办公环境6s管理办法Word文档格式.docx
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办公环境6s管理办法【正文】
办公环境6s管理办法1.目的
为规范办公室管理,创造可视化和高效的工作环境,提升员工素养,创造良好的企业文化氛围,给员工提供一个干净、整洁、舒适、有序的工作场所,特制订本管理办法。
2.适用范围
本管理办法适用于集团工作环境管理,其他单位可参照执行。
3.术语解释
5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。
因为这5个词日语中罗马拼音的字母都是“S”,所以简称为“5S”,开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动,称为“5S”活动。
3.1整理:
把要与不要的东西加以区分,工作场所中不要的东西一律不得放置;
3.2整顿:
要用的东西依规定定位,定量地摆放整齐,明确地标识;
3.3清扫:
随时维持工作场所干净整洁,并防止污染的发生,减少影响品质的不利因素;
3.4清洁:
将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持干净整洁的成果;
3.5素养:
养成良好习惯,依规定行事,培养积极进取的精神。
办公环境6s管理办法4.职责分工
4.1行政后勤部:
是办公环境6s管理的归口部门,具体职责如下:
4.1.1负责办公环境6s推行的整体运作、资源分配、方向指导;
4.1.2负责公司工作环境管理细则的制定和宣导;
4.1.3负责公司办公环境6s管理成果汇总;
4.1.4负责组织办公环境6s检查、评比、督导整改及推进完善。
4.2各部门职责
4.2.1主动学习工作环境管理细则及自查标准,认真组织参与培训活动;
4.2.1负责执行办公环境6s的检查项目及标准;
4.2.2负责将检查不合格的项目整改并持续改善;
4.2.3负责维持工作环境标准及改善成果。
4.3检查组
4.3.1检查组组成
组长:
行政后勤部总经理;
组员:
行政后勤部主管人员及各部门文化使者。
4.3.2检查小组职责
4.3.2.1负责宣导办公环境6s管理知识;
4.3.2.2负责工作环境的检查、评比及考核;
4.3.2.3负责监督检查中发现问题的限期整改。
5.工作环境管理的具体细则
5.1办公桌
5.1.1桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面;
5.1.2重要纸张文件,保密资料(包括发票、客户信息、工作联络单)等一律入柜;
5.1.3其他文件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上;
5.1.4办公用品要摆放整齐,桌下不得堆放与工作无关的文件和物品,如报纸、杂志、箱包等。
5.2办公椅
5.2.1保持干净整洁;
5.2.2摆放整齐,离开时办公椅要靠近办公桌,摆放在座位下方,便于他人通行;
5.2.3不常用的会客椅整齐地放在不影响走路的地方。
5.3抽屉
5.3.1下班离开前要锁好;
5.3.2抽屉中物品要摆放整齐;
5.3.3抽屉中物品要进行定期清理。
5.4文件柜
5.4.1有标志(部门、编号、责任人);
5.4.2柜中物品、文件等分类明确,标志明显,摆放整齐,便于查找;
5.4.3文档保存规范;
5.4.4文件柜中文件要进行定期清理,归档等。
办公环境6s管理办法
5.5电脑
5.5.1摆放端正、保持主机及显示器清洁;
5.5.2电源线、连接线等需排列整齐。
桌下部分需埋在机箱或推柜之后,桌上部分需用绑绳绑好,线路有序;
5.5.3下班时关闭主机及显示器电源;
5.5.4下班时笔记本放置到安全位置。
5.6打印机、传真机
5.6.1节约用纸,纸张存放整齐;
5.6.2及时取回打印、传真文件,以免丢失、泄密;
5.6.3不允许用传真机复印大量文件(单张或紧急时候可特殊对待);
5.6.4保持打印机、传真机清洁、正常运转。
5.7地面
5.7.1保持干净;
5.7.2计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐;
5.7.3桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品,不得与电源线、网线、电话线放置在一起,保证安全。
5.8通道、走廊
5.8.1保持通畅;
5.8.2不得摆放影响美观或走路的物品、杂物等;
5.8.3垃圾桶一般应置于桌下内侧,以不影响通道通行为宜。
5.9临时摆放物品
5.9.1公共区域不允许长时间摆放纸箱、物品等;
5.9.2如特殊情况需临时摆放,必须放置整齐,不得影响整个办公场所的美观及行走方便。
6.个人行为
6.1工作时应保持良好的工作状态;
6.2不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食;
6.3着装得体大方,工卡佩戴规范;
6.4爱护公物,用完归位;
6.5待人接物诚恳有礼貌,乐于助人;
6.6遵守公共秩序与规定;
6.7离开办公室前关闭不必要电源;
6.8提高修养,追求并创造整洁良好的工作环境,严谨自律,按规则做事;
6.9开会、上课、培训时手机关闭(或设置为震动)。
办公环境6s管理办法7.工作环境自查标准及频率
7.1每天自查细则
7.1.1每天上班前对自己的卫生区进行清扫,上班时间佩带胸牌,穿戴整洁,仪容整齐大方;
7.1.2上班时间随时保持;
7.1.3办公桌挡板、办公椅上禁止粘贴、搭挂任何物品;
7.1.4办公桌、椅、柜(橱)、衣架、报架等物品放置要规划有序,布局美观;
