会计档案管理实施细则docWord文件下载.docx

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下列文件中的条款通过本实施细则的引用而成为本文件的条款。

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凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。

2.1《会计档案管理办法》财会字[1998]32号

2.2《中国**天然**股份有限公司会计手册》2019版

2.3《中华人民共和国税收征收管理法》第60条

2.4《中华人民共和国税收征收管理办法实施细则》

3术语和定义

本实施细则采用以下定义：

3.1会计档案：

是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等

会计核算与监督管理的专业资料，是记录和反映经济业务的重要历史资料

和证据。

纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。

中国****公司2019-02-10修订2019-04-15实施

3.2会计凭证：

是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是由汇总凭证、记账凭证和原始凭证装订成册形成的会计档案。

3.3会计账簿：

以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。

包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片和其他辅助性账簿。

其他辅助性账簿包括库存现金盘点台账、支票管理台账、应收票据备查账簿、应付票据备查账簿、已核销往来款备查簿等。

3.4财务报告：

是反映企业财务月度、季度、年度财务经营状况的数据及文字说明，包括财务报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

3.5其他会计档案：

银行存款余额调节表、银行对账单、增值税进项税抵扣凭证、票据存根、会计工作交接移交清册、会计档案查阅登记清册、会计档案销毁清册、存货盘点明细表、固定资产盘点明细表、低效无效资产明细台账、债权债务签认单、会计印章启用、交接、封存或销毁记录，资产减值计提核销记录、财产清查资料等其他应当保存的会计核算专业资料。

4重要风险

4.1会计档案归档不及时、不完整。

4.2会计档案管理不当，档案丢失。

4.3会计档案销毁未按规定程序执行。

5职责

5.1财务部门负责会计档案的归口管理，具体负责会计档案的整理、装订、归档、保存和销毁。

5.2总经理办公室是公司会计档案的管理部门，负责归档管理一年以上的会计档案管理工作，以及负责保管到期后的档案销毁工作。

6管理内容及要求

6.1会计档案的立卷要求

6.1.1会计年度终了后，财务部门应对会计档案资料进行整理立卷，一般应用“三统一”的方法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一。

6.1.1.1分类标准统一：

一类凭证、二类账簿、三类报表、四类文字资料及其他。

6.1.1.2档案形成统一：

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

6.1.1.3管理要求统一：

建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录、会计凭证装订成册、会计报表和文字资料分类立卷、其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

