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1、我国古代公务接待
我国的公务接待,由来已久。
从先秦时期开始,由于氏族、部落、部落联盟处理公共事务和内部事务,以及氏族、部落、部落联盟之间的经济文化交往,使接待组织的职能得以产生和发展。
到了公元前21世纪的夏王朝,我国中原地区进入了奴隶制社会,由于官方通信和国家组织人民治理洪水的需要,产生了专门的接待设施,并设职官管理。
到了商朝,不仅在都城修建了用于公务接待的馆舍,而且在通衢大道沿线设立了许多“次”和“羁”。
“次”即临时馆舍。
“羁”古人注为“过行寄止者”,它是商王朝专为接待公务旅行者设的道边旅社。
西周时期接待礼仪制度开始形成一个比较规整的系统。
春秋时期,周王室和各诸侯争相建设馆舍。
公元221年,秦统一华夏,为确保天下一统,秦朝以首都咸阳为中心建立了全国范围的交通和通信网络,广修大道,沿途设立驿站、离宫、馆舍,把中国古代社会的公务接待推进到一个新阶段。
到了汉初,仍沿秦制九卿机构,主管中央各部门的行政事务。
魏晋南北朝时期虽然社会动荡、战乱频繁,但交通线上承担公务接待的“驿”得在战乱中仍以发展。
隋唐时期是中国封建社会的盛世,“六部”“九寺”机构的确立和完善,加强了公务接待事务管理,事权更为分明。
至宋元明清时期,公务接待随着社会经济发展而随之发展。
2、新中国建立前后的公务接待
新中国建立前后的公务接待大体可分为4个发展阶段:
一是建国前的公务接待工作。
大致分为金刚山——瑞金时期、延安时期、解放战争时期3个阶段。
在延安时期以前,接待工作主要是接待红军的高级指挥员,护送干部通过敌人封锁线等。
在延安时期,接待工作有了进一步发展,中央机关在延安设立了交际处,这时的接待增加了涉外因素,随着革命力量的壮大和解放战争的深入,接待工作从质和量上都有了较大改变。
总之,建国前的公务接待工作主要为战争服务,因而具有明显的政治、军事色彩。
二是计划体制时期的公务接待工作。
这一时期,由于红色政权刚刚建立,阶级斗争还很激烈,当时的公务接待具有与警卫工作为一体的特征,接待人员都佩带武器参与服务,其接待手段十分简陋,更谈不上程序、规范。
人员大多是政治可靠的部队转业老红军、老八路战士和部分进步青年。
随着公有制和计划经济体制的建立,中国开始了大规模经济建设,在引进苏联技术专家的同时,引进了公务接待部门的模式——交际处,由此公务接待部门逐步发展起来。
三是“十年动乱”时期的公务接待工作。
“十年动乱”开始后,交际处由于与所谓“走资派”的特殊关系而首当其冲,成为造反派攻击的主要目标之一。
这一时期,全国的公务接待部门都处于半瘫痪状态。
四是改革开放以来的公务接待工作。
党的十一届三中全会以后,党的工作重心转移到经济建设上来,公务接待部门随着外事办公室、旅游局的恢复而组建,公务接待工作的内涵已发生了很大变化,出现了多元化发展的局面,除了党政机关设置的公务接待部门外,以经济建设为主的公共关系部门在越来越多的经济建设领域中快速成长起来。
公务接待部门突破旧交际部门的单一框架,解放思想,开拓发展,创造性地建立了很多形式各异、适应时代发展的接待部门模式,公务接待领域出现了百花齐放的可以局面。
(二)、接待工作地位
广义上的公务接待,指除了私人接待之外所有组织和单位的接待活动。
狭义的公务接待,则专指党政机关在对外交往和公务活动中形成和产生的接待事务和活动,它是各级党委、政府及其机关工作的组成部分,是党委、政府办公室工作的重要组成部分。
周恩来同志曾经指出:
“政务和事务是机关工作的两个轮子,两者缺一不可。
”接待工作是为来宾服务、为领导服务、为机关服务的工作,属于事务工作的范畴。
同时,接待工作是各级党委、政府办公室工作的一个重要组成部分。
一个地区,一个县市,接待工作做得好与坏,对于树立本地区形象,优化本地区环境,促进本地区经济和社会发展,都具有十分重要的现实意义。
(三)、接待工作的作用
接待工作的重要作用,概括起来,主要体现在以下几个方面:
一是服务保障作用。
接待工作是服务保障工作,是为党委、政府及其机关的公务接待活动提供物质条件和服务保障的工作,是为来宾、领导、机关服务的工作。
