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分析学校业务特征与管理需求,设计能覆盖所有预算管理范围的预算项目。
预算指标设计:
系统预置常用预算指标,此外,学校可以自行增设预算指标。
结构化预算表设计:
选择预算表构成要素(预算项目、预算指标、编制周期、预算口径),系统自动生成预算表结构;
预算表的格式通过设置各个构成要素的行列位置生成。
手工绘制预算表设计:
通过将预算表构成要素直接选入表的行列维度,预算表构成和格式同步生成。
(二)预算编制与调整
预算编制与调整:
采用零基预算、定基预算、弹性预算与滚动预算等方法编制预算;
经营环境发生改变时,对预算进行相应调整,使编制预算时的环境假设与实际经营情况保持一致。
预算编制的基本流程为:
各部门(科室)编制预算→向财务科提交预算进行初次调整→向主要校领导提交预算审批(审批后如有调整应交由财务科处理)→校长办公会议审批预算(审批后如有调整应交由财务科处理)→向全校各科室发布预算。
定基预算在零基预算的基础上,增加历史实际指标或历史预算指标作为基准栏目,预算年度的预算数据通过参照公式生成。
弹性预算在零基预算的基础上,采用不同预算版本管理不同业务量假设下的全面预算数据。
滚动预算在零基预算的基础上,按照编制频率(如每月编制或每季编制)输入预算数据,预算表表样根据编制期间自动更新。
预算版本调整预算:
适用于大范围的预算调整,可以增加新的预算版本,以调整前预算数据为基础进行修改、提交与审批。
预算调整单调整预算:
适用于小部分预算的调整,通过预算调整单实现,审批后预算调整单才能生效。
(三)预算控制
预算控制:
对可控费用、资金流出、资本性支出及费用性质的出库业务进行控制,控制方法包含刚性控制和柔性控制两类。
控制指标:
支持金额指标和数量指标设置控制规则,可以设置余额、本期发生、本期累计发生,总预算发生、总预算累计发生。
控制方式:
支持严格控制、专人审批、仅仅提示、超预算不提示(必须在报销单、借款单上显示该信息)。
链接控制对象包括:
网上报销业务的费用申请、借款与报销环节;
对供应商付款业务的付款申请与付款环节;
采购业务的请购、采购订单与采购发票环节;
出库业务的其他出库单环节;
总账会计核算业务的凭证环节。
(四)预算分析
预算执行分析:
获取实际执行数据,进行预算分析,掌握预算执行进度,以此为参考调整经营活动;
预算执行情况是学校业绩考评的重要依据之一。
执行数据可以来自于预算控制环节所产生的控制数据,或者通过UFO函数从其他系统获取实际数据。
进行完成情况分析,掌握全年预算的完成进度;
进行差异情况分析,了解不同期间预算与实际情况的差异;
设计综合分析表,支持非常规预算分析表的设计与数据获取。
根据设计的差异分析方案,预算执行分析报告以不同的颜色等方式醒目展现管理者关心的重大差异。
(五)预算目标管理
预算目标管理:
为了满足高层管理者的信息需求以及综合管理的需要,对预算管理体系中的综合性非常强的关键指标进行管理,由设计预算目标体系、编制预算目标及目标执行分析三部分构成。
2、网上报销管理系统需求
网上报销主要是处理内部员工日常费用申请、借款、报销业务,以及在报销时利用预算指标进行费用控制,另外,利用该系统,可将支付信息直接传达至出纳处,出纳可利用该系统直接打印支票、进账单及连接网上银行进行支付。
功能架构图
(一)应用场景
(1)直接报销
业务描述:
员工发生费用,垫付款项;
员工根据原始凭证填写报销单;
部门主管审批;
财务审核,并对报销金额进行确认或者调整;
主管校领导、主管财务校领导、校长审批;
出纳根据审核通过的报销单,按照最终确认的报销金额执行付款;
出纳登记日记账;
会计制单。
(2)预借现金(支票),报销
员工在办理业务前借款,填借款单;
财务审核,并对借款金额进行确认或者调整,或对支票金额或者限额进行确认或者调整;
出纳付款,或开具支票,出纳登记支票登记簿;
会计制单,借记其他应收款;
员工办理业务,取得原始凭证;
根据原始凭证填写报销单;
部门主管审批;
财务审核,并对报销金额进行确认或者调整;
出纳结算,核销借款或报销支票;
出纳收款或者付款,并登记日记账;
会计制单,借记支出,贷记其他应收款或资金科目。
(3)发生预算外、超预算支出填写费用申请,依据申请预借现金(支票),报销
