公文处理工作存在的主要问题及解决办法Word文件下载.docx
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如有些工作,已经召开了专门会议,领导讲话和会议精神已经部署,而且涉及范围较窄,就不应该另行发文。
2.所发公文只是照抄照转上级的公文。
有些单位拿着中央和省里的文件,基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县(市)”,所发公文内容空洞,无具体措施,不解决问题。
这样的文件可直接翻印,不必转发。
本级机关主要是督促检查抓落实,可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。
3.调整领导小组等议事协调机构成员,每有调整,就要求发文。
原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件,而且有特别明确的规定:
今后领导小组如有人员变动,由领导小组办公室自行调整,由领导小组组长审核后以领导小组名义发文,报党委、政府办公室备案,党委、政府办公室不再行文。
那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢?
(1)根据上级要求,必须进行调整的。
如党风廉政责任制工作领导小组,今年省委省政府已经对这个机构进行了调整,对副组长的职务要求发生了变化,而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员,这种情况下,市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。
(2)根据本地实际情况变化,市委、政府有明确要求的。
如原来某领导小组组长由党群副书记担任,现在没有设党群副书记,党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长,这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。
再者,为了加强对某一项工作的领导,原来是党委副书记担任组长的,现在改为书记担任组长,可由党委、政府办公室行文调整。
第三,为了更好地开展某项工作,须增加党委、政府领导担任副组长,可由党委、政府办公室行文调整。
另外党委、政府主要领导有明确指示的,也可由党委、政府办公室行文调整。
(三)行文关系混乱。
1.应该党政分开行文的未分开行文。
特别是政府工作安排,不宜送党委发文。
经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件,到党委办公室发文的现象。
如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室,这是政府人事工作,也涉及财政管理,纯属政府工作,就应该送政府办公室发文。
还有如《关于维护价格稳定、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节期间安全生产工作的通知》等方面的文件,都应该送政府办公室行文。
其原因如下:
一是政府工作由政府主管,政府领导是政府工作的第一责任人,政府发文有利于政府责、权、利的统一。
二是政府工作必须实行政务公开,自觉接受公众、人大及其常委会的监督。
如果由党委办公室发文,一方面文件的发至范围往往有严格规定,不利于公众行使知情权,另一方面人大及其常委会不便进行监督。
三是容易造成工作失误。
政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定,重要文件还须经过人大及其常委会审议,如果这方面的文件由党委发文,容易绕过必要的行政程序和监督程序,造成工作失误。
2.部门行文“升格”为领导机关行文。
经常有一些部门,为了使部门意志上升为领导机关意志,将部门文件升格为领导机关行文。
一般情况下,本级行文的规格应参照上级行文规格执行。
如上级某部门发文布置某项工作,本级党委或政府落实此工作时,一般由本级部门行文落实,不升格为领导机关行文。
另一种情况是纯部门工作,部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的,也不宜由领导机关行文。
3.越级行文。
越过主管部门或上一级机关向上请示。
如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示,都是违反程序的越级行文。
一般情况下乡镇不能向市委市政府请示,特殊情况下需请示的,须报县委县政府签署意见后上报;
市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示,需主管部门签署意见后上报。
4.本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。
个别部门为了强调部门工作,寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持,经常向下级党委、政府行文,安排工作。
这是严重违背公文处理规定的。
没有同级党委、政府的明确授权,部门无权下发此类文件,下级党委、政府可以不受理此类文件。
5.请示和报告泛滥。
一些部门报送党委、政府的请示和报告,有些并不是重大事项,有些也不属于党委、政府受理的范围,却事无巨细地上报。
这样的文件,送到领导同志案头,增加了领导同志的阅文量,浪费了领导同志的精力和时间。
二、文种使用中的常见错误
(一)自制文种。
在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正式公文行文。
常见的有:
“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。
党的机关公文主要有14种:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
行政机关的公文主要有13种:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
除此之外的文种,都不能出现党政机关的公文之中。
(二)误用文种。
把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。
把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。
把属于总结类的文种“小结”、“总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。
但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。
