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8检验33
9项目物流工作42
10材料管理52
11备品备件59
12相关文件62
13附表63
说明:
(1本文件解释权在商务管理部;
(2)本文件自发布之日起执行。
1目的及适用范围
本文件用于指导本项目总包合同签订后,如何监控EPC(EP+CE+PC(以下统称
EPC承包商的整个采购活动,从而使承包商的采购工作,满足本项目的进度和质量要求。
2项目采购组织机构
2.1对EP承包商采购组织的基本要求
EPC^包商项目采购组由采购经理、各专业采买工程师、催交、检验人员、运输、单证人员等构成。
具体组织机构图、及主要采购人员资质情况由承包商在其报价文件中提出,须经(业主)神华包头煤化工有限公司采购部审查和批准。
EP承包商主要采购人员一经确定,未经神华包头煤化工有限公司采购部批准不得调换。
在EPC^包商米购实施过程中,业主认为不称职的EPC^包商米购人员
或其分包商的项目人员,经业主正式提出,EP承包商必须在5天内予以调换。
2.2神华包头煤化工有限公司采购组织
2.2.1采购经理
负责与承包商的直接联络。
有权审查承包商的所有采购文件,监督承包商的所
有采购活动(涉及商务价格除外)。
详细描述如下:
从询价到设备和/或材料到达现场,代表业主监督并提供采购指导
协助保护伞协议到EP合同的实施。
审核并监督EP检验计划和质量控制计划
协调并监督EP督促工作
监督供货商的监督检验工作及与EP采购组的协调工作。
提供指导并监督主要EP采购订货谈判
审查、核实并协助选择所有设备和材料的供货商
提供商务评标和采购定货指导
提前协助并提供指导会尽量减少RF(Sn采购定货安排的延误
提供指导,准备EP询价/报价情况报告
2.3业主采购管理机构图
业主采购管理机构及管理流程详见图2.3所示。
图2.3
公司主管领导
商务管理部经理
承包商管理组
采购管理组
区域采购经理
催、检经理
EP承包商
催、检协调员
第三方检验公司
物流经理
物流协调
H员
1
r
~物流服务商
3业主与EP承包商的采购工作职责分工
3.1设备和材料关键性等级划分
由EP承包商根据业主发布的《设备和材料关键性等级分级程序》(编号未定)方
法,提出具体的设备和材料的关键性等级,由承包商项目管理组组织审核,由神华包头煤化工有限公司设计管理部和项目设备组、电仪组批准。
3.2物资采购界面管理规定(编号未定)
3.3采购分级管理职责
见:
“采购分级管理职责矩阵”。
采购分级管理职责矩阵
序号
采购工作
交付文件
交付时间
关键性等级
I
II
III
IV
总承包合同谈判
阶段
承包商的米购原则和策略
与投标文件一起
RP
承包商米购组织机构图、主要米购人
员资质
AP
设备关键性等级仅仅针对关键性等级I级的设备)
AQ
业主项目推荐厂商表(预备)
承包商与业主采购协调程序(标准)
承包商项目采买工作程序(标准)
承包商项目催交工作程序(标准)
承包商项目检验工作程序(标准)
承包商项目物流工作程序(标准)
承包商清关支持工作程序(标准)
现场材料管理工作程序(标准)
备品备件工作程序(标准)
供货商现场服务工作程序(标准)
承包商项目采购执行计划(初步)
长周期设备交接协调程序(标准)
其他业主要求的工作程序和管理文件
z÷
宀
待定
2
EP采购准备阶段
增补的项目厂商表
先于米购工作
米购标准文件表格
EP合同签署后4周内
设备和材料关键性等级
项目采买程序(最终版)
A
项目检验程序(最终版)
项目催交程序(最终版)
项目物流协调程序(最终版)
项目现场材料管理程序(最终版)
项目清关工作协调程序(最终版)
项目现场采购工作程序(最终版)
项目采购计划(最终版)
其他业主要求的工作文件
3
采买阶段
询价厂商表
询价前
R
请购文件(M敢件)
技术和商务澄清来往文件
与综合评标报告起
厂商协调会谈判会议纪要
综合评标报告
签订订单前
进口采购订单
订单签订后一周内
询价状态表
EP合同签署后8周起
每周
米购订单状态报告
4
催交
催交计划
合同签署后8周内
催交状态一览表
第一张订单发出后每
周
催交工作报告
厂商制造检验进度计划
订单签订后3周内
厂商分订单状态报告
主要设备和材料分包合同
EP分包合同签署后i
周内
5
检验
项目检验计划
EP合同签署后8周内
项目检验进度计划
详细检验执行计划
订单签订后2周内
制造厂QA/Q程序
预检会议纪要
预检会议召开后1周内
中间/取终检验报告
检验后1周内
事故报告
在出现事故后一周内
不符点报告
质量控制经理确认后1周
内
放行单
在货物检验合格后
检验分包商名录
在检验分包询价前
检验分包商资格预审
报价后1周内
检验分包综合评标报告
分包合同签署前
6
物流
供货商运输文件
货物交付前1周
超重超大件运输预测计划
EP合同签署后4个月起
超重超大件运输货物清单
EP合同签署后4个月
超重超限货物运输计划
EP合同签署后8周
运输状态报告
进口免税货物清单
物流分包相关文件
依据实际需要
7
现场米购工作
现场到货状态
EP合同签署后6个月起
现场开箱检验报告
开箱检验后3日内
现场开箱状态
现场采购相关文件
待
疋
待疋
I:
EP承包商提交文件给神华(神华保留评阅的权利)。
R/RP:
EP承包商应提交文件给神华供评阅并应融入神华的意见。
A/AP/AQ:
EP承包商应提交文件给神华批准,直到神华书面批准后再进
行下一步工作。
所有文件需要2份拷贝和2份电子版,承包商采购协调员保留一份纸拷贝和电子版,其余传回业主采购本部。
对这些EP承包商文件,由承包商采购协调员提出初步评审建议,R/A由区域项目经理负责批准,并参考采购部及其他部门意见。
RP/AP由业主采购部经理负责批准,并参考项目组和其他部门意见。
AQ⅛项目控制经理批准,并结合项目部/采购部及其他部门意见,重大采购问题报主管经理批准。
4EP承包商与业主的采购协调
4.1采购状态综合周报
“采购状态综合周报”(SHCC-IPRo-PP-002内容为合同规定的基本内容,EP承
包商应根据项目具体情况进行增补,报业主批准后具体实施。
自EP总承包合同
签订后第8周开始,每周采购协调会前2天正式发布,报业主承包商区域采购经理。
4.2采购协调会
合同签订后第8周开始,每周在EP承包商本部召开业主采购负责人
员与EP承包商相关人员的例会。
其他的各种专题会议(如采买、催交、
检验、运输等)将根据双方的提议,不定期举行。
会议由EP承包商向业主汇报采购进度和质量状态,商讨目前采购中存在的相关问题及解决措施,对下周的采购工作进行预测,以及其他相关采购事宜。
会后,由EP承包商发布会议纪要,报业主。
5采购准备阶段
5.1装置综合厂商名单
5.1.1在项目投标阶段,EP承包商根据业主提供的“项目装置供货厂商推荐名
单”进行询价。
EP承包商在报价书中也可以针对“项目装置供货厂商推荐名
单”提出修改建议,但是应提出足够的支持文件,如:
厂商样本,资信文
件,设施、人力、财务、生产状况
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