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日本的商务礼仪文档格式.docx
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在遇见社会地位比较高的人和长辈的时候,要等对方抬头以后把头抬起来,有时候甚至要鞠躬几次。
但是,在广州的日资企业,受到欧美的习惯影响,经常以握手的方式问候。
去其他企业访问时,进入企业时一般要脱掉外套,到达前台前要关闭手机。
开关门要轻,进门后要鞠躬致意,轻声打声招呼“打搅了”。
别人请你坐下,才坐下。
3.接受名片:
直接把收到的名片收入口袋×
在交换名片时忌讳从屁股后兜里掏出或装入,这是对人极不尊敬的举动。
在交换名片时,要一边说谢谢,一边双手接过名片。
接过后不能马上装入口袋,手
指不能盖住文字的地方,同时要认真确认名字的读音。
对方说请坐后坐下,将名片放在桌上,不能马上收到包里或拿在手上摆弄。
交换名片虽然是很小的细节,却体现了个人素质跟教养(⊙o⊙)哦!
而且,并不是很多人懂得这个礼仪,所以,掌握这方面的技巧,会给别人留下更好的印象。
4.表情,说话方式:
高声说话,定睛凝视?
?
与别人说话时,要迎着别人的目光。
目光游离不定将大大影响对方对你的印象,同时,为了使对方能听得清楚,最好慢慢说话。
此外,说话的声调及大小要根据说话的内容及场合的不同而不同。
说话时手插在衣袋里以及用手指指人,都会被认为是对人不恭敬。
5.谈吐说话:
“哈”“呃”不能随便用
一天,在办公室里,一个日本男同事问我问题,我没有听清楚,说了一声“哈?
”。
男同事脸色一变,说“不要说‘哈’,那很不礼貌”。
我感到非常尴尬。
其实,语气用词是不能随便用的,不明白时,应该说“呃(e)?
”,说“哈”是不礼貌的。
还有,称呼别人,要用别人的名字,说“おまえ”、“きみ”、“あなた”都是不恰当的。
而且,与日本人交谈,不要边说边指手划脚,别人讲话时切忌插话打断。
三人以上交谈时,注意不要冷落大部分人。
6.禁忌
一个导游安排日本人座位,他说“年轻人站左边,老人站右边”。
顿时,那些年老的日本人都茫然失色。
跟日本人交谈中,对年事高的男子和妇女不要用“年迈”、“老人”等字样,年事越高的人越忌讳。
同时,在交谈中,不要打听日本人的年龄、婚姻状况、工资收入等私事。
这回引起别人的反感,扩大距离感。
守时是必须的。
不管你有多少的理由,都不能改变因为你的迟到,而给别人带来麻烦的事实。
值得注意的是,守时不仅指迟到,还指早到。
因为对方可能有其他的安排,或者还没有准备好,而你的早到会让人措手不及。
最好是提前5分钟到。
篇二:
日本商务礼仪
第一章秘書学概論
秘書とは要職にある人に直属し、機密の事務や文書を扱い、その人の仕事を助ける役。
また、その役の人。
(セクレタリー)
秘書の特質(職能):
1、補佐の対象とすべきパートナーが存在する。
2、上司とあおぐ人間がその人本来の業務に専念できるようにいろいろな角度から補佐業務を行う。
企業とは、継続的、計画的に利潤を上げようとする経済主体である。
企業には、国が経営し、公益を目的とした国営企業と、民間人が出資?
経営し、営利追求を目的とした民間企業がある。
現代代表企業形態――株式会社:
株式会社特徴:
1、有限責任社員――株式会社の構成員(株主)
2、地位細分代
3、株分自由譲渡
株式会社の機関:
1、株主総会:
最高の意思決定機関
2、取締役会:
最高の業務執行機関、三人以上、代表取締役、専務取締役、常務取締役。
3、監査役:
業務執行を監督する機関
会社の組織図;
ライン部門(直接生産部門)とスタッフ部門(間接生産部門)
秘書の分類(執務体制による分類):
1、個人付き秘書(特定専属)
2、秘書課(秘書室)所属秘書(グループ型秘書)
3、兼務秘書
4、チーム付き秘書。
日系会社の秘書の日常業務:
1、上司の身の回りの世話:
出勤、退社、外出の車手配?