6.1.2在立卷整理时，应将一本凭证作为一个案卷，对于账簿，原则上保持原基础，一本账作为一个案卷。

会计报告，可按年报、季报和月报分别整理立卷，在整理会计报告时，要保持文字材料与会计报告在内容上密切联系。

6.2会计档案的归档要求

6.2.1会计凭证归档要求

6.2.1.1归档会计凭证上的印章、签字必须完整，支付现金、支票的凭证由收款或经办人签字；

提取现金、现金交存银行的凭证由出纳人员签字；

通过银行汇划的银行收、付款凭证在经办人处加盖“见附件”印章；

涉及现金、银行收付款业务的会计凭证必须加盖“现金收（付）讫”、“银行收（付）讫”印章；

对于公司各种业务的凭证所附原始发票加盖“注销”章，其他原始凭证加盖“附件”章。

会计凭证要求将原始单据粘贴在统一的“原始单据粘贴单”上，粘贴时在左边留出30mm宽的装订边。

6.2.1.2记账凭证启用统一的凭证封面，按凭证编号顺序装订成册，每本记账凭证均需附该册记账凭证的汇总表，所附记账凭证汇总表的名章必须加盖齐全。

装订好的记账凭证每册厚度保持在30-35mm，在凭证封面上水平位置加盖数码章，要大小统一、色泽均匀、清洁美观。

6.2.2会计账簿归档要求

6.2.2.1账簿应按“封面-账簿启用表-账户目录-顺序排列的账页-封底”的顺序装订。

账簿启用和经管交接表，要求项目填写完整、名章齐全，在账簿右上角粘贴印花税票并划双红线注销。

6.2.2.2对于总账、现金日记账、银行存款日记账，要求单独装订，物资采购和库存商品明细账可装订在一起，但须独立成册，其他明细账可按资产、负债、损益进行装订。

6.2.2.3账页必须连续编号，启用A4复印纸，使用公司统一下发的打印参数、统一的账簿目录及索引、统一的账簿启用和经管交接表和统一的账簿封面。

6.2.2.4手工装订账簿，必须保持原来面貌，禁止拆去空白页，按科目名称（或往来单位等）和起止页数编制目录；

对于活页账簿必须取掉活页和空白页，再逐页编号；

整理好的账簿要装订成册，加账簿启用页、账簿目录、账簿封面。

6.2.2.5各类账簿（除另有规定外）每年使用一本，不得跨年使用。

6.2.3财务报告归档要求

6.2.3.1各单位对外报送及自留的财务报告，必须按月打印并装订成册。

月报、季报按“封面-报表目录-财务状况说明书-合并工作底稿-会计报表-封底”的顺序装订；

年报按“封面-报表目录-会计报表附注-财务状况说明书-合并工作底稿-会计报表-住来签认单-封底”的顺序装订。

6.2.3.2会计报告打印启用B4纸，报表封面必须印章齐全且经相关人员签字。

6.2.3.3年度财务报告（决算）一年一册。

可根据实际将月度、季度报表合订为一至数册，但年报和月度、季度报表不得混订为一册。

6.2.4其他会计档案归档要求

6.2.4.1出纳人员每日编制《库存现金盘点表》，作为会计档案保管。

6.2.4.2会计人员按规定格式分账户编制《银行存款余额调节表》，经财务负责人签字确认后，与《银行对账单》一并装订在当月最后一册记账凭证后或单独装订归档。

6.2.4.3税收岗位人员将缴税资料、发票存根、相关税务报表等装订成册，交档案管理员存档。

6.2.4.4往来账核对资料、对账签认单、预算资料、财产清查资料、基建投资资料、财务文件资料及其他应当保存的会计核算与财务管理相关资料等在一个会计期间结束后，由相关岗位的会计人员负责整理、装订，交档案管理人员存档。

6.2.4.5财务部门专（兼）职人员在每月各项会计档案收集整理之后，负责在中国**档案管理系统中登记相应的电子会计档案记录。

6.2.5归档资料的质量要求

6.2.5.1会计凭证、会计账簿、会计报表及其他类会计资料所附的原始记录的签署禁止用红墨水、圆珠笔、纯蓝墨水；

审批签署要在指定的位置填写；

审批人、交（领）款人签名要使用正楷书写在指定位置，以免装订时被遮盖。

6.2.5.2归档材料应为原件，原则上不允许使用复印件代替，也不允许使用热感纸归档。

6.2.5.3会计账薄、会计报表、记账凭证及自制原始凭证，均应字迹清晰，格式按公司统一规定的标准执行。

6.2.5.4计算机备份的财务软件数据，应在光盘标签上注明备份内容，并按序编号。

6.2.5.5会计机构保管的会计档案应采取防光、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防水及温度控制等措施，特别是以磁介质保存的数据档案应按照有关规定保存在温度适宜、阳光不直射、远离磁性辐射区、不能被损害的场所，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

6.3会计档案的保管

6.3.1财务部门指定专（兼）职人员负责会计档案管理。

当年的会计档案，在年度终了后，可暂由单位财务会计部门负责保管一年，期满之后，由财务部门编制清册移交本单位的档案管理部门保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

6.3.2会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

6.3.3各单位应将装订好并经稽核人员审核后的会计凭证、会计报表及其他会计资料移交档案管理员，并办理交接手续，编制《会计档案归档登记表》。

档案管理员向档案管理部门移交前须编制《会计档案移交清册》、《会计档案交接表》，交接双方应在《会计档案交接表》上签字，移交本单位档案机构的会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以明确责任。

6.3.4会计档案的移交

6.3.4.1电子会计档案移交。

财务人员按月将纸制会计档案按照程序移交给本部门专（兼）职档案管理人员。

专（兼）职档案管理人员在中国**档案管理系统中录入电子会计档案信息，将电子会计档案进行整理、预归档，报财务负责人进行审核。

年度终了时由财务部门专（兼）职档案管理人员在系统中将电子会计档案移交本单位的档案管理部门进行归档。

6.3.4.2纸制会计档案移交。

财务部门专（兼）职档案管理人员将电子会计档案移交本单位的档案管理部门之后，编制纸制会计档案编制清册，将纸制会计档案移交本给单位的档案管理部门进行保管。

6.4会计档案查（借）阅

6.4.1公司保存的会计档案原则上不得向财务部门以外的人员外借，如有特殊需要，应办理借阅审批手续。

向外单位提供原始凭证复印件时，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，且派专人陪同复印。

6.4.2各单位应建立和完善会计档案借阅制度，档案的调阅，应办理相关手续，填制《会计档案查（借）阅登记表》。

6.4.2.1财务部门人员借阅财务档案，须经部门负责人审批。

6.4.2.2财务部门以外人员借阅财务档案，须经本部门负责人、财务部门负责人审批，如需复印，还须总会计师审批。

6.4.2.3外部审计、内控、税务等单位检查借阅财务档案，根据检查相关文件规定办理手续，由经办部门负责人、财务部门负责人审批。

6.4.2.4本公司以外的单位借阅财务档案，须由经办部门负责人、财务部门负责人、分管领导、总会计师及总经理审批。

6.4.3档案管理员要详细登记调阅档案名称、日期、调阅人员姓名、工作单位、调阅事项、归还日期。

调阅人员不得将会计档案调离档案存放地，确需复制的，在档案室或财务办公室复制。

6.4.4查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期。

会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料。

6.5会计档案的销毁

6.5.1保管期满的会计档案，要按财政部、国家档案管理局颁布的《会计档案管理办法》的规定，由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，对鉴定后需要销毁的会计档案，必须填写《会计档案销毁清册》，报经上级财务部门批准后，由单位财务部门和档案管理部门共同派员监交，并由各公司总经理在销毁清册上签字、盖章，《会计档案销毁清册》永久保存。

6.5.2需要永久保存的档案，应抽出另立卷保管；

对保管期满但未结清的债权、债务和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，一直保管到未了事项完结时为止；

在建工程未完工交付前，其保管期满的会计档案不得销毁。

档案保管年限表

序号

档案名称

保管期限

备注

一