合同台账的目的工作范文Word格式文档下载.docx
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一、合同管理台账的设计思路
(一)通过分别登记合同管理台账总账与明细账,并使之通过“合同号”这一关键字相互关联,再通过EXCEL的相关数据操作技巧,达到合同管理可合可分的灵活管理目的,并衍生出计提合同印花税的功能。
(二)合同管理台账应具备的几项功能:
1、合同总账管理,根据合同流水号记录合同签订的日期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款方式、合同类型、印花税率等;
2、合同明细账管理,根据日常合同执行进度,流水记录每期支付的合同进度款,为简化录入并提高录入准确性,该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过vlookup函数自动填充。
3、印花税计提,印花税是以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。
其中合同作为印花税计提的重点,可通过合同管理台账准确计提,以减少财务人员计提印花税的失误可能。
(二)建立相关表格
实现以上功能需建立四张表格:
总账、明细账、印花税计提、印花税率,具体可参见后附案例。
二、合同管理台账案例介绍
1、建立“总账”表格,字段为“序号、合同号、合同签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印花税额、印花税所属时期”,具体内容及公式见表1-1、1-2、1-3及表后说明。
总账用到的公式(均以每表中的第一行数据为例进行说明)
除以上5列内容外,其余列均根据合同实际情况录入。
2、建立“明细账”表格,字段为“序号、日期、合同号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”,通过这张明细账,可与总账以“合同号”为关键字进行关联,将总账中的合同基本信息引入到明细账中,又可将本明细账中每个合同的每笔支付金额自动统计到总账中,实现了合同进度的实时把握,同时,又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个合同共有几笔支付记录,实现总分结合,灵活查询的目的。
具体见表2及表后说明。
明细账用到的公式(均以每表中的第一行数据为例进行说明)
3、建立“印花税率”表,定义印花税种和税率,为计提印花税准备。
见表3
4、建立“印花税计提”表,字段为“申报所属时期、申报日期、申报基数、类型、税率、税额”,通过该表与总账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联,用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申报基数”中,根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类合同印花税。
详见表4。
篇二:
合同审批表
合同审批表
(本公司适用)
(投资企业参照适用)
合同报批表
(投资企业适用)
合同台帐
企业名称:
注:
1、本合同台帐由公司印章及职能部门分别建立;
2、各投资企业应于每月2号前(遇节假日顺延)将上月的《合同台帐》报送公司法律事务管理部门备案。
逾期合同报告表
报送时间:
年月日
1、凡出现合同逾期的,合同承办人应报告部门负责人,且应于合同逾期后
十个工作日内填写本表并报送公司法律事务管理部门,各投资企业由法务人员报送公司法律事务管理部门;
2、报送本表时,应附逾期合同及与该合同有关的材料复印件一套。
篇三:
合同管理制度
1.目的
为加强合同的管理,规范和约束公司的经营行为,维护公司的合法权益,杜绝风险存在,根据《合同法》及有关法律法规,结合公司的实际情况,特制定本制度。
2.范围
公司对外发生以下业务,单件金额大于?
?
元,单笔金额大于?
元以上的,年度累计大于?
万以上的多次重复采购均须以书面形式签订合同。
主要分以下几类:
产品交付时第三方服务公司的相关业务(如清洗费、检测费,挑选费)外协加工
产品的外协加工
模具,夹具,量检具的外协加工
设备类,设备单价金额大于?
元(设备维修采购?
)
辅料类,非生产原材料的物料采购,单次采购金额超过?
元,对于常用五金杂品,应签署采购
年度(季度、月度)协议合同。
杂品采购,非以上第、类之外的物料采购项目。
后勤服务类,包含废品、废料处理,垃圾处理,报废的设备,设施,杂品处理。
基建工程第三方技术服务:
各种体系咨询,体系认证审核,产品认证。
涉及体系,原材料的第三方检测服务培训类(外部培训)3.职责
合同的主管部门和职责
公司的合同主管部门为集团财务部,负责合同管理的日常工作。
参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判;
负责从财务角度对合同进行审核把关;
其它类
负责管理公司合同专用章,建立合同台账,填写合同报表,保管合同文本、变更函件与合同有关的资料,办理合同资料年终归档,建立合同档案(合同档案原件由集团财务部、合同承
办部门各执一份)。
(合同专用章管理部门?