お茶、食事の手配?
健康管理?
私的な交際に関する手配。
2、スケジュール管理:
年間、月間予表などの作成、管理、調整?
翌日の予定の確認、面会予約。
3、環境整備:
上司が使用するオフィスや忚接室の清掃、整理整頓、室内の冷暖房や照明、換気の管理?
消耗品や備品等の整備、補充。
4、電話?
接偶の対忚:
面会予約の受付、調整?
来客の受付、取次ぎ、案内、見送り?
来客へのお茶、お菓子のサービス。
5、出張業務:
日程や必要資料の作成?
交通機関の選定、切符などの手配?
宿泊先の手配?
交際費、旅費清算等の会計部門への請求。
6、会議に関する業務:
計画や会場選び?
開催案内の作成?
配布資料の作成と保管?
当日の受付、案内の確認?
会場の準備、後片付け?
議事録の作成と配布。
7、文書業務:
社内外文書の作成?
郵便物の受け取り?
発送?
原稿の清書?
校正?
各種文書の整理?
管理
8、情報収集管理:
資料の作成?
整理?
保管?
廃棄?
名刺の整理?
データ管理
第二章マナー
マナー:
英語からきた言葉で社会的な約束、慣習、行動様式。
テーブルマナーエチケット:
フランス語からきた言葉で、礼儀、作法、礼法のことを指します。
他人を不愉快にしない、精神面の。
エチケット袋
お辞儀の種類:
1、会釈:
15度?
社内での同僚や親しい人、顔見知りなどへの挨拶。
2、敬礼:
30度?
来客の出迎えや上司への挨拶。
3、最敬礼:
45度?
大事なお願いの際やお礼やお詫びや商談後の辞去などに使う。
男性着装のポイント:
?
スーツの色は紺色か茶色またはクレー系。
二つボタンなら上から一つ、三つボタンなら上から二つをかける。
ワイシャツは袖から1cmぐらいのぞ貸せる。
ズボンの折り目をつける。
裾が靴の甲にかかって襞(ひだ)ができる長さ。
アイロンのかかったワイシャツ。
ワイシャツの色は白か、ブルー、グレー系。
スーツに合った色と柄のネクタイ。
革靴の色は黒または茶色。
スーツの色、靴の色に合わせてダークカラー(グレー、紺、黒、茶系など)の靴下を履く。
白い靴下はNG。
第三章社内のマナー
出社のマナー:
遅刻はNG。
「始業時間」≠「出社時間」「始業時間」=「仕事を始める時間」
遅くても10分前には出社し、始業時間にはすぐに仕事にとりかかれるようにする。
新人ならより早く出社し、職場の環境整備なども積極的に行いましょう。
始業前にやることリスト:
1、職場の環境整備(コピー機、エアコン、空気)
空気の入れ替え、コピー機やエアコンの電源入れ、給湯室のポットのお湯の補充など、職場全体の環境整備もすすんで行いましょう。
2、デスクを拭く。
デスクは意外と汚れているもの。
気持ちよく仕事をするためにきれいにして仕事に取りかかりましょう。
3、一日の予定を確認。
仕事の段取りは前日に決めておくのが基本だが、予定通りに進められそうか再度確認をする。
4、取引先からのメールチェック。
急な変更やトラブルに迅速に対忚できるよう早めにチェック
離席するときのマナー:
離席の前に、近くの席にいる同僚に「×
×
部二行ってきます。
分後には戻ってきます」書類を裏返し、ノートや本を閉じて、椅子もきちんとデスクの下にしまいます。
外出するとき:
外出の前に、上司に「×
の件で、…に行って参りますが、…時には戻れると思います。
よろしいでしょうか。
」外出する時にはホワイトボードに行き先や帰社予定時刻を書き込むことを忘れないようにする。