接待部门通过筹划和运用人力、物力、财力,从经费保障、物资保障、劳务保障等方面,保证公务接待活动的正常运行,通过迎接、安排吃住行、组织宴会、安排参观游览等具体的接待服务,为客人(团组)在当地的访问活动提供必要的工作和生活条件。
因此,服务保障是公务接待工作的基本属性。
保障有力是对公务接待工作的基本要求。
没有接待工作,党政机关的公务交往和公务接待活动就很难顺利进行。
二是交际结缘作用。
接待工作是社会关系和社会交往实践的产物,是机关对外交流和沟通的重要手段之一。
接待工作为交际和招待活动,通过与各方面客人的接待服务接触,为组织广结良缘,形成适宜的社会生态环境和广阔的社会关系网络。
三是形象展示作用。
接待工作是党委、政府及其机关的“窗口”和“门面”,实现多领域、多层次、多方位的对外合作交流的“桥梁”和“纽带”。
接待工作人员有着“形象大使”的美誉。
接待工作和接待价值折射机关和地方形象,具有塑造、维持和创新机关和地方形象的作用。
“热情、周到、优质、高效”的接待服务,对于树立党政机关良好形象具有重要意义。
四是促进经济发展的作用。
接待工作和接待价值的情感效应和关系效应,有利于树立和传播机关和地方的良好形象,积累丰富的关系资源,吸引投资,扩大合作,促进发展。
随着我国改革开放和以经济建设为中心,不仅国内经济文化交流与合作日益频繁,而且国际交流和对外接待空前发展起来,从而也使接待工作在招商引资、促进接待地经济发展方面的作用日益明显的表现出来。
实践证明,接待工作做好了,能有效地促进当地经济和社会的发展。
在全面建设小康社会,加快推进社会主义现代化建设的新的发展阶段,随着改革开放的不断深入和经济建设的持续、健康发展,国内外、省内外合作交流越来越频繁,接待工作任务越来越多,涉及范围越来越广。
上级机关检查指导工作、进行调查研究,同级机关之间公务往来、参观学习,以及各种投资考察、经贸洽谈、文化交流活动日益频繁,使接待工作的任务更繁重,要求也更高。
因此,我们要从讲政治的高度规范接待工作,加强对接待工作的理论研究,不断总结接待工作的实践经验,推进接待工作改革与创新。
二、接待工作程序
从接受任务、组织实施到完成任务的各项工作程序,是整个接待工作过程的运行规则。
如何按程序做好接待工作,我认为应从以下几个方面入手。
(一)接待过程的三阶段
重宾接待的程序,包括客人抵达前的准备工作,客人抵达后的接待服务工作和客人离去后的有关工作三个阶段。
——客人抵达前的准备工作
准备工作充分,才能为整个接待工作的顺利进行,奠定良好的基础。
迎客准备工作主要包括受领任务、制定方案和组织配置资源等环节。
1、接受任务
在接受任务过程中,要掌握本次接待任务的基本情况和要求,做到“四个知道”,即知道客人的基木情况,如代表团名称、主宾姓名、性别、身份、人数等;
知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具;
知道客人的活动日程、意见和要求;
知道我方的接待指导思想、接待方针和接待规格。
在接受任务后,一般要召开专题会议,必要时要召开有相关部门参加的联席会议,通报本次任务的基本情况,传达上级领导对本次任务的指示和要求,并进行明确分工。
2、制定方案
制定接待方案,是接待服务的计划或设计并文件化的过程。
接待方案是接待工作的主要文字依据,是参与接待部门和有关人员的行动准则和办事指南,在接待工作全过程中起规划、指导、沟通和协调的作用。
接待方案的正文部分要明确以下内容和事项:
(1)迎送安排:
包括迎接(欢送)客人的时间、地点,我方参与迎接(欢送)客人领导和工作人员的姓名及职务,以及迎送礼仪。
安排迎送人员应身份适当,人数不宜过多,视来访团组的性质及主宾的身份确定。
(2)住地安排:
包括客人下榻的宾馆的名称及其楼栋和房间,住地安排要充分考虑到安全、卫生、舒适、美观等质量因素,尽可能满足客人对住宿安排的合理要求。
(3)就餐安排:
指客人平时就餐的时间、地点、人数及费用等。
(4)活动和日程安排:
包括宾客活动的内容、地点时间,尽量满足客人的合理要求。
如需要领导出面陪同也要写明。
汇报工作、业务洽谈、参观游览等,都要写明地点、时间及接待服务要求等。
(5)车辆安排:
根