如“×
×
市委办公室关于转发《市委宣传部×
年工作要点》的通知”,““×
政府办公室关于印发《×
年×
工作实施方案》的通知”。
(三)混用文种。
不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。
“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
如《×
关于批准成立×
机构的报告》,《×
举行×
活动的报告》。
两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。
报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;
而请示是“向上级机关请求指示、批准”的,需要回复,两者在使用上有很大的区别。
有时也存在“请示”和“函”混用。
《办法》规定:
不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。
可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。
如同级某局向同级财政局《关于解决×
活动经费的报告》或《关于解决×
活动经费的请示》,所用的文种都是错误的,应为《关于解决×
活动经费的函》。
(四)滥用文种。
一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位,代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。
“决定”这种文种,市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面,或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件,中央、省委文件也极少用“决定”文种。
三、版头使用中的常见问题
(一)版头混用。
将下行文版头用于上行文。
如使用“×
文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。
这里应该使用“×
()”的版头。
(二)使用非标准版头。
使用设计或印刷不标准的版头。
常见的是:
格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
(三)使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见问题
(一)年号不全。
如:
将“xx”省略为“07”。
(二)括弧不对。
发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。
错用成圆括弧“()”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。
(三)位置不当。
将发文年度位置提前到了机关代字前面。
将“×
发〔xx〕×
号”错为“〔xx〕×
发×
号”。
(四)序号累赘。
发文顺序号中多加了“0”变成“0×
”。
(五)一文多字号。
联合发文时并用了几个单位的发文字号。
(六)一字号多文。
用同一发文字号制作两份不同的文件。
(七)跳号。
没有按自然数的顺序依次排列,中间出现跳号现象。
(八)字第搭配不当。
正确的是“字”在年号之前,不用“第”;
前面用“字”,后面用“第”;
前面无“字”,后面就不应有“第”。
常见的错误是:
有“字”无“第”或有“第”无“字”。
但“字”、“第”均省去是正确用法,如:
委〔xx〕×
号。
(九)滥用“发”字。
只有重要文件才采用“×
发”字号。
(十)自制发文字号。
未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见问题
(一)上行文未标注签发人姓名。
公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。
(二)下行文标注了签发人姓名。
下行文不要标注签发人。
(三)标注不规范签发人标注位置远离发文字号(正确的是它们之间空两个字);
签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致;
“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见问题
(一)缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。
“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。
如“中国共产党省第九届委员会第三次全体会议关于《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神,努力开创富民强省新局面的决定》的决议”,就不能省略会议名称,《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神,努力开创富民强省新局面的决定》,就不能省略发文机关。
(二)用发文字号代替文件名称如:
“关于×
〔1997〕×
号文件的批复”,这类标题的事由,除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外,其他人是不能明白的。
应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。
(三)文字累赘。
《“秘书工作”×
人民政府关于认真贯彻落实×
政发〔xx〕×
号文件精神,积极动员群众大力开展抗旱播种保苗,保证今年农业夺取丰收的情况的报告》,发文机关可省略,所引文件的发文字号应删掉,事由可概括,改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。
此外,在标题中常出现文字或词义重复的现象,如《关于贯彻“秘书工作”×
通知的通知的通知》,应为《关于贯彻“秘书工作”×
通知的通知》;
又如《关于请求解决“秘书工作”×
的请示》,应为《关于解决“秘书工作”×
的请示》,后面有请示,前面用请求就是多余的。
政府办公室关于印发〈关于“秘书工作”×
活动实施方案〉的通知》中,后一个“关于”就可以不要。
(四)滥用标点符号。
除引用文件用书名号外,公文标题中一般不标注其他标点符号。
(五)缺少文种。
市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》,误把被转发部门的“报
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