会议论坛工作布置方案细节模板Word格式.docx
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【】年【】月【】日17:
30-20:
00
会见地点:
_________________酒店酒店【】层会见厅(17:
30-18:
宴请地点:
_________________酒店酒店【】层会见厅(18:
00-20:
00)
参加人员:
姓名
单位
职称/职务
3.欢迎晚宴
时间:
【】年【】月【】日【】
______________________
全部嘉宾
4、论坛会
【】年【】月【】日【】8:
30—12:
00(3.5小时)
地点:
______________________
参会人员:
全体参会人员
四、日程安排
日期
时间
内容
【】年【】月
08:
00
嘉宾报到
17:
领导会见
(地点:
)
18:
领导宴请
00-19:
欢迎晚宴
不参加领导宴请的其他人员
00-08:
30
嘉宾入场
30-08:
35
会议主持介绍与会主席、嘉宾等
8:
35-8:
45
领导致辞
45-8:
55
会议主席致辞
55-9:
15
嘉宾合影留念
09:
25-12:
论坛会
四层锦绣厅)
会议议程:
由【】主持
1.嘉宾1讲话;
2.嘉宾2发表讲话;
3.
12:
10-13:
午餐
返程
五、工作机构及职责
(1)大会工作领导组
工作职责:
1、总体协调会务工作;
2、确定会议日程、工作方案;
3、邀请到会领导、嘉宾;
4、对接相关厅局、企业、合作单位、赞助单位;
5、接待到会领导、专家。
总指挥:
总协调:
(二)秘书组
1、拟定报送请示、拟定会议通知、邀请函,收集参会回执;
2、制作会议日程、会议手册、专家简介PPT、背景展示PPT等;
3、准备主持词、讲话稿。
负责人:
成员:
(三)交通安保组
工作职责:
1、做好接机牌/接站牌,安排领导、专家接送;
2、安排参会代表自驾车辆通行和停放;
3、会议期间安保和应急准备工作。
成员:
(四)餐住组
1、对接酒店、协调专家、参会代表等办理宾馆入住;
2、确定菜谱及座次,安排自助餐;
3、准备、发放会场瓶装水。
(五)资料组
1、负责会议资料的准备、分发;
2、负责工作证、嘉宾证、签到表、签到台、指引牌、桌签、
台签、易拉宝等的制作;
3、负责现场签到。
(六)会务组
1、负责会场准备工作:
摆放桌签、指引牌,播放暖场片、
背景PPT等;
2、确保会议期间LED屏、投影、话筒、激光笔等正常工
作,收集并播放PPT,会场话筒传递等;
3、联络会场照相、摄像及合影。
六、具体分工及时间推进(见“参会/论坛分工及工作安排”)
附件1:
参会/论坛分工及工作安排
总负责:
整体调度:
外部联络:
会务人员:
工作板块
负责人
协助人员
工作内容
备注
前期准备工作
1、确认参会领导名单及发言PPT时间
2、搜集宣传片,确定播放时间
3、汇总所有参会时间,预估是否需要安排中长茶歇时间
4、确认主持开场词及串词时间
5、确定会议议程及各项环节时间后,制作《会议议程》单
6、确定资料袋装什么资料?
?
7、确定伴手礼装公司什么产品?
8、统筹协调整体会议工作
议程要精确到各项环节的具体耗费时间,方便领导准备讲话稿
会议议程准备两份,一份用于会场布置,另一份交给司机,接机时用
1、确认专家行程(具体包括:
姓名、随同人员及人数、联系方式、航班信息等
2、确认专家PPT及讲话时长
截止【】月8【】日前完成(不断更新)
1、会场前期踩点,确认签到背景、会场入口及路径,确定需要制作几个指示牌。
会场展板尺寸按照公司展厅的来做,展板内容由管委会定。
2、对接设计公司,跟进物料设计、制作及会场布置等
设计截止【】月【】日前完成
物料制作截止【】月【】日前完成
1、大屏背景、指引牌、嘉宾证、工作证、桌签、接机牌等物料设计
1、酒店预订房间(预付款给酒店,确保酒店预留房间)
与领导商议参会嘉宾房间(如哪位嘉宾需要较高标准或者标准统一等等问题)
2、矿泉水、果切预订、茶等相关物料准备
3、提前准备资料袋、资料、伴手礼等相关物料
4、汇总专家行程。
汇总完成后,交付司机执行
5、提前准备本(与领导沟通放公司的本还是放会议中心的纸?
)、笔
【】月26【】日从袁博士【】汇总嘉宾行程信息,及时与酒店沟通房间预留事宜。
其他会场物料【】月【】日前准备完成
1、车辆协调调度
2、依照《参会嘉宾行程单》规划执行
结合嘉宾行程安排,规划用车数量。
会场布置
广告公司
1、对接会场,提前进行会场布置(背景及展板搭建、指引牌摆放等)
2、提前确认会场灯光、音响及大屏是否正常。
3、确认暖场音乐正常播放
4、确认开场视频正常播放
【】月【】日晚完成
1、桌签摆放(给领导拍现场桌椅摆放形式,确定桌签摆放顺次)
2、提前将参会领导讲话PPT考到指定电脑
3、提前将暖场视屏及音乐考到指定电脑
1、对接广告公司,确保相关物料(嘉宾证、工作证、桌签),在开始前送达会议现场
2、对接【】,确保公司资料袋、资料、伴手礼会议开始前送达会场
3、对接丽华苑会议中心,提前将资料袋及伴手礼放置于会场座椅上。
4、矿泉水、茶杯、果盘摆放
5、笔、本摆放
6、矿泉水、茶、果盘等提前送达会场
接机/接机
1、遵照《嘉宾参会行程》执行接机/接站工作
2、接机/站前先以短信方式与客人取得联系,具体内容例举如下:
###老师,您好!
我是【】行政工作人员【】。
欢迎您莅临【】指导工作。
我将驾驶“车型+车牌号”于#月#日#点#分抵达机场/火车南站。
请您到达后及时与我其取得联系。
提前预祝您旅程愉快!
3、将客人送到指定酒店后,第一时间工作群里汇报:
###老师及随行人员##人,已送达丽华酒店##号房间!
!
4、每辆车安排接机陪同人员,持接机牌,方便嘉宾识别接机车辆
5、提前清洗车辆,车上放置矿泉水、纸巾、面包、牛奶等。
6、将会议议程单在车上交给参会嘉宾,方便参会嘉宾提前了解准备。
7、对于抵达较晚嘉宾,要礼貌询问其夜间就餐需求,及时安排
8、告知酒店早餐开始时间。
所有接机人员全部着正装(接待院士需要陪同人员手持鲜花)
【】月【】日务必与嘉宾短信建立联系
会议时间
1、【】对接会议中心会场负责人,确保灯光、音响、大屏背景及PPT播放正常(准备翻页笔)
2、【】督促会议中心工作人员及时添加热水等相关服务。
3、【】负责会议期间全程拍照、摄像等工作。
送机/送站
1、遵照《嘉宾参会行程》执行送机/送站工作
附件2:
参会/论坛嘉宾行程安排
序号
性别
单位及职务
陪同人员及联系方式
是否公司订票
专家是否有
随同人员
随同人数
来宾接机/
站联系人
联系电话
抵晋航班/
车次
时间
接机/
站人
车型及车牌号
联系方式
酒店房
间号
返程航班/
送机/
1
2
3
4
附件3:
参会/论坛嘉宾住宿安排
入住时间
饮食忌口
房间水果是否安排
随同人员姓名
退房时间
- 配套讲稿:
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