酒店行政管理条例Word格式.docx
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酒店行政管理条例Word格式.docx
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五、各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面责任。
六、各部门呈取文,需严格办理收发文手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。
若手续不全,总经理办公室有权不负责递送。
七、各部门送来阅批的文件,总经理签发后两个工作日内发出。
八、呈文程序:
在呈文本上登记
各部门呈文行政办主管领导
在收文本上登记
不按上述公文传递程序越级呈文,行政办将予以退回。
行文管理制度
一、以酒店名义的行文,先由部门承办人拟稿,经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿并请总经理签发。
二、缮印的文件均由拟稿人负责校对,重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。
打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。
三、经修改后的稿件,如字迹潦草,涂改较多,模糊不清的,应由原拟稿人誊清后再打印。
收发文管理制度
一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。
二、酒店的收文,由档案秘书签收登记,总经理的收文由酒店总经理签收,属酒店领导亲收件,一律交收件人亲自拆封。
三、公文登记后,由行政办公室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由档案秘书送交,并经登记、签收后才可送交。
四、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到行政办公室阅读。
因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。
五、各部门均应实行公文催办制度。
负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
六、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第一季度移交完成。
七、各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送行政办公室登记保管。
八、没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由行政办公室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。
印章管理制度
一、印章刻制
刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。
酒店需刻制新印章须报总经理批准;
酒店各部门需刻制新印章,要写出报告,并附上新印章的名称、式样和规格,报经行政办公室批准,方可到当地公安部门申请刻制。
新印章要做好戳记,并留样保存,以便被查。
启用新印章,应选择好时间,并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。
二、印章保管
酒店的行政印章和总经理的私章,由总办统一保管,并有专人专管;
各部门的印章也要指定专人保管。
未经领导批准,印章保管人不得委托他人代管印章,并不得携带出办公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到:
严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
印章使用必须经批准,其权限可分级掌握。
使用部门的印章,需经部门领导批准;
使用酒店印章,须认真填写用印申请表,并附有关材料,经主管店领导审批后,方可使用印章,并进行登记,店领导不在时,授权总办主任核准。
员工因私须开具各种证明,加盖酒店印章,必须书面申请并附有关材料,经部门经理批准并报酒店领导审批。
四、印章停用
由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用,按规定进行清理,并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管,同时办好移交手续。
属于个人的印章应退给本人。
经报请总经理批准后,按规定将停用印章存档或销毁。
档案文件借阅管理制度
一.借阅档案(包括文件、资料),必须先履行档案借阅登记手续,秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。
二.案卷不能借出,只供在行政办公室阅看,未立卷的文件及资料可借出。
三.文件、资料借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。
四.借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与完整,对档案内容要保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反《保密法》追究当事人的责任。
五.借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告领导。
六.外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能带离行政办公室。
七.外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。
介绍信管理制度
一.介绍信种类
1.信笺介绍信:
用这种信笺开介绍信,可以表达较为复杂内容。
2.存根介绍信:
用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。
这种介绍信的存根要归档,保存期五年。
3.证明信:
以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。
二.介绍信保管与使用
酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具,开具介绍信要严格履行审批手续。
重要事宜需由部门领导签署意见后,报经主管店领导审批;
一般事宜需由部门经理签字,人事部经理审批,方可开具介绍信。
严禁开出空白介绍信。
办公用品(设备)领用管理办法
为了进一步加强酒店办公用品(设备)的申购领用管理,降低办公成本费用,根据有关财务规定和本酒店当前实际情况,特制订如下办法:
一、酒店办公用品(设备)由总经理办公室统一购买及发放。
二、各部门领用办公用品(设备)需填写“办公用品领用单”,经部门经理签字认可后,到人事行政部领取。
三、人事部根据各部门领用情况,对无库存的办公用品(设备)进行申购,填制酒店申购单,列明品名、规格型号及数量,并向供应商询价。
经财务部经理审核、总经理批准后,方可购买。
车辆管理规定
(暂行)
一、公司办公用车由总办统一调派。
二、各部门每日上午9时,将当日用车计划填写“用车申请单”,注明目的地、事由等,由部门经理签字后,交总办统一安排。
临时用车也应填写“用车申请单”,由总办视事情的缓急另行安排。
申请单如无部门经理签字,总办有权不予做派车安排。
特殊情况除外。
三、总办接到申请单后,开具“派车单”给相关驾驶员。
驾驶员在接到“派车单”后方可出车。
否则,视为私自出车,按旷工处理。
四、驾驶员完成出车任务回到单位后,应立即将派车单填写完整交回行政办,以便备查。
五、驾驶员在无出车任务时,应在休息室待命,不得私自外出。
否则,视为旷工。
档案管理制度
一、酒店档案
酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的,具有保存价值的,以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。
酒店档案管理机构
总经理
总办文员
各部门兼职档案管理员
1.文件立卷
1.1文件立卷
即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料,系统、完整地归入卷宗暂保管,以备随时调用参考。
1.2文件立卷的原则
按照文件形成的自然规律,保持文件之间的历史联系,反映酒店工作活动特点和真实面貌,以利于加强酒店文件的保管和参考利用。
1.3文件立卷的范围
1.3.1重要的会议材料,包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等;
1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等;
1.3.3酒店向上级单位的正式发文,包括请示、报告、计划、各类统计报表等;
1.3.4酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结,以及营业收入、创汇等统计材料等;
1.3.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书,以及签订的各类契据,如合同、协议书等;
1.3.6酒店各级管理人员的任免书,职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等;
1.3.7酒店财产、物资、档案交接的凭证等;
1.3.8酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等;
1.3.9酒店的大事记录,反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等;
社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等;
1.3.10重要投诉及其他信访工作的材料等;
1.3.11重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等;
1.3.12其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。
2.档案的收集
2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料,按类别分别存放。
第二年经检查齐全后,整理归档。
2.2各部门设兼职档案管理员,负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。
2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹。
2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存,机密文件加设保护密码。
3.档案的分类
3.1按事宜分类:
即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。
3.2按时间分类:
即按文件形成的时间进行分类。
3.3按收、发文单位分类。
3.4按酒店部门设置分类。
4.档案的编号
4.1文件编号
各部门对本部门发出的文件(发文、会议纪要等),采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号:
XXXXXXX。
机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。
酒店部门设置及代码如下:
(英文开头字母)
行政办EO
财务部FC
营业部MS
人事部HR
工程部EN
保安部SE
前厅部FO
房务部HK
餐饮部FB
4.2案卷编号
对已处理完毕的文件,按照文件类别及次序进行编号。
5.档案的整理
5.1检查文件
认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。
5.2文件排序
每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。
系统排列后,应用阿拉伯数字统一编写页码,以固定排列顺序,保证材料完整。
5.3编写案卷标题
5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征,要求严谨,文字通顺、扼要。
5.5填写案卷目录
案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。
5.6填写案卷封皮
案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。
5.7案卷装订
案卷装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;
装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;
纸面过大的文件,要按卷宗大小摺叠整齐。
5.8案卷归档
装订后的案卷,应按照年度进行排列,统一编号登记,填写《归档案卷目录》。
6.档案的保管
6.1涉及经济的档案,如合同、协议书、保证
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