题下不应只有一个次级标题,同时避免孤立的章节和标题存在;
标题要避免孤立编号,正文不要有孤立二、三标题,孤立的BlockLabel样式;
说明书中最多出现三级标题,一级标题前中文说明书编号为“第×
章”,英文说明书编号表示为“Chapter×
”;
二级标题前中文与英文说明书编号同表示为“×
.×
其中“×
”为章节数,用阿拉伯数字表示,从1开始。
标题编号采用项目编号方式。
三级标题前中文与英文说明书都无编号;
编号与标题间空一格;
一级标题的中文字体属性为华文宋体、四号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、14pt、半角字符;
二级标题的中文字体属性为华文宋体、小四、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、12pt、加粗、半角字符;
三级标题的中文字体属性为华文宋体、五号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符;
标题段落属性均为无缩进,两端对齐,单倍行距,段前间距为0.5行、段后间距为0行。
段落
说明书中的段落,遵循以下规则:
段落的中文、符号字体属性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符;
段落属性为无缩进,两端对齐,单倍行距,段前间距为0行、段后间距为0.1行。
句子
说明书中的句子,遵循以下规则:
正文中若需项目列表,一级列表编号中英文同为阿拉伯数字,二级列表编号使用项目符号“●”,其下不可再嵌入子项目列表;
句子中可以出现图形,但不能改变行间距;
讲述产品的操作时,句子中出现的产品相关词汇需加引号并加粗显示,但不得改变字体大小和字体种类,引号格式与词汇相同。
当用产品相关词汇描述一连串的操作动作,后者是前者的下一步同时是其子菜单时,则词汇之间用“→”连接,但若词汇之间有文字性描述,则不用其连接,“→”的格式与词汇相同。
如:
例1,点击Windows“开始”→“所有程序”→“neware”→“TC52”→“BTSDA”,启动软件;
例2,点击“导出”,选择“TXT、EXCEL或PDF”中任意一种。
表格与图标
对于说明书中的表格和图像遵循以下规则:
表格一行中的单元要求不跨页;
表格的题注在紧接表格的上方,中文文档格式为“表_×
_名称”,英文文档格式为“Table_×
_名称”。
其中“_”为一个空格,“×
”为阿拉伯数字,从1开始,全文统一编号,中文字体属性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符。
段落属性为居中。
无边框表格不需题注,不按此规则;
每个表格的下方都要空一行,这一空行的样式为正文。
在遇换页的特殊情况下,若表格后的空行为页面第一行,空行需删除。
无边框表格不需按此规则,随使用单独规范;
禁止使用第三方的商标、图标、图形;
所有VISIO绘制的组网图一律另存为*.WMF格式,才能在WORD中插入;
图中的文本:
中文华文宋体,小五,全角字符;
字母与数字TimesNewRoman,9pt,半角字符;
图形的题注紧接图形的下方,中文文档格式为“图_×
_名称”,英文文档格式为“Figure_×
段落属性为居中;
若要介绍图形中的某些部分名称,可对这些部分分别加标注,标注形式为阿拉伯数字,从1开始,若要解释的部分在图形中不清晰,可引出图形放大部分与原图形一起进行标注;
对标注从1开始进行解释,有两种情况,一是简单解释其名称,紧接图形题注的下方使用无边框表格来描述,居中显示,中文字体属性为黑体、五号、全角字符,英文与数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符;
一是要一并介绍其功能,紧接图形题注下方使用表格来描述。
标号与解释之间空一格,两种情况格式如下:
图SEQ图\*ARABIC1机箱外形
情况一:
解释名称
情况二:
解释名称与介绍功能:
表SEQ表\*ARABIC1表格示例
图形解释(使用无边框表格的情况一)下方需空一行,这一空行的样式为正文。
软件界面图片
在描述上位机和中位机软件界面时,内容遵循以下规则:
包含软件启动的主界面图片;
包含相关功能的主界面图片,如上位机BGS客户端功能性主界面的当前界面:
常规显示、列表显示、工步显示、容量分选、电池配组、大小图标切换显示、小图标里:
电压显示、电流显示、容量显示、时间显示;
历史界面的显示。
界面图片的描述方式:
方式一:
通过箭头引出说明。
图SEQ图\*ARABIC2BTSDA.exe软件主界面
方式二:
通过在表格中图片加文字描述说明。
表SEQ表\*ARABIC2工步参数设置
方式三:
通过注
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