如何进行薪酬发放文档格式.docx
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同时,我们通过案例,为您提供做好薪酬发放的实用方法和技巧。
解决方案:
他山之石,可以攻玉!
虽然各行各业进行薪酬发放的方法各有不同,但万变不离其宗!
下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程,以便大家参考,帮助我们少走弯路,直达成功。
进行薪酬发放,一般要做好四个阶段的工作。
1.做好前期准备工作。
2.确定发放过程。
3.确定发放形式。
4.做好发放跟踪。
做好薪酬发放的前期准备工作;
首先,我们应确定员工信息;
其次,我们应整理薪酬资料,薪酬资料有多种文件类型,包括工资表、考勤表、工资签收单、奖惩单据以及其他薪酬确认文件等;
这些薪酬文件通常需要有审核人签字,比如制表人签字、部门主管签字、财务负责人签字、HR负责人签字、总经理签字或董事长签字;
签字确认过的薪酬文件应封存保密,以便薪酬数据的妥善保管;
第三,我们应该完善薪酬发放标准,即准备好薪酬标准文件,如工资金额标准、缺勤扣罚情况以及奖惩标准,同时,还需要准备薪酬发放流程文件,薪酬发放形式确认文件,若通过分红或股权形式发放薪酬,还需要准备相应的分红或股权薪酬确认文件。
在薪酬发放过程中,HR先要做好数据核对工作,核算员工的工资标准,如金额、绩效、考勤、奖罚等情况是否无误,同时,HR还要核算人数,确认没有缺员、虚造或者重复等现象发生;
另外,HR还需要核算代缴代扣项目,比如个税、社保、公积金以及其他特殊情形的代缴代扣情况;
其次,HR应将核对好的薪酬数据移交财务部门,方便财务进行账务处理,财务部门也需要对薪酬数据进行审核,主要检查薪酬数据是否真实、准确;
同时,财务人员应填制好会计凭证,包括制单、入账等;
另外,财务人员还应准备好薪酬发放的资金,通常在发放现金的情况下,要有现金准备,准备好足够的资金总额以及零钞,如果是通过银行转账发放,则应在账户中预存足够的资金;
同时,财务人员还应做好福利性薪酬实物的准备;
第三,HR应该做好薪酬发放通知,通知类型可分为三种,包括文件通知、短信通知和会议通知,通知时间要分具体情况而定,现金形式的薪酬发放,可提前一天或当天通知,转账形式的薪酬发放,可在转账之后,或按文件约定的时间通知;
另外,HR在发放通知时,要按层级通知到位,第一要通知员工个人,让员工及时了解工资发放信息,第二要通知到部门,以便当员工提出疑问时,部门经理能够在第一时间给予解答;
第四,在薪酬发放过程中,我们还应该明确人力资源部和财务部的责任。
常见的薪酬发放形式有三种;
另外,还有转账形式的薪酬发放,转账形式包括两点:
一是银行代发,银行代发时应注意单据要有员工姓名,与银行双方签收盖章;
二是自有账户转账,可根据公司需要灵活进行;
最后,是协议形式的薪酬发放,协议的签订主体是HR总监或公司董事长,协议文件的执行由财务部和HR部门负责执行,协议文件的存档由财务部负责。
在薪酬发放之后,我们应做好后期跟踪工作,首先要看薪酬发放的执行情况,现金形式的薪酬发放,我们通过是否保证了现金安全、有无冒领现象发生来判断;
转账形式的薪酬发放,我们需要注意账户到账是否准确、到账时间是否及时;
协议形式的薪酬发放,我们则需要判别这种形式是否具备可操作性、是否有激励效果;
其次,我们还要调查员工满意度,员工满意的话,是最好不过的,倘若员工不满意,我们需要征集员工意见,并根据意见进行持续改善工作。
最后,我们把这几个步骤串起来,就形成“薪酬发放”的完整流程。
或许文字的话大家并不是很清楚,我们可以看下面的思维导图,能让你更加形象的理解和明白该如何进行薪酬发放。
(思维导图可以下载后放大看,更清楚!
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