健身房瑜伽馆会所会员卡管理手册文档格式.docx
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2.补卡操作流程
四.定金及补余制度和流程
1.定金相关规定
2.定金操作流程
五.会员卡转让制度和流程
1.转让制度
2.转让操作流程
六.会员卡转店制度和流程
1.转店制度
2.转店相关规定
3.转店注意事项
4.转店操作流程
5.相关表格
七.会员卡续会制度和流程
1.续费制度
2.注意事项
3.续费流程
八.会员卡升级制度和流程
1.升级制度
2.升级操作流程
九.赠卡制度和流程
1.赠卡管理制度
2.申请权限管理
3.申请赠卡OA流程
4.审批流程
5.赠卡开卡流程
十.赠品管理制度和流程
1.赠品制度
2.赠品操作流程
3.相关表格
十一.会员转介制度和流程
1.会员转介制度
2.会员转介操作流程
3.相关表格
十二.声明
目的:
为了规范运营部及市场营销部的工作内容,提高工作效率,特制订本手册便于规范管理。
适用范围:
**健身中国区运营部及市场营销部所有员工
责任部门:
**健身中国区
一、开卡制度和流程
(一)开卡制度:
(1)《入会协议申请表》:
会员卡起始/截止日期的填写为所售卡种的规定时限;
运营部审核会员/会籍的“个人资料、会员签名”及“会籍资料”是否填写完整,表中的“会员卡号”由收银填写《入会协议申请表》正面右上方处注明“办卡收据号/开票人姓名”;
并在协议上盖“口头承诺无效”的印章
会员卡如有赠送和促销情况须在《入会协议申请表》备注中体现(注:
入会协议申请表须妥善保管,按序存放,上面严禁有涂改,书写时需用签字笔填写)由运营部部门审核销售价格是否与本月销售方案价格一致。
如有异常,运营部经办人员在收款后立即填写《异常会籍登记表》,并把该事件在第二工作日前上报运营主管及财务。
会员申请购买健身服务的年龄区间为16周岁至65周岁,65周岁以上的顾客不予以办理会员资格,低于16周岁的会员办理健身服务时需填写《安全责任书》,并要求监护人共同到场。
(会员办卡同时须附办卡本人或监护人身份证复印件)
延期开卡权限:
会籍顾问7天;
会籍主管15天;
店经理30天;
区域销售经理60天
(2)收据:
【正楷规范书写】
收据的填写必须要按照《入会协议申请表》内会籍填写的内容开具;
收据的有效期填写及收据的备注必须要与《入会协议申请表》中填写的起始/截止日期及
备注一致;
(收据中不得标注赠送内容)
收据标注的价格必须按照当月下发的销售方案为准,不得更改,如出现销售方案以外的价
格及赠送必须由具备审批权限的人员(中国区销售总监或区域总经理)在《入会协议申请
表》上签批后方可开具收据;
(注:
保持收据整洁,无缺损,无涂改等现象,书写时需使用圆珠笔、字体为正楷)
(3)资料录入和开卡:
凭收据和《入会协议申请表》,为会员照相输入系统;
提供给会员收据一份、《入会协议申请表》第三联、会员卡一张;
会籍部录入资料时,要求按照《入会协议申请表》相关规定填写资料,同时核对资料是否
一致;
收银员负责按《入会协议申请表》完成收银工作,并确定会员卡号,同时审阅系统备注栏中填写的内容与《入会协议申请表》中填写的备注内容一致(运营部额外要求的备注内容除外);
《入会协议申请表》第二联和收据原件提交区域财务部,同时与系统中会员资料核实是否与《入会协议申请表》填写一致,第一联白联为店内留存。
录入原则:
入会协议三联;
财务、运营、会员各留底一份;
要求当班会籍员工必须当时完成录入工作,不得拖延,收银员根据会籍顾问所录入的资料进行复核,如会籍在录入
的过程中有错误,收银员随即退回,要求会籍顾问重新完成录入工作。
(二)开卡操作流程:
(三)其它注意事项:
(1)收银员在办理任何收款手续前,需主动询问顾客付款方式(现金/刷卡)
(2)第一次办理会员卡的会员,须核对《入会申请表》中填写的信息与当事人出示的身份证一致,并及时为其拍摄照片,将会员照片存档处理;
(3)入会手续办理完毕后,运营部员工需提醒会员第一次锻炼时所需准备物品(运动服、运动鞋、洗澡用品、自备挂锁等),及俱乐部的相关管理规定。
(4)会员新办**健身会员卡免收制卡工本费,已办卡会员在使用中如有磨损或丢失等情况,需办理新卡时,统一收取30元/张制卡工本费。
运营部员工负责办理相关手续,由会员本人填写补卡申请表。
(5)会员办卡后如需开据发票,请会员将单位名称、金额、项目、卡号等填写在《发票登记本》上,店内发票项目可开【健身费、培训费(除团单和市场部合作项目可以提前申请开具少额培训费)】两种选择,告知会员一周内凭收据领取发票;
领取发票时间以实际到票时间为准)
安全责任书(未成年会员)
各位家长会员:
鉴于各位家长已与本会所签订的《会员协议》相关规定,为保障各位家长会员子女的人身安全,以及为全体会员创造良好的健身环境,同时应广大会员的强烈要求,本会所重申年龄在16岁以下的少年及儿童,不适合参加我会所内各项健身训练。
在此再一次特别提醒各位家长会员,严禁携带十六岁以下少年儿童进入器械区、操厅、使用跑步机及任何器械,以避免您的孩子在我会所发生任何意外!
