全程运输代理业务操作流程Word格式文档下载.docx
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为委托人设计最佳运输方案,向委托人通报全程运输代理服务总体报价,提供《服务报价单》(见物流管理工作手册第61页),一式两份,双方签字后各执一份,做好全程运输代理服务的准备工作。
2、签订代理合同
委托人同意我方为其提供全程运输代理服务后,业务员要与委托人签订《全程运输代理合同》(见物流管理工作手册第65页),合同一式两份,双方签字盖章后,各执一份。
办理每一批货物时要签订《全程运输代理服务补充协议》(见物流管理工作手册第70页),协议一式两份,双方签字盖章后,各执一份。
每批货物的代理数量、代理费用等在《补充协议》中约定。
合同和协议中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、各项费用、结算方式、合同期限等内容。
替委托人垫付运杂费、装卸费、保价费的代理企业,在合同的其他约定事项中要明确垫付费用的结算办法。
签订全程运输代理合同执行黑价经字(2007)244号文件和内计费字(2001)1699号文件规定的收费标准。
3、登记合同台账
我方留存的合同交合同管理员统一管理,由合同管理员负责登记《合同管理台账》(见物流管理工作手册55页),建立合同管理档案。
同时将合同复印件传递给业务员和结算员,作为办理代理业务和结算手续的依据。
4、接收代理货物
业务员依据《全程运输代理合同》的有关约定,为委托人选择货位,组织短途运输。
货物运至仓储站台(或装汽车)时,业务员与委托方工作人员验收代理货物,办理交接手续,填写《物流代理服务货物验收交接单》(见发送运输代理操作程序附件1),一式两份,双方签字后,各执一份。
《交接单》中要明确登记委托人单位或个人姓名,代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值,以及货物的发站和到站等内容,作为办理代理业务的依据。
5、办理运输手续
业务员要依据《全程运输代理合同》的约定及《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容,为委托人提供整车运输服务订单、办理运输计划、填报铁路货物运单、办理请车、替委托人垫(代)付运杂费等运输手续,同时与委托人签订《全程运输代理服务补充协议》,为代理货物的发运做好准备工作。
办理请车时,业务员要登记《物流企业服务(日请车)登记台账》(见物流管理工作手册第49页)。
替委托人垫(代)付运杂费等费用的企业,运杂费结算后,业务员要将有关票据及时返给委托人,并填写《票据传递交接登记簿》(见物流管理工作手册第99页),一式两份,双方签字后,各执一份。
6、办理预交款手续
在办理代理货物请车时,业务员根据委托人拟代理发送货物车数,出具《物流服务预交款通知单》(附件1),一式叁份,双方签字后,由委托人到收款员处办理预交款手续,将代理服务费及相关费用交收款员。
收款员依据业务员出具的《物流服务预交款通知单》为客户办理预交款手续,在《物流服务预交款通知单》上加盖收讫戳记,自留一份,返业务员一份,交客户一份。
7、监督货物装车
业务员依据由收款员出具并加盖收讫戳记的《物流代理服务预交款通知单》,监督装车,确保装车的车数、品类、件数、重量等与铁路运单一致。
装车后,业务员登记《物流企业服务(装车)登记簿》(见物流管理工作手册第50页)和《全程运输代理通知单》(见物流管理工作手册第71页),并将《通知单》转给到达地物流合作企业。
8、办理结算手续
(1)业务员依据《物流企业服务(装车)登记簿》和《全程运输代理服务补充协议》,填写《物流代理服务货物结算通知单》(见发送运输代理业务操作流程附件2),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份,由客户到结算员处办理结算手续。
(2)结算员依据委托人持有的业务员出据的“通知单”为委托人办理结算手续,并留存《通知单》,同时出据《物流代理服务货物结算单》(见发送运输代理业务操作流程附件3),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份。
(3)收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》和《物流代理服务预交款通知单》为委托人办理结款手续,预交款多退少补,开据运输代理专用发票,在结算单和发票上加盖收讫戳记。
收回《物流代理服务预交款通知单》,留存《结算单》。
专用发票一式肆份,交货主一份,返集团收入一份,交财务一份,自留一份。
9、上缴收取款项
收款员每天统计当日所收款项,于下午4点前填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》(见发送运输代理操作程序附件5),一式两份,同所收款项一并上缴财务部门。
出纳员核对无误后,双方签字,并在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖现金收讫戳记,返给收款员一份,同时给收款员开据收据。
10、协作办理送达
我方要与到达站物流企业签订《物流合作协议》(见物流管理工作手册第62页),协议一式两份,双方各执一份。
由到达站合作企业领取货物,组织短途运输,运抵委托人指定地点,并办理交接手续,同时填写《全程运输代理回执单》(见物流管理工作手册第72页),加盖戳记后返给我方,我方将回执单复印件交委托人,作为完成一批代理业务的依据。
三、工作要求
1、开展全程运输代理业务,必须具备规定的基础设施条件,严格执行收费标准,按规定服务内容开展服务。
2、开展全程运输代理业务,必须使用统一的合同文本,签订规范的《全程运输代理合同》,严格按约定履行合同。
3、必须及时给货主开据专用发票,每办理一批货物必须单独开据运输代理专用发票,货主不要的要自行留存。
4、财务部门要加强监管力度,每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账等进行核对,发现问题及时处理,保证收入真实和安全。
5、整个运输代理业务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等各种手续的编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。
附件:
物流代理服务预交款通知单
附件1:
客户名称:
日期:
年月日编号:
顺号
货物品类
车数
吨数
预交款金额
合同编号
备注
合计
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