北京邮政EMS物流信息系统案例文档格式.docx
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北京邮政EMS物流信息系统案例文档格式.docx
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公司仅特快专递就可达10万件∕月,且业务量在不断增长之中。
在北京邮政物流局的统筹规划下,物流中心预计2003年要在北京完成100多个分点的建设,且业务类型将进一步多元化,使其真正成为一个典型的集仓储、物流、配送为一体的综合性商务配送组织。
2.2典型业务流程
图1是物流中心快递业务的典型流程。
订单接收是整个业务过程的开始;
接到订单后形成一个投递配送单(即特快5联单);
仓库根据五联单进行加工、包装、出库并最终形成一个邮件;
邮件封至分拣中心(或其它分点),同其它揽收或投递邮件(如分点的一些揽收业务)一起,分拣中心(或其它分点)进行邮件进口接收操作,并打印进口清单;
分拣中心进行邮件分拣工作,分拣到各个分点或直接封至900局,交由邮政大网;
平衡合拢,如果合拢则打印路单、封发清单,否则查找原因;
趟车将邮件运至各接收局(如分点);
各分点将自己的部分投递业务与分拣中心封发过来的邮件一起进行接收进口,并打印进口清单;
分点进行邮件出口,即将各邮件分到该分点所属各道段、中心(或其它分点)转投等;
进行进出口合拢并打印相应业务交接清单和封发清单;
投递员带着相应的邮件和业务交接清单进行实际邮件投递;
投递完毕,投递员归班进行投递情况登记,包括妥投、拒收、自取及再投邮件;
对于妥投邮件要上交款项;
该分点进行该班次的投递合拢并打印总交款单上交到公司财务;
公司财务对各分点实际的揽收情况、投递情况进行收据控制和投递回钩并检查货款;
公司财务部对各种投递单据、收据、发票进行管理;
公司财务定期与部分大宗用户进行代收货款结算并总结各业务员揽收提成及投递员投递提成等;
仓库部门进行日常的进出库与盘点操作,以保证业务顺利进行。
以上只是一个典型业务流程说明,而物流中心的实际运作更为复杂。
图1典型业务流程图
2.3业务特点
物流中心业务具有以下一些特点:
◆具有一个或多个分拣(配送)中心负责邮件(或其它业务)的不同程度加工与中转,同时企业又具有若干个分点进行邮件(或其它业务)的揽收并最终投递到户;
个个分点之间也可以不通过分拣中心而直接进行业务交接
◆邮件交接过程遵循邮政EMS的典型流程,包括进口出口、分拣封发、钩调核对、平衡合拢、投递到户等
◆在符合EMS典型流程的同时,又具有订单接收、仓储库存、代收货款、客户结算、代理货运等自身特色业务
◆业务类型多,配送货物品种纷繁复杂,客户范围广且需求各异,信息处理量大
◆在物流中心内部运作的同时,要与外部资源(如大宗客户、货物供应商、总局等)进行业务往来
◆总部、中心、分点、仓库地理分布不集中
◆分点数量将要急剧扩张
经过几十年的沉积与过滤,邮政EMS的邮件交接过程有其科学、合理的一面,但物流中心除EMS快件外又有许多新业务,原有交接过程不适合这些新业务,同时相对传统的EMS特快来说,客户对各种业务的时效性要求又非常高。
因此,物流中心就不能完全照搬照抄传统EMS的业务交接程序,必需从满足客户个性化需求出发,在传统的基础上进行变化、简化、创新,而企业的信息化建设的整个过程(从系统设计到具体实施)必须适应并促进这种变革。
2.4存在问题
在与汇杰合作开发之前,物流中心在经营活动过程中存在以下问题,这些问题阻碍了公司的继续发展:
2.4.1现有资源未充分利用
◆公司在陶然亭总部的三层楼房内已有现成的网络布线,但网络尚未形成
◆购置了大量的微机及外围设备,但只有少数部门使用并仅局限于文字编辑等初级操作
◆公司的IT技术人员未得到充分利用
◆速递单据有条码但未充分利用来提高交接效率
◆在包括185等客户群中,有好多已经实现了信息化管理,而物流中心没有能力利用这些客户信息化建设的成果来为自己服务
2.4.2生产不规范,效率较低
◆传统EMS特快交接工序不适合同城速递、代收货款等新业务,造成各类业务整个交接过程不统一、不规范
◆对某一具体交接工序的操作流程未规定硬性操作标准,造成各工序间前后交接困难
◆各邮件交接环节采用手工抄写单据,费时费力、容易出错
◆由于不能直接读取185或一些电子商务网站的电子化配送任务而必须手工再抄写,导致效率低下
◆日常库存管理随意性较大,不能掌握每一货物的进出与流向
2.4.3缺乏有效的内部管理措施
◆由于不能随时记录、跟踪每一个邮件在各环节的流动情况,一旦出现问题就极难落实责任,即查找何时、何地、何人、发生了何种错误、采用了什么补救措施,等等
◆由于不能掌握各分点、各岗位的进出口、投递及收款的整体情况,因此公司也就无法及时进行全局控制