现由销售保管)
合同承办部门主要职责
合同承办部门指公司内部需签订合同的部门;
合同承办部门由业务对口的分管领导负责;
在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;
依照“谁签订合同谁负责”的原则,对本部门所承办签订合同的主体资格,履约能力的可靠
性,合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任;
负责按质、按量、按时全面履行合同,避免出现违约给公司造成损失;
协调对方及与合同相关部门的关系。
合同承办人主要职责:
合同承办人指具体负责合同签订的公司员工。
承办人对客户资信调查的真实性负直接责任;
负责本部门合同文本及相关文书的起草,报送部门负责人审核;
报送相关部门会签;
呈送分管领导复核审批;
及时掌握合同履行的进展情况,发现问题及时向部门经理汇报,并提出解决问题的意见和建
议;
负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件,及时送交合同主管部门财
务部归档。
各类合同订立时部门职责
产品交付时第三方服务公司的相关业务(如清洗费、检测费,挑选费),第三方质量服务合
同,质量部、商务部门负责,财务部审核
外协加工
产品的外协加工合同,由商务部门负责,财务部审核。
模具,夹具,量检具的外协加工合同,由技术部或质量部负责,财务部审核
设备类,设备管理部门为负责部门,一般商务条款由设备(部门)负责,具体的设备技术协
议:
生产设备由技术部、设备管理部门负责;
检测类设备由质量部负责;
IT设备由人力资源/行政部负责;
其它设备由设备使用部门负责,财务部审核。
(工程项目如与上述重复的,由主负责部门负责)
辅料类,杂品类,负责采购部门负责,财务部审核。
后勤服务类,由责任部门负责,财务部审核。
基建工程,由具体责任部门负责,财务部审核。
第三方技术服务(各种体系咨询,体系认证审核,产品认证,涉及体系类,原材料的第三方
检测服务)由质量部负责,商务部门、财务部审核。
培训类,由人力资源/行政部负责,财务部审核。
其它类别,由公司领导指定的责任部门负责,财务部审核。
4.合同订立
合同承办部门对经办的合同,经审查具备以下条件的,方可办理签约手续。
“合同评审单”中的评审流程已完成;
依据合同性质确定合同类别,正确使用合同示范文本;
对方符合应具有的条件:
i
对新客户(供应商)的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠;
对已有业务关系的客户(供应商)应审查其以往合同执行情况,以及近期经营状况有无负面的重大变动;
ii所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证等相关法定证件齐备。
iii正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续;
iv合同签订人的身份、资格,合法有效。
v
合同内容具有合法性、严密性、可靠性。
合同条款齐备、文字准确,风险控制到位。
合同主要内容
当事人的基本情况:
①当事人的姓名(自然人)或名称(经济组织);
②法定代表人(负责人);
③住所(自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地);
④电话、传真;
⑤营业执照号;
⑥银行账号;
合同标的:
标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。
如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等;
数量;
质量;
价款、结算方式和付款方式;
履行期限、地点和方式;
违约责任;
解决争议的办法。
5.合同订立流程
合同寻价:
一般合同报价至少两家。
如仅有一家报价,需特殊说明。
合同谈判:
合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责;
重大或法律关系复杂的合同应由合同主管领导、承办部门及相关部门联合组成谈判小组。
合同承办部门为合同谈判小组牵头部门,负责对谈判要点进行纪录,形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。
合同起草:
合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责,必要时可由律师根据谈判要点起草和修正。
合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。
合同评审:
合同承办部门的承办人员应进行合同评审,评审前应将合同文本、合同对方资料、招标
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