行政前台职责说明Word文档下载推荐.docx
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4、监督员工每日考勤情况。
5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作
6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。
并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。
8、负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。
9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。
11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
12、做好材料收集、管理等工作。
13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。
14、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。
15、协助主任做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。
篇二:
行政前台的工作职责详细说明
一、日常接待
1.接待来访者:
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
如果是找公司内部人员应先询问相关人员是否马上接待(可先带到会议室或者来访区,倒一杯水让来访者稍做等候)
2.接待咨询者,若有咨询者来访,如已约了公司相关人员,应及时通知该人员协助接待。
3.接听转接电话:
前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;
接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关人员处。
如是推销人员或者无关人员,应在前台筛选掉,避免转到公司各领导处。
4.接待推销人员:
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有直接发放名片者可礼貌性接过然后告知后续有需要会联系。
5.接待面试人员:
请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,倒一杯水让面试者稍做等候,通知HR或相关部门领导进行面试。
6.接待频繁往来的相关人员:
a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均由前台处进行处理,如有必须本人邮寄或者签收的快递,应通知该人员前往前台进行处理,不能让快递员直接进入公司内部。
b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作,由前台进行处理;
物业工作时,应站在一旁监督或查看,待确认完成时,再道谢送至离开。
c)送水公司,关注公司饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需确认送水完成,换走空桶后把水票给送水员。
道谢送至离开。
二、办公用品管理
1.盘库:
每月15-20日对库存的办公用品进行大致盘点,若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行下月预算后补充;
2.购买:
每月25-30日检查下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后发送邮件向人事行政经历审批。
批准后,进行物品购买;
3.领用:
员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;
4.结算:
每月购买的办公用品清单应做登记,购买时让卖家开发票,确认无误后,填写费用报销单进行费用报销(应需求量较少,所以一单一结)。
三、日常事务
1.保证公司设备的正常使用,包括:
饮水机、电脑、打印机等,若机器出现故障,及时联系供应商或维修人员解决问题;
2.每天统计所有人员考勤信息,更新员工请假记录,及时登记员工出差或培训外出登记;
3.名片的申请与制作:
当公司部门有印制名片需求时,应提供名片相关信息。
确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;
4.每天记录前台或员工费用报销登记,月底做月度费用支出明细表。
5.每天应提前十五分钟到达公司,做好上班前的工作(开启空调、鱼箱灯、饮水机及窗户),下班前应检查公司空调、鱼箱、窗户是否关闭,如果公司有人加班,请通知最后走的人关闭空调并锁好大门。
前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用,;
6.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
7.收发快递,协助各部门员工收发公司快递,并存放好快递单;
8.做好公司内部活动,如茶话会、公司集体活动、拓展等业务的开展、通知、协调事宜。
9.新员工入职时,提供入职表格、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,做好登记后提交人事行政部归档。
10.积极配合公司各人员,做好后勤保障工作。
四、接待工作
1.会议前服务工作
a)有董事长的客户来访应微笑打招呼然后请进会议室,让其稍做等候后添加茶水。
2.会议中服务工作
a)为开会人员添加茶水,每人添加后把茶壶放置会议桌上,避免会议时进入倒茶。
b)按照领导要求提供会议支持;
3.会议后服务工作
a)会议结束后,客户临走时应微笑说声请慢走;
b)会议后的清理工作,将剩余茶水及茶杯清理干净,
篇三:
行政前台的工作的礼貌用语
一、来访公司的所有人,要用礼貌用语说:
“您好,请问有什么事情吗”?
然后,叫他请坐,帮他联系要找的人,不定期的招呼、接待、登记、导引。
二、负责公司电话总机的接线工作。
拿起电话要说:
“喂,您好,XX公司”对来往电话声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;
对未能联络上的记录在案并及时转告;
对紧急电话设法接通,未通者速报领导处理;
具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识。
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