予定時間より遅れるときは帰社時間を連絡するようにする。
帰社したとき:
遅れるとき、途中に連絡する。
帰社したとき、「ただいま戻りました。
」
直行直帰の時のマナー:
前日のうちに上司に許可を得ておく。
報告を兼ねた電話を上司にし、「本日はこのまま失礼してもよろしいでしょうか」と確認する。
退社:
1、上司へ報告。
「お先に失礼してもよろしいでしょうか」「何かお手伝いできることはありますか」
2、翌日の仕事の段取りをつける。
3、デスク周辺の整理整頓:
重要な書類を引き出しに入れて。
4.パソコンの電源を落とす。
遅刻するとき:
始業10分前までには上司に連絡し、だいたい何時くらいに出社できるか伝える。
急ぎの仕事があれば、対忚を相談する。
出社後はすぐに「遅くなりまして、大変申し訳ございませんでした。
欠勤するとき:
始業10分前まで二、上司に電話で連絡。
「申し訳ございません。
風邪で体調をくずしてしまって、本日は休ませていただきたいんですが、よろしいでしょうか。
」出社できるようになるときに、上司と関係者に詫びる。
「昨日はご迷惑をおかけまして、申し訳ございませんでした。
早退の連絡:
体調が悪くなったり、家から連絡などで、急に早退する必要が出てきたとき、上司に理由を述べ、許可を得る。
その日にやらなければならない仕事がある場合、同僚に引き継いでもらう。
翌日出社したら、お詫びとお礼を言うのを忘れないように。
職場では公私混同はnG!
個人的にインターネットを利用
仕事と関係のないサイトを見たり、私用メールを送ったりしないこと。
デスクでお菓子を食べる
お菓子に限らずデスクでの飲食はnGという職場が多いので、必ず規則に従うこと。
私用の携帯電話
仕事に関係ない電話や私用のメール交換は×
。
携帯電話の電源はマナーモードに。
大声でおしゃべり
仕事に関係のないおしゃべりに夢中にならないように。
特に大声で話したり、ゲラゲラ笑ったりするのはnG。
お茶に関するマナー:
お茶にはリラックス効果があり、日本の会社では上司へお茶を出すのは一般的に朝出社した時、午前10時、午後3時の一日3回になります。
来客にお茶を出すのも常識です。
準備:
人数分の茶碗と茶托、急須、お盆、ふきんを用意する
入れ方:
1.茶碗と急須をお湯で温め。
急須にお茶の葉と80度ぐらいのお湯を入れ、1分ほど蒸らすとよい。
2、お茶の濃さ
が均等になるように、まず人数分の茶碗に半分まで全部注いでから、その上にまた茶碗の七、八分目までに追加してお茶を入れる。
3.茶碗と茶托は別々にお盆に乗せます。
出し方:
1.役職の上の人から、来客の場合はまず客から。
部屋のドアをノックしてから、入ります。
「失礼いたします」「どうぞ」などを挨拶する。
2.お茶をお出しする準備は、サイドテーブルかテーブルの下座側(入り口側)の端に盆を置く。
3.お盆の上で茶碗を茶托の上にセットします。
4.できるだけお客様の右側から「どうぞ」と両手で静かに差し出します。
お客様がお話中の場合は、声をかけず目礼のみにとどめましょう。
茶碗に絵柄がある場合、絵柄をお客様に向けてお出しします。
置く位置は相手から見て左にお茶菓子、右にお茶が基本です。
お茶を出し終わったらお盆を脇(わき)に持ち、ドアの前で「失礼いたしました」と軽く一礼して
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