Excel数据高效分析之道.ppt
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Excel数据高效分析之道.ppt
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Excel能做什么?
Excel怎样使用?
韩小良Excel高效数据分析之道使用Excel的基本素养充分认识Excel是一个科学管理工具Excel是一个科学管理工具管理要用数据说话,而不是拍脑袋做决策一个有说服力报告的重点内容是数据分析表格和图表养成使用Excel的好习惯合理设计Excel表单,为日常数据管理和处理分析打好基础原始数据表格与数据处理分析表格分开保存采用合理的方法获取外部数据等等自定义Excel操作界面添加常用的操作按钮(格式按钮、增大/缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值按钮、等等)熟练使用常用的快捷键等等让你的Excel发挥最大的效能安装完全版(Excel2003)加载分析工具库韩小良Excel高效数据分析之道如何让你的分析报告更有说服力如何让你的分析报告更有说服力如何让你的分析报告更有说服力如何让你的分析报告更有说服力?
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掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧和各种应用用图表说话:
掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各种应用韩小良Excel高效数据分析之道课程目录第第1部分:
不可忽视的基础性工作部分:
不可忽视的基础性工作第第2部分:
快速掌握部分:
快速掌握Excel公式和函公式和函数数第第3部分:
让表格数据更加清晰部分:
让表格数据更加清晰第第4部分:
用数据说话部分:
用数据说话第第5部分:
用图表说话部分:
用图表说话韩小良Excel高效数据分析之道第第1部分标准化与规范化部分标准化与规范化不可忽视的基础性工作不可忽视的基础性工作ExcelExcel的思考的思考表格数据的整理与规范表格数据的整理与规范表格结构的整理与规范表格结构的整理与规范其他数据整理技巧其他数据整理技巧韩小良Excel高效数据分析之道Excel的思考的思考Excel是什么?
Excel能做什么?
Excel怎样使用?
韩小良Excel高效数据分析之道表格数据的整理与规范很多表格中的数据是非法的、错误的、不规范的,需要进行整理规范和标准化。
正确处理日期数据正确处理文本和数字删除数据中的垃圾字符韩小良Excel高效数据分析之道正确处理日期数据Excel是如何处理日期的?
日期是特殊的数字。
日期永远是大于零的正整数。
正确输入日期正确输入日期:
2010-10-8,2010/10/8,8/oct/2010,8-oct-2010错误的输入日期方式:
2010.10.08,或者20101008错误日期的类型输入错误从系统导入的日期是文本格式如何把日期显示为需要的格式?
修改非法日期(案例01)韩小良Excel高效数据分析之道正确处理文本和数字如何将文本型数字转换为纯数字有些情况下,从数据库导入的数字是文本型数字。
文本型数字无法使用SUM等函数进行计算,需要转换为纯数字。
方法1:
利用智能标记方法2:
利用VALUE函数方法3:
利用公式(两个负号或者乘以1或除以1)方法4:
利用选择性粘贴的批量修改功能(乘以1或者除以1)方法5:
利用分列工具如何把数字转换为文本型数字?
使用分列工具使用TEXT函数案例02将文本型数字转化为纯数字韩小良Excel高效数据分析之道删除数据中的垃圾字符从系统中导入的数据中,可能会有很多“垃圾”字符会影响到数据的处理和分析,应当予以删除。
比如:
删除数据中的空格删除字符中的打印不出的特殊字符(案例03)韩小良Excel高效数据分析之道表格结构的整理与规范很多表格的结构是不规范的,影响数据处理分析的准确性和效率,必须予以整理和标准化。
数据分列取消合并单元格并填充数据将多表头表格整理为数据清单韩小良Excel高效数据分析之道数据分列有些情况下,从系统导入的数据是一列数据,需要根据实际情况进行分列。
基本方法方法1:
使用“分列”工具方法2:
实用文本函数案例04数据分列分列前的数据分列后的数据韩小良Excel高效数据分析之道取消合并单元格并填充数据对于不规范的表格,例如多表头,有合并单元格,等等,需要进行相应的整理。
方法:
根据情况,可以使用复制/粘贴,函数、VBA等方法。
案例05取消合并单元格并快速填充数据错误的表格正确的表格韩小良Excel高效数据分析之道将多表头表格整理为数据清单很多表格是多行表头或者多列表头,造成数据处理分析很难,需要将其整理为数据清单。
案例06表格架构的重新搭建韩小良Excel高效数据分析之道其他数据整理技巧批量修改数据转置数据位置复制可见单元格数据删除空行和空列批量插入空行和空列韩小良Excel高效数据分析之道第第2部分武装自己部分武装自己快速掌握快速掌握Excel公式和函数公式和函数将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效让需要的数据迅速出现在您面前让需要的数据迅速出现在您面前合理有序制作计划合理有序制作计划把需要的信息提炼出来把需要的信息提炼出来创建高效计算公式的技巧和方法创建高效计算公式的技巧和方法韩小良Excel高效数据分析之道将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效低效率的加减公式,既不科学,也容易出错。
在很多情况下,可以使用相关的求和函数来解决。
常用求和函数SUM函数:
无条件求和。
另类用法:
可以快速对多个工作表求和可以快速对多个工作表求和SUMIF函数:
单条件求和=SUMIF(条件判断区域,条件值,实际求和区域)SUMIFS函数(Excel2007新增函数):
多条件求和=SUMIFS(实际求和区域,条件判断区域1,条件值1,条件判断区域2,条件值2,.)SUMPRODUCT函数:
计算乘积和,可以用于多条件求和与多条件计数=SUMPRODUCT(数组1,数组2,数组3,.)案例07高效求和汇总韩小良Excel高效数据分析之道让需要的数据迅速出现在您面前很多情况需要将需要的数据查找出来,此时有很多查找函数可以选择使用。
常用的查找函数VLOOKUP函数:
根据首列数据进行查询=VLOOKUP(查找依据,查找区域,指定列位置,逻辑值)MATCH函数:
定位函数,确定某数据的位置=MATCH(查找值,查找区域,匹配参数)INDEX函数:
根据行列位置序号查找数据=INDEX(查找区域,行位置号,列位置号)注意事项:
无法查找重复值不区分大小写案例08VLOOKUPMATCHINDEX函数应用韩小良Excel高效数据分析之道合理有序制作计划怎样才能做到工作有条不紊的进行:
制作计划表!