◆公司由于缺乏对单据、收据、发票等的有效管理,导致总部对分点、分点对各业务员不能及时监督,时常发生“干私活”现象
◆财务进行客户结算、员工绩效分析等工作耗时费力
◆由于客户协议各异,财务人员整日忙于应付大宗户的配送方式管理、资费结算等方面,且不时出现错误,发生纠纷
◆不能及时报告客户货物的库存情况、销售情况及收款情况
◆缺乏高效的外部交流手段◆不能对大宗户的成批配送任务执行情况及时反馈
◆对零散客户的邮件查询必须手工翻找单据,效率低,时效性差,无法满足客户需求◆无法满足互联网客户的网上下单、查单需求
◆与上级(北京邮政速递总公司)不能进行数据交换
三、解决方案
3.1设计原则与重点
除系统设计满足实用、经济、标准、可扩充、易维护等一般性原则外,通过分析物流中心整个业务流程并结合邮件流动特点,我们确定系统的整体架构要遵循:
以邮件在各环节流动为主线,以各种单据回钩和财务款项核对为控制手段,通过灵活、快速、准确地向客户提供信息反馈来提高企业在物流行业中的竞争力。
为了使整个软件流程清晰,责权明确,系统模块的划分遵照:
以邮件的整个流动环节为划分依据,并通过严格的权限设置来实现不同岗位对数据的安全访问。
另外,在对系统进行功能设计时,以汇杰e-deliveryV2.1物流配送系统的“进销存配送跟”思想及实现为基础,针对物流中心业务特点,突出解决“存、配、送、跟”问题。
系统设计的重点就是通过建立一个分布数据集中共享的管理环境实现数据共享,在物流中心各部门间、公司与各外地分点间、外地各分点间、公司与总局间、公司与各客户间搭建一个高效、可靠、安全的信息通道。
3.2主要功能
系统共分九大模块:
订单模块、仓储模块、生产管理、业务管理、财务管理、系统管理、决策分析、互联网访问、主监控台。
这九大模块共含50多项功能,涉及物流中心业务管理的方方面面。
详细功能结构如图2所示。
3.2.1订单模块
客户服务部门使用。
主要包括订单的接收、分拣、出口、合拢、客户信息反馈等。
该模块可以接收如185、电话、传真等各种来源的订单,并通过统一的数据接口对订单进行处理,然后通过网络将订单的投递信息反馈给客户。
3.2.2仓储模块
包括仓库的设定、产品档案的建立、购入、借入、退库、售出、借出、盘盈、盘亏及借入借出结算、接收提货要求并进行简单包装加工等,并提供库存列表、流水分析、汇总分析(包括期初、期间、期末等)、供应商货物销售情况反馈等。
3.2.3生产管理
管理物流信息的主要部分,包括分拣中心模块、分点管理模块及数据交换三部分。
分拣中心是各分点邮件的中转交换场所。
该模块实现了一个限于分拣中心内部的邮件进出管理环境,主要包括中心自己揽收的邮件、分点转投邮件及各种退件的进口、出口、合拢、中心自己的监控、信息反馈,等等。
分点管理模块除管理各分点邮件的进口、出口及合拢外,还实现了邮件最终投递到户及与之发生的交款、交费、投递监控及信息反馈等。
数据交换模块实现了整个公司范围内生产数据的共享、一致。
3.2.4业务管理
该模块归物流中心业务及生产监控部门使用。
主要包括对所发生业务进行建档、对各分点的各种业务的投递情况进行回钩,并向客户进行信息反馈。
该模块还生成揽收日报、投递日报、各分户帐、公司整体运作监控等。
3.2.5财务管理
本系统不是财务软件,而是提供财务决策的相关数据。
主要建立应收、实收帐款,并对应收与实收进行核对。
收据管理;
建立员工揽收工作量、投递工作量、取件工作量的绩效与提成分析;
向客户对帐及结算,等等。
3.2.6系统管理
完成系统相关信息的维护和设置。
其中包括系统初始化、基础数据的维护、数据库的备份和恢复以及系统通用参数的设置。
如:
职工档案管理、职工权限管理、公司组织管理、客户档案管理、供应商档案管理,等等。
3.2.7决策分析
通过灵活的图表等形式向企业领导提供公司揽收与投递的横向与纵向分析
3.2.8互联网访问
包括远程客户的下单与查单;
对公司人事、库存、销售情况进行信息发布,以供公司相关人员进行远程查询。
3.2.9主监控台
接收外地分点的生产数据;
监控外地分点的拨号连接;
进行系统操作的日志记录与分析。
该模块与数据交换模块(属于生产管理部分)一起共同实现了分布数据的集中共享。
3.3应用模式
系统应用模式是综合使用各种软硬件系统的一种应用结构和计算模式,物流中心系统采用以下两种模式来实现异地分布数据集中统一管理:
◆主体使用基于数据库系统的Client/Server模式
◆客户访问部分是基于数据库系统的Browse/Server模式
3.3.1基于数据库系统的Client/Server模式3.3应用模式
3.3.1基于数据库系统的Client/Server模式
系统应用模式是综合使用各种软硬件系统的一种应用结构和计算模式,物流中心系统采用
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