创新采购管理制度Word格式.docx
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⑤、采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
2、采购比价
①、采购部门在提交采购计划或申请的同时,采购部门应对采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料,由财务部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
②、价值在1万元以上的维修、服务等劳务费用、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价,进行比价;
20万元以上的设备、仪器等固定资产采购须采取招标方式采购。
③、对常用大宗原辅材料实行招标比价采购,确定采购价格和供应商,一经通过招标确定价格,只能在定标价格基础上根据市场行情下调,不能上浮;
如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨,并且采购物资属供不应求的卖方市场,价格可以上调,但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。
④、所有采购业务应经财务审查后方可报总经理签批报销。
3、采购实施及物资验收
①、公司的采购业务统一由供应部负责办理,其他部门或人员不得自行采购。
②、供应部应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划,报分管副总批准后执行。
③、供应部根据批准的采购计划组织采购,除零星采购外,批量采购业务必须先与供货方签订采购合同,并与财务部、质量部、生产部等相关部门进行会审,采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。
在采购合同有效期内,若因市场行情发生较大变化时,经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》,并报请财务部门备案。
④、采购物资运到本公司时,先由供应部对照核对采购计划,经确认无误后开具《请验单》交质量部或生产部进行质量检验,质量部、生产部在验收条件允许的范围内组织物资检验,并出具检验报告单,检验合格的物资由保管员点数入库并办理入库手续,检验不合格的物资不得办理入库。
4、结算
①、采购发票按规定能够取得增值税发票的,且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票,不能取得的,价格按扣除增值税以后执行。
②、无论是现款采购还是赊购,在结算付款时均需由供应部填开《创新公司付款审批单》,连同有关凭证报经财务部门审核,并经总经理批准后,出纳人员方可付款。
③、财务部在对采购物品结算付款时,应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《创新公司付款审批单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证,账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证,财务部门不得办理相关手续。
④、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续,付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件,对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、采购责任
①、不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
②、经审批的采购计划和申请,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位,因没有人为责任不能按时采购而影响正常经营的,每发现查实一次罚款100元,给公司造成损失的按损失额的40%赔偿。
③、未经比价即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担。
提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利;
或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;
经查实后采购人员承担相应损失,损失额在5000元以上的责令其下岗。
④、物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要,认真按照规定填制购物申请单。
填写不规范,导致无法确认请购物资须知信息的,采购部门有权拒绝采购。
采购计划及申请必须由请购部门主管签字,无请购部门主管签字,审批人不得予以审批。
对贪图省事、乱报采购计划,造成本公司流动资金使用浪费的,依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
⑤、采购部门在确保品质的前提下,必须充分考虑市场变化和库存成本等因素,制定大宗物品的采购方案,落实供货单位。
并对采购物品的品质、货款结算安全负责。
若因玩忽职守,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。
特别是结算过程中产生的应收款项,有关采购人员负有无条件的清收责任。
⑥、财务部必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相,并造成公司经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
⑦、验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。
若发现品质不符时,必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。
严禁品质不符的外购物品入库。
因验收人员玩忽职守造成经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
⑧、仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续,并对入库采购物品的数量负责。
若发现数量不符时,应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理),同时妥善保管该批采购物品等待处理。
对仓库保管员工作马虎,未按本办法规定操作,造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、本采购管理制度自发布之日起执行,自本制度执行之日起,原有相关规定同时废止。
采购询价记录表
采购计划单工作号
询价单工作号
申请采购
商品序号
材料采购计划表
填写日期:
年月日编号:
部门
材料名称
规格
库存量
月采购总量
单价
金额
批准/日期:
/年月日审核/日期:
/年月日编制人:
物资请购单
请购单编号:
请购日期:
年月日
请购项目
品名
部门
数量
用途
说明
需要日期
经办人
主管
副总经理
总经理
材料
类别
□原料□物料□设备□维护、零件
□其他
交货
情况
□一次交货□分批
询价记录
供应商
名称
总价
交货期及品质
选择
参
考
资
料
可用天数
请购量
前次购买单价
采购
专员
采购经理
供应商考核表
供应商编号:
考核周期:
天
供应商名称
联系人
地址及邮编
电话
考核项目
所占比例
考核指标
指标计算方法
得分
价格
30
平均价格比率(15)
(供应商的供货价格-市场平均价格)×
100%
最低价格比率(15)
(供应商的供货价格-市场最低价格)×
产品质量
质量合格率(15)
合格件数/抽样件数×
退货率(15)
退货/交货次数×
交货情况
20
交货准时率(10)
准时次数/总交货次数×
按时交货量率(10)
期内实际未交货量/期内应交货量×
服务情况
10
配合度(5)
出现问题时配合解决的速度
信用度(5)
期内失信次数/期内合作总次数×
管理情况
管理制度是否完善,质量手册是否完整、全面
总分
100
所属等级
得分分级
等级
分数标准
相应措施
A
85~100分
可加大采购量或给予一定的奖励;
质量、逾期率为满分,经管理小组进一步考察,认定为特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇
B
70~84分
合格供应商可正常采购
C
60~69分
辅导供应商,需进行辅导,应减量采购或暂停采购
D
59分以下
不合格供应商,应予以淘汰
考核人名单
考核人姓名
所属部门
考核意见
签字确认
填表人:
审核人:
供应商评价表
编号:
填写日期:
基本情况表
计划承接企业产品
厂址
涉及加工工艺过程
职务
传真
主要生产设备
主要检测工具
评价项目数
评价内容
优
良
中
差
劣
5
4
3
1
企业规模、企业信誉
2
质量保证体系
产品价格
生产技术加工工艺
6
开发能力
7
不合格品控制
8
配合度、准时交货
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