物业客服会议服务与会议资源管理方案参考借鉴范本Word文档格式.docx
- 文档编号:13712486
- 上传时间:2022-10-13
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:407.63KB
物业客服会议服务与会议资源管理方案参考借鉴范本Word文档格式.docx
《物业客服会议服务与会议资源管理方案参考借鉴范本Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《物业客服会议服务与会议资源管理方案参考借鉴范本Word文档格式.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
确认会议类别
接待会议
内部会议
会议方案制定
任务分工
会前准备
会中跟进
会后收尾
1、会前准备
按《会议室物资摆放标准》巡查会议室设备、设施、物资,如有故障做好登记并及时报修跟进,确保会议室正常使用;
确保所有会议桌椅摆放整齐;
会议开始前,指引与会人员到达指定会议室。
会议室设备物资摆放标准
项目
摆放规范
参考图片
线槽
网线呈圆形卷起,头连接网口,尾与线圈交叉,防止松散;
会议室统一使用蓝色网线,线头外露。
八爪鱼
八爪鱼电话线整洁摆放在规定线槽内,扩音器连接线呈圆形卷好放于小耳朵底部。
投影仪线
投影线呈圆形卷起摆放,连接口外露。
排插
插排头插入电源口,线不外露,插排的整体部分放于会议桌线槽旁,与线槽平行,方向统一朝左。
纸巾盒
抽出一张纸巾呈三角形叠放,纸巾尖端与纸巾盒边缘齐平,角不对着客人。
视频机
视频机摆放在投影仪右边,主机、遥控器、扩音器、网及连接线均摆放线在支撑架上;
主机靠电视机支架竖放;
连接线、网线呈线圈状放于主机右侧,扩音器摆放在线圈上。
遥控器
遥控器(电视机、主机)放于收纳盒,收纳盒在主机前方,logo朝外。
电子白板
三色白板笔笔头朝内、按红蓝黑的由外至里的顺序并排侧放在最右端,板刷并排摆放于并紧贴于笔头;
白板复印纸卷心朝下摆放。
桌椅
椅子与桌子距离10cm,椅子与椅子之间距离8-10cm,且横看成一条直线,如果为活动椅子,椅子打到最低处。
2、会中跟进
1)会议时间开始15分钟后确认会议室状态,避免资源浪费
2)会议层每隔30分钟巡查一次会议情况,标准层上下午各一次巡查
3)会议结束前10分钟提醒预定人会议时间,避免延误下个会议,会后及时恢复会场
3、会后清理
1)检查是否有遗留物品,及时联系预定人
2)检查会议室设备状态,及时关闭,节约会议室资源
3)桌椅归位
4)清理现场,如发现违规情况,做好记录,提醒预定人
5)会议室资料回收并销毁
(三)会议室巡查服务
1、巡查种类:
日常会议室巡查、屏蔽会议室巡查、专项巡查(设备类、设施类、家私类)
2、巡查工具:
预订一览表、会议室巡查表、白板笔、白板擦、电池
3、巡查区域:
普通办公区域、重点办公区域、会议楼层;
4、巡查管理办法:
巡查记录、巡查报障及跟进、问题点统计分析、会议资源管理、违规处罚;
5、巡查记录
巡查专员携带巡查工具,根据会议室物资摆放标准、会议室预定使用情况及会议室管理规定对会议室进行巡查,需记录:
会议室物资补充明细(如:
**房补充白板笔1支等);
会议室故障情况(如:
**房灯泡坏、投影仪偏色等);
会议室环境情况(如:
**房绿植枯叶较多、桌面有污迹等)会议室违规情况(如:
预订超过20分钟未有人使用等)
6、巡查报障及跟进
1)巡查专员巡查过程中发现故障,需立即通知前台通过报障系统提交报障单;
2)针对会议楼层,每半小时巡查一次会议室并跟进、核实故障维修进度;
3)针对办公楼层,通过巡查或FM保障系统查看处理状态,系统显示已处理的需现场查看核实;
4)针对不能当天处理维修的故障,次日早班打印报障处理单,持续跟进;
5)针对不能短期解决的故障问题,统计在《季度会议室问题汇总表》发邮件至相关部门及甲方相关负责人做报备;
7、问题点统计、分析
1)对于日常性的故障问题采取当日报单、次日跟进的方式;
2)专项巡查的问题点采取月度汇总,集中反馈跟进,季度报备的方式;
3)季度输出会议室报障分析,内容需要包含:
故障总量、整改率、设备类、设施类、家私类、环境类,并进行对比分析;
(四)空置会议资源管理
未经预定不私自占用会议室资源,临时取消会议或者提前1小时以上结束会议,须在会议系统中释放资源;
超过会议预定时间20分钟仍空置并未提前向会服说明原因的,会务组可直接在会议系统释放资源;
1、线上会议预定
1)接收电话预定或申请信息
2)确定会议类别
3)信息受理
4)检查会议室预定信息,提前与接口人确认会议需求。
5)记录会议室预定信息,传达物资需求。
6)确认会议类别
7)根据会议时间、到会者身份、出席人数、接待规格、判断会议类别。
流程图:
2、会议室协调
1)会服通过电话,内部系统与对接人确认会议时间、地点、参会人数和物资需求;
2)会议协调类别包含:
会议资源供不应求、会议资源占用、临时增加会议、临时接待、设施设备故障;
3、会议屏蔽
1)需求部门提出申请,由办公区域的区域管理员逐层审批;
2)管理员审批通过之后,行政部根据需求是否符合申请条件进行审批;
3)会服人员根据会议室屏蔽使用原则中各项规定进行审批并提供相应的会议室资源;
4)会服组审批通过之后,由回复人员指引申请人打印表格,走线下屏蔽物资交接的流程;
5)屏蔽使用到期,申请部门需将所使用物资设施按照登记备案内容归还给会服,完成归还会议室交接工作。
屏蔽流程:
(五)考核标准
序号
考核单元
考核要素
考核标准
考核操作方法
1
接待资源安排妥当
2
会务服务
服务效率
受理客户综合服务需求响应迅速,并按标准提供优质会议服务,且受到有效书面投诉(要求:
临时需求及故障处理响应速度:
标准层10-15mins)
考核依据:
造成口头/rtx投诉累计3次的;
或邮件投诉累计2次的不合格
3
能够合理高效地进行会议室管理,无发生会议室预定冲突产生不良后果,根据甲方规定合理把控会议室资源输送,会议室物资管理有序
本季度累积超过10次预定协调冲突的不合格
4
巡查效果
每次考核检查问题每栋楼累计不超过5点,在规定时间内完成报修并跟进处理结果(包括资源使用、设备设施、桌面整洁)(要求:
非会议层会议高峰期保持上下午各一次巡查)
抽查10个会议室,按照会议室巡查标准,会议室存在问题超过5点则不合格
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 物业 客服 会议 服务 资源管理 方案 参考 借鉴 范本