十六岁以下儿童须有成人陪同方可进入本会所。
持有儿童跆拳道卡的十六岁以下少年儿童必须在成人家长的陪同下方可进入本会所,参加特定上课区域的相应课程,但不得进入其他区域或异性淋浴间。
未满十六周岁的少年儿童若不听劝阻私自进入训练场地或擅自使用任何健身器械,在我会所训练区域发生任何人身伤害等意外事件,应由其家长自行承担其一切后果,本会所不承担任何责任。
为了您的孩子安全,请不要在本会所内洗澡。
特此郑重声明!
会员签字:
会员卡号:
家长签字:
注:
签署期限为会员卡有效期内年月日
**健身()店
请各位家长会员认真阅读本责任书,同意后请签字!
此安全责任书,将保留在会员档案中!
二、请假制度和流程
(一)请假制度:
(1)会员提出请假要求,由运营部核对《入会协议申请表》和电脑系统的请假时间是否超限,并向会员解释会员请假的规定。
若符合请假要求,指导会员填写《申请表》,告知会员自填表日期起当日内给予会员答复。
若不符合请假要求,向会员耐心解释《入会协议申请表》内容,不予以请假。
如遇特殊假期,自填表日期起经向总部申请批准后方可执行。
(2)将填写完整的《申请表》交予当店运营部主管,如遇店内特殊假期符合入会协议等,由运营主管/店长审核申请表内填写的资料无误后签字确认;
(3)前台人员拿到签批后的《申请表》通知会员携带会员卡和本人身份证原件亲自前来办理请假手续,若会员本人未到,需代办人出示代办人身份证原件、会员身份证复印件及委托书办理。
(4)前台人员将《申请表》、和有效证件复印件黏贴在一起由运营主管负责归档;
并登记《**健身会员请假登记本》。
(5)在电脑中录入会员请假资料,会员卡暂停。
(6)以下卡种含假期优惠政策:
一年卡、续费一年卡、非高峰一年卡、请假期限为:
10天*3次/年
二年卡、续费二年卡,请假期限为:
10天*6次/2年
(7)特殊假期:
a.指怀孕(需提供医院证明),b.医疗疾病【(骨折、传染性疾病、皮肤病等…)详见《公共场所卫生管理条例》】所申请暂停或延期的会籍必须事前办理,事后不予补办。
在会籍期限内办理相关存卡和续期手续(请假最短时间为10天,小于10天按10天计算)。
女性会员在怀孕期间出示医院相关证明,最长可办理1年延期(包含卡在内的所有剩余时间)。
如在规定范围外由区域总经理签字方可生效。
会籍恢复:
(1)会员凭会员卡到前台运营部办理。
(2)如遇会员提前到场锻炼,运营部核查,系统自动恢复。
(3)若会员请假到期未办理会籍恢复,电脑系统将视为自动恢复,运营部员工电话通知和提醒请假会员请假到期时间,会籍恢复时间仍按请假单时间,会员延期办理恢复也按会员请假到期日开始计算会籍恢复时间。
(二)请假操作流程:
运营主管/店长审核无误后确认签字。
特殊假期上报至中国区总经理审批。
第四步:
相关部门报批审核
第五步:
会员会籍恢复
会员凭会员卡到前台办理,如会籍请假时间已到,会员没有来店办理会籍恢复手续,会籍将自动恢复。
申请表
**健身区域店申请日期:
会员姓名:
会员编号:
会籍种类:
会员卡号:
会籍起始日:
会籍到期日:
其他备注:
联系电话:
M:
______________________O:
_______________________
请勾选填写方式:
□亲临□电话□传真□其它Others________________
要求服务项目:
□会籍请假□会员卡遗失补办□申请升级会员卡
□会员转店□会员卡转让□会员次卡激活
原因(请勾选):
□怀孕□生病/受伤□工作调离□会员卡损坏补卡□升级□申请转让会籍
证明文件(请勾选):
□未附□后补□附上文件种类
申请原因说明(请会员亲自填写)
请假暂停日期自起至止合共天
会员卡补办费用:
补发会员卡号:
受让人姓名:
与受让人关系:
转让费元□转让人支付□受让人支付转让说明:
原会员卡为升级为
会员签名:
会所服务人员:
日期:
收件日期:
限运营人员填写
现场处理状况:
□符合规定□不符合规定转区域处理
说明:
会所处理结果:
□核准□转区域处理送件日期□其它
申请人
运营主管
店经理
区域运营经理
区域总经理
三、丢失补办制度和流程
(一)补卡制度:
(1)《申请表》
会员须提供入会协议申请表登记的有效证件或《入会协议申请表》等可核实会员资料和原卡资料的有效凭证,核实会员资料,运营员工指导会员填写一份《会员服务申请表(会员卡补办)》,并说明补办政策。
提交《申请表》给运营主管和店长审核批准,通知会员带《入会协议申请表》到店办理补卡手续。
由运营人员带领会员到收银处缴补制卡工本费30元,收银补发新卡。
在《入会协议申请表》上会员卡号处注明“补卡,新卡号(…),”由客户签字确认,
(收据不得标准赠送内容)
收据的填写运营部必须按照《申请表》内填写的内容开具,收取30元补卡费给予新卡。
收据的有效期填写及收据的备注必须要与《申请表》中填写的起始/截止日期及备注一致。
(3)资料录入:
调整会员信息中的卡号,用新卡号代替,在备注中注明;
(以收据上的办卡日期为准)丢失,补发新卡卡号(……);
运营部把丢失卡在系统内按挂失卡处理即可;
《申请表》、身份证复印件、原收据、原入会协议和新《入会协议申请表》装
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