使用相关的日期函数,合理日期设置显示格式,可以让您的日程管理醒目而有序!
日期小知识常见日期函数及其应用(案例09)韩小良Excel高效数据分析之道把需要的信息提炼出来有时候,很多信息包含在文本文字中,需要把这些信息提取出来。
可以使用相关的文本函数解决问题:
LEN,LENbRIGHT,LEFT,MIDFIND案例10文本函数及其应用韩小良Excel高效数据分析之道创建高效计算公式的技巧和方法很多实际问题,需要使用多个函数,创建复杂的计算公式来解决。
复杂的计算公式,就是很多函数的嵌套。
创建高效计算公式的方法:
仔细分析问题的本质所在确定所要使用的函数先分解公式,再综合公式必要时使用辅助列案例11创建高效计算公式韩小良Excel高效数据分析之道第第3部分部分让表格数据更加清晰让表格数据更加清晰使用自定义数字格式美化表格使用自定义数字格式美化表格使用条件格式标识特殊数据使用条件格式标识特殊数据让庞大复杂的表格变得更加容易察看让庞大复杂的表格变得更加容易察看韩小良Excel高效数据分析之道使用自定义数字格式美化表格当数字很大时,表格既不便于查看数据,打印出的表格也很不美观。
可以通过设置数字的自定义格式来美化表格。
例如:
将数字缩小1千倍显示将数字缩小1万倍显示将数字缩小百万倍显示将特殊的数字显示为指定的颜色案例12自定义数字格式韩小良Excel高效数据分析之道使用条件格式标识特殊数据利用条件格式,可以标识表格的特殊数据。
比如:
标识非法数据设计提前提醒模块(案例13)韩小良Excel高效数据分析之道让庞大复杂的表格变得更加容易察看很多表格中,既有合计数,也有明细数,使得表格看起来很不方便。
可以建立分类汇总和分级显示,让大型表格变得更加精炼案例14创建多层次的分类汇总和分级显示韩小良Excel高效数据分析之道第第4部分:
用数据说话部分:
用数据说话快速汇总多个工作簿和工作表数据快速汇总多个工作簿和工作表数据数据透视表的使用技巧和实际应用数据透视表的使用技巧和实际应用韩小良Excel高效数据分析之道快速汇总多个工作簿和工作表数据快速汇总多个工作簿和工作表数据使用函数使用函数使用合并计算工具使用合并计算工具使用数据透视表使用数据透视表使用导入数据使用导入数据+SQL语句语句使用使用MicrosoftQuery工具工具韩小良Excel高效数据分析之道使用函数使用相关的函数,可以快速汇总大量工作表数据。
例如:
使用SUM函数可以快速加总大量工作表使用INDIRECT函数可以动态汇总大量的个数不定的工作表案例15动态汇总个数不定的工作表韩小良Excel高效数据分析之道使用合并计算工具当多个工作表的结构相同时,可以使用合并计算工具快速进行合并计算,同时还可以创建分类汇总和分级显示。
案例研究:
案例16快速合并多个结构相同的分报表(当前工作簿)案例17快速合并多个结构相同的分报表(不同工作簿)韩小良Excel高效数据分析之道使用数据透视表利用多重合并计算数据区域多重合并计算数据区域的数据透视表,可以快速把数十个甚至上百个工作表的数据汇总在一起,然后在此基础上进行相关的统计分析。
注意:
要汇总的多个工作表数据行数和列数可以不同,但从数据区域的第2列开始必须是数字。
案例18快速汇总多个工作表数据(特殊情况)三个分公司数据汇总到一张工作表韩小良Excel高效数据分析之道使用导入数据+SQL语句一般情况下,要汇总的各个工作表数据可能含有多列文本,此时就不能采用普通的多重合并计算数据区域的数据透视表来进行汇总了。
最好的解决方法:
使用导入外部数据+SQL语句。
案例19快速汇总多个工作表数据(一般情况)韩小良Excel高效数据分析之道使用MrcrosofetQuery工具汇总多个有关联工作表有些情况下,几个工作表中分别保存不同的数据,但他们通过一个关键列数据(比如工号)联系起来。
要将这样几个相关联的工作表数据进行汇总,可使用MicrosoftQuery。
案例20快速汇总多个有关联的工作表数据韩小良Excel高效数据分析之道数据透视表的使用技巧和实际应用数据透视表的基本概念数据透视表的基本概念数据透视表的类型数据透视表的类型准备工作准备工作创建数据透视表的基本方法和注意事项创建数据透视表的基本方法和注意事项设置数据透视的格式设置数据透视的格式利用数据透视表快速编制各类统计分析报表利用数据透视表快速编制各类统计分析报表综合应用之综合应用之1:
对比分析
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