给领导发邮件格式Word下载.docx
- 文档编号:13652030
- 上传时间:2022-10-12
- 格式:DOCX
- 页数:6
- 大小:21.05KB
给领导发邮件格式Word下载.docx
《给领导发邮件格式Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《给领导发邮件格式Word下载.docx(6页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如x经理;
如果不清楚职务,则应按通常的x先生、x小姐称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个dearxxx,显得很熟络。
2.email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个hi,中文的写个你好;
结尾常见的写个bestregards,中文的写个祝您顺利之类的也就可以了。
俗话说得好,礼多人不怪,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。
1.email正文要简明扼要,行文通顺email正文应简明扼要的说清楚事情;
如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。
2.注意email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;
邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
邮件门就是深刻的教训!
3.email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么补充或者更正之类的邮件,这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
如果是英文email,最好把拼写检查功能打开;
如果是中文email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。
电子邮件的格式一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:
①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。
②标题。
③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌结束语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;
称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用dear+title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用dear+全名,如邮件为一封通函,则用dearall作为邮件称呼;
正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则,即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原则。
准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。
其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如u表示you,pls表示please,info表示information,qty表示quantity,pc表示piece,lc表示letterofcredit,fob表示freeonboard。
例1itisverydifficulttosellmanholecoversinfrance.thisproductmusthavethequalitycertificateissuedinfrance.例2price:
fobshanghaiusd96pc.例3hopeyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。
例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。
完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果。
邮件是否完整,可以用5w1h来检验,即who,when,where,what,why和how。
清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。
具体表现在:
例1wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换。
例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。
6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。
在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个Dearxxx,显得很熟络。
2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个HI,中文的写个你好;
结尾常见的写个BestRegards,中文的写个祝您顺利之类的也就可以了。
1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;
2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;
如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用:
)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书,所以:
)之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:
)附件1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,语言的选择和汉字编码1.只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;
如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;
如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 领导 邮件 格式
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)