实验室如何进行档案管理Word下载.doc
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1.3能客观地反映实验室的管理水平和检验质量;
能增强领导决策的科学性;
可以提高疾病控制水平;
起到维护检测的声誉和法律地位的重大作用。
总之,首先是日常工作的溯源凭证;
其次是实验室资质认定时的鉴证材料;
第三是科学研究的信息资源。
2实验室档案管理存在问题
2.1档案管理混乱,没有保密意识。
2.2无专柜、专人负责妥善保存检测记录和各种档案。
2.3资料残缺,不系统。
2.4记录未完善就存档。
2.5档案丢失。
2.6只注重工作过程和检验结果,而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析,多数技术人员不能及时完善记录,传统过程就是来样检测—出具报告——下班,致使建档意识淡薄。
2.7实验室有工作及活动而无记录。
2.8有措施而无书面文字记载和资料存档。
2.9无制度、无职责,无专门或兼职的档案管理员。
2.10实验室的档案繁杂,原始资料量巨大,涉及内容广泛,不易明确归类。
2.11单位对实验室档案管理的重要性认识不足,只注重业务工作的建设,认为档案管理不是实验室的注流业务,从而忽略对实验室档案工作的综合发展。
3实验室档案的内容
3.1综合类
3.1.1外部文件:
实验室工作的法规标准、制度文件。
3.1.2内部文件:
各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况。
3.2检验技术类
3.2.1送检单、收样记录、检测原始记录、检测报告、环境监测记录、报告发放记录等等。
3.2.2原始记录格式可灵活设置,同类型的记录应力求统一格式,避免参差不齐,影响记录归档。
3.3个人技术档案类
3.3.1专业技术资格证书;
3.3.2聘书;
3.3.3上岗资格证明;
3.3.4劳动合同等;
3.3.5年度考核情况;
3.3.6学历教育情况;
3.3.7继续教育及培训情况;
3.3.8科研成果;
3.3.9论文奖励情况;
3.3.10其他。
3.4质量控制类
质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件、参加的能力验证文件及资料、实验室内部质控记录(质控图、质控分析)、仪器检定计划、仪器检定确认记录、仪器设备检定证书、质控计划等。
3.5仪器设备类
3.5.1购买申请报告;
3.5.2招投标文件;
3.5.3政府采购合同;
3.5.4验收单;
3.5.5发票复印件;
3.5.6安装验收报告等;
3.5.7随机资料使用说明书;
3.5.8合格证;
3.5.9装箱单;
3.5.10操作维护手册;
3.5.11附件资料;
3.5.12保修卡;
3.5.13光盘等;
3.5.14设备操作规程;
3.5.15使用记录;
3.5.16维护检修记录;
3.5.17检定记录;
3.5.18调拨移交记录;
3.5.19报废鉴定记录。
3.6辅助记录类
3.6.1会议记录;
3.6.2验室安全记录;
3.6.3健康体检记录;
3.6.4实验室来访记录;
3.6.5消毒记录;
3.6.6生物垃圾处理记录;
3.6.7差错事件记录。
4如何完善实验室档案管理
4.1指定专职档案管理人员,要求:
4.1.1由实验室专业人员担任,了解专业知识熟悉实验室和科室各种业务;
4..1.2定期进行档案知识培训,积极发挥他们的工作积极性和主动性
根据实际情况制定档案管理制度,统一档案格式,一般按照周期(每月、每年)归档,使实验室档案管理工作规范化、制度化。
4.1.3提供必要的档案工作环境和设施(如文具用品装订机、防盗门锁)做好:
防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉工作。
4.2档案工作应融入日常办公管理
4.2.1在日常工作任务繁重的情况里,避免年末或次年集中归档的传统做法,实现化整为零,实时归档。
4.2.2督查实验室技术人员对各种记录的及时完善,我们必须认识到档案管理不是阶段性和过渡性的工作,而是一项长期保持性、常规性的工作,建立一种检查机制,促进档案的完整性。
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