英文书信写作格式.doc
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英文书信写作格式.doc
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(一)英文书信的组成部分
英文书信一般由六部分组成。
即:
信头(Heading)、信内地址(InsideAddress),
称呼(Salutation),正文(BodyofLetter)、结束语(ComplimentaryClose)、署名(Signature),
有时在书信后面还有附言(Postscript)、附件(Enclosure),这得视具体情况而定。
下面将分别说明。
1.信头(Heading)
信头是指写信人的地址和写信日期,一般写在或打在第一面信纸的右上角,先写地址再写日期,地址的写法是从小到大,先写门牌号、路号,再写区名、市名、省名,最后写国名。
时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。
英国人习惯按日、月、年的顺序写,
而美国人习惯按月、日、年的顺序写。
例如:
英式:
1stOctober,1999
美式:
October1,1999
在使用前一种形式时,月和年之间的逗号可用可不用,但是在后一种形式中,必需要使用逗号。
信头的写法有缩进式和齐头式。
缩进式每行开头向右缩进一两个字母;齐头式左边对齐排列,如下所示:
缩进式
WangMing
Dept.ofChemicalEngineering
DalianUniversityofTechnology
Dalian116023
LiaoningProvince
P.R.China
齐头式
WangMing
Dept.ofChemicalEngineering
DalianUniversityofTechnology
Dalian116023
LiaoningProvince
P.R.China
2.信内地址(InsideAddress)
信内地址要写出收信人的姓名和地址。
一般给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址,而熟悉朋友可以省去这一步骤。
信内地址写出在日期下一两行的左上角,第一行写收信人的称呼姓名,然后写出地址。
地质也是从小到大写出,分缩进式和齐头式两种。
例如:
缩进式
ThePresident
OxfordUniversity
England
齐头式
JiangBin
64HepingRoad
P.R.China
3.称呼(Salutation)
称呼是对收信人的称谓。
在信内地址下一两行处顶格写起,自成一行。
末尾用逗号或冒号。
(1)当给一位熟悉的人写信时可以用Dear或是MyDear。
在英国,MyDear比Dear亲切,而在美国,Dear比MyDear亲切。
(2)当给一位你不知婚否的女性写信时,可以用Ms.……,这是指"……女士"。
(3)在给不熟悉的人写信时,可以用Dearsir,DearMadam,Dearsirs,Gentleman等等。
4正文(BodyofLetter)
正文是一封信的主体部分。
通常在称呼的下一行写出。
正文也可采用齐头式或缩进式的方法。
齐头式是反映每段开头一行和后面行并齐。
缩进式是指每段的第一行向右缩进几个字母。
信笺讲究简洁、效率。
开头几句简单地寒暄后就不如正题,在结尾处要有祝愿和敬语。
常用的开头语有:
IhavereceivedyourletterofJulyIst.7月1日来信已经收悉。
Ihavethepleasuretotellyouthat…….很高兴告诉你……。
Iamverymuchdelightedtoreceiveyourletter.非常高兴收到你的来信。
Itismyhonortoinformyouthat……很荣幸告诉你……。
常用的结束套话有:
Iamlookingforwardtohearingfromyou盼早日回信。
Wishbestregards.祝好。
Thankyouforyourhelp感谢你的帮助!
Wishmybestwishesforyoursuccess.祝你成功。
Wishingyouahappyholiday.祝假日愉快!
Hopingtohearfromyousoon.希望能尽快收到你的回信。
5结束语(ComplimentaryClose)
结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。
开头字母用大写,以后的字母用小写,最后一个词后面用逗句。
常用的结束语有:
一般非正式的关系:
Yourssincerely,
Yourstruly,
Yoursfaithfully,
Mostsincerely,
Faithfullyyours,
亲密的关系:
Love,
Yourslove,
YoursAffectionately,
Withlove,
Lovinglyyours,
Yoursever,
上级和长者:
Yoursrespectfully,
Faithfullyyours,
6署名(Signature)
在结束语的下方是签名,先手写出,再打出来。
如果收信人不认识写出信人,可以在署名前用括号标出Mr.、Miss或Ms。
在名称下面可注上头衔。
如:
Yourssincerely,
LucyBlake(手写)
LucyBlake(Miss)(打印)
SalesManager
7附言(Postscript),附件(Enclosure)
在信件正文写作时可能漏掉了某些事,或临时发生了某事需要补充时,可以在信下面左下方写出上P.S.
如果随信有附件可在爱左下端注明。
如:
Enclosure:
1.Invoice(发票)
2.Resume(个人简历)
(二)英文书信实例
上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点,接下来我们将提供五种英文书信的范例。
1祝贺信
当朋友有了喜事,如结婚、高升、获奖的时候,你可以向他写出一封祝贺信,表达你的嘱咐与恭贺。
例文1
MechanicalEngineeringDepartment
DalianUniversityofTechnology
Dalian116023
Liaoning,China
November28,1999
Mr.WangXiming
MechanicalEngineeringDepartment
MassachusettsInstituteofTechnology
Cambridge,Mass.02139
U.S.A.
DearMr.Wang,
ThankyouforyourletterofNovember3,1999.Iamsorrynottohavewrittenbackearlierbuttimeseemstopasssoquickly.
Ilearntfromyourletterthatyouhadreceivedyoumaster'sdegree.Iwouldliketocongratulateyouonyoursplendidsuccess.
InthisletterIambringingyouapieceofgoodnews:
yourwifegaveabirthofaboylastweekandsheinsingoodhealthnow.Thebabyweighedeightjinatbirth.Yesterdaymywifeandsomeotherneighborswenttothehospitaltoseeyourwifeandtocongratulateheronthebirth.Shetoldthemthatshehadbeennursedwiththebestcaresinceshewasinhospital.
NowI'mtakingtheVisitingSchoolTestinBeijing.IfIpasstheexamination,I'llleaveforAmericasoon.Ifnot,I'llwaitforanotherchance.I'veneverbeentotheU.S.A.,andIknowlittleabouttheinstitutionsandcustomsthere.Ihopethatyouwillwritetomeandtellmemoreaboutthem.
Withbestregardstoyouandyourclassmates.
Yourssincerely,
ZhangJiao
2 感谢信
当别人帮了你一个忙时,你应该给他写封信,以示感激。
例文2
DearJohn:
Thankyouverymuchforthenicebirthdaypresentyouhavesentme!
Ihavebeenlongingforadictionaryforalongtime.Itwillsurlybeveryhelpfultomystudy.
It'sveryniceofyoutoremembermybirthday.I'llmakegooduseofthedictionaryandI'llthinkofyouwithgratitudeandaffectioneverytimeIuseit.
Love,
Sally
3邀请信
当邀请某位朋友参加活动,如交游、宴会时,可以写一封邀请信。
信的语气应该谦逊,热情。
例文3
DearMr.Clark:
WearewonderingifyouandMrs.ClarkwanttohavesupperwithusonFriday,January21statseveno'clock?
JamesandIarelookingforwardwithgreatpleasuretoseeingyouandMrs.Clark.Wedohopeyoucancome.
Sincerelyyours,
LucyWheeler
4申请信
当申请一项工作,或是申请一个学校留学时,都应该使用申请信。
申请信应该简洁、明确、如实地反映你的才能、成绩、愿望和目标。
例文4
下面是一封申请留学的书信:
TheDepartmentofCivilEngineering
DalianUniversityofTechnology
Dalian116023
LiaoningProvince
P.R.China
November20,1999
Prof.SteeveHunter
TheDept.OfCivilEngineering
****University
NewYour,NY10017
U.S.A
De
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