员工在发生预算外、超预算支出前,先填写费用申请
部门主管审批
根据审批后的费用申请办理上述借款流程、报销流程。
(4)还款
员工借款后,没有发生实际业务,或者业务发生的金额小于借款金额时,需要还款,一次归还或多次归还;
员工持现金或者支票,到出纳处还款;
出纳找到借款单,核对应归还金额,做还款处理;
出纳收款:
(1)收现金,登记日记账,制单;
(2)收支票,退回支票并做作废处理;
出纳打印已还款通知书给还款人(盖章)。
(5)退款
分为收入退款、报销退款、借款还款三种。
收入退款是指学校对员工收取的押金,罚款等收入,后续退还押金,或者退还罚款。
报销退款是指员工报销后,由于报销事项出现错误,如虚假发票、金额错误等,员工需要将已经报销的款项退还给学校。
借款还款是指员工借款后,没有发生实际业务,或者业务发生的金额小于借款金额时,需要将剩余款项全部或部分退还给学校。
(6)收入报账
员工取得收入并交到财务科出纳处;
出纳根据所收款项内容及金额开具相关票据给交款人;
出纳登记日记账;
(二)差错更正:
以下情况需要进行差错更正:
员工填写单据时,提交后发现错误,允许修改;
部门主管或者财务审核单据后,发现差错,需要取消审核;
借款单支付后,发现输入账号后者金额有误,需要取消支付;
报销单结算后,发现差错,需要取消结算;
报销单完成收付款后,发现账号或者金额有误,需要取消收付款;
报销单已支付完成,并已结账,发现金额有误需要进行红字冲销。
(三)特殊支出及收入处理
银行利息收入、学费返拨收入、水电费支出、社保费支出等特殊收支不需要其他部门办理上交收入或报销手续,财务科可自行登记日记账及会计制单。
特殊收支数据应与预算管理系统及报销管理系统关联。
3、总账管理系统功能需求
总账以凭证处理为主线,提供凭证处理、预提摊销处理、自动转账、汇兑损益、结转收支差额等会计核算功能,以及往来核算、资产负债表等财务管理功能;
通过部门、个人、供应商、项目以及自定义核算功能,实现学校各项业务的精细化核算;
系统提供了丰富的账簿和财务报表,帮助学校管理者及时掌握学校财务和业务运营情况;
系统完全符合2012年新会计准则及各行业对学校会计核算的各项要求,既可以独立运行,又可以与报表、工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理等模块共同使用,提供更完整、全面的财务管理解决方案。
财务人员通过查询学校现金、银行日记账、银行对账、查询对账勾对情况、审计未达账,掌握现金的流动情况,及时发现账实不符、账证不符、账账不符现象。
对资金的追踪管理—现金流量表:
会计人员制定现金流量科目后,系统自动实时生成现金流量明细表、现金流量统计表,向财务科负责人、校领导提供一定期间内现金流入和现金流出的信息,以便及时了解和评价学校获得现金的能力,预测学校未来现金流量情况。
总账系统可以满足学校不同角色会计人员处理日常业务的需求,系统可以自动编制收款、付款、转账凭证,自动进行期末记账与结账,自动形成总分类账、明细分类账和财务报表,自动进行财务分析。
高效的自动化核算流程,帮助学校进一步挖掘学校内部资源。
自动化核算保证了财务核算工作的准确和迅速,财务人员可以从繁杂的财务信息记录、核算工作中解脱出来,投入更多的精力在财务分析和决策领域,财务工作由核算型向核算管理型转移,核算流程中的各个角色获取及时、完整、一致、准确的账簿数据,实时进行事中控制。
进一步参与单位的经营管理,在控制、决策、分析和考评等方面发挥更大的作用。
4、与学校数字化校园网平台对接要求
为方便学校教职工使用预算管理系统、报销管理系统,上述三个系统模块必须与我校数字化校园网平台对接,进行单点登录。
5、同时在线登录站点数量需求
预算管理系统4个;
报销管理系统15个;
总账管理系统3个。
三、售后维护及软件购置预算
1、售后服务及维护
试运行期结束并验收合格后供应商应向我校提供一年免费维护期,在此期间供应商提供技术支持,软件升级等服务。
2、软件预算
本次软件购置预算为165000元。
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
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