7.1.5办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品,直线直角摆放,位置合理、取用方便;
7.1.6笔、笔记本、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中;
7.1.7办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品、报纸等;
7.1.8将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类、整齐放于办公桌或文件柜上,做到需要的文件资料能快速找到;
7.1.9报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内或报架上;
7.1.10电话要擦拭干净,整齐放于办公桌面,电话线要整齐有序;
7.1.11公用办公设备确定责任人,保持设备干净整洁,设备周边无脏、乱现象;
7.1.12垃圾桶要及时倾倒;
门后禁止存放垃圾;
条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后;
抹布可叠好放于架子上,或整齐搭挂于门后;
7.1.13整理好当天的资料、文件、票据,分类归档;
7.1.14下班后签整理办公桌上的物品,放置整齐,电脑关机,关闭设备电源开关;
整理好个人物品,定置存放。
7.2每周自查细则
7.2.1将不经常使用的文件资料进行分类,整齐存放于文件柜中,使用频率可参考《物品使用频率及处理方法分类建议》(见附件1);
7.2.2文件框栏目与文件夹内容对应统一,易于识别、拿取方便;
7.2.3文件柜布局合理,橱柜类别、责任人标识清晰,内部分类、分层,编号清晰;
7.2.4饰品、盆景不得有残损,花卉不得有枯死或干黄;
7.2.5办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱;
7.2.6文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识;
7.2.7灯具、电扇、空调、电脑、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;
各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患;
7.2.8每周后一个工作日利用半小时时间,对照《工作环境检查考核表》(附件3)进行自查整改。
7.3每月自查细则
7.3.1将不再使用的资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃,区分要与不要物品可参考《物品要与不要的基准分类》(见附件2);
7.3.2将需要存档的文件、资料进行整理,存放于部门或者档案室;
7.3.3室内可移动物品均落实责任人及监督人,随时保持整齐清洁;
7.3.4窗帘悬挂整齐洁净、无灰尘;
7.3.5每月例行进行一次大扫除,行政后勤部集中清理废弃物品。
办公环境6s管理办法8.检查及考核
8.1检查组每月对公司工作环境进行定期及不定期检查,对各个工作环境进行评分及评比,评比实行百分制,评分标准以《工作环境检查考核表》为依据(见附件3);
8.2检查组对各个办公室、部门进行考核,考核结果通过《纳通人》等载体进行公布;
8.3对于检查中发现的问题,涉及到的办公室或者员工个人需认真按照要求进行整改。
9.附则
9.1本规定自颁布之日起开始生效;
9.2本规定颁布后,本公司以前颁发的相关制度、规定自动失效;
9.3本规定由行政后勤部负责解释、执行、修订。
办公环境6s管理办法10.附件
附件1《物品使用频率及处理方法分类建议》;
附件2《物品要与不要的基准分类》;
附件3《工作环境检查考核表》
附件1:
物品使用频率及处理方法分类建议
序号
分类
使用频率
处理方法
1
不用
一年/一年以上不使用
废弃
2
低
半年中,使用过一次
保存在较远的地方
3
中
每月,固定使用次数
收纳、集中摆放
4
高
每周使用,每天使用,每小时使用
放在工位附近、随身携带
附件2:
物品要与不要的基准分类
类别
基准分类
要
1、使用中的办公设施、办公设备;
2、工位、屏风、办公椅;
3、使用的文件柜、资料架等;
4、使用中的微波炉、冰箱、饮水机等;
5、托盘/板、周转物品等;
6、办公用品、文具等;
7、使用中的报架、海报等;
8、各种清洁工具、用品等;
9、文件和资料、表单、记录、档案等;
10、作业指导书、行为规范、工作指南等
不要
A、地板上
1、杂物、灰尘、纸屑、水渍等;
2、不再使用的工位、挡板等;
3、不再使用的办公用品;
4、破烂的垃圾筒、纸箱等;
5、废弃资料等;
6、需要报废的办公设备设施等
B、工位
1、过时的报表资料;
2、损坏的办公文具等;
3、多余的文件等;
4、私人用品;
5、需要存档的文件等
C、墙上
1、蜘蛛网;
2、老旧无用的标准书、挂历;
3、老旧的海报标语;
4、过时的通讯录等
D、空中
1、不再使用的各种挂具;
3、无用的各种管线;
4、无效的标牌、指示牌等
备注:
具体情况由各部门实际决定,制定表格,进行处理。
附件3:
工作环境检查考核表
工作内容及标准
满分
得分
发现的问题
限期整改时间
整改结果
备注
将不再使用的资料或破旧书籍、过期报纸等按照按公司要求的方式废弃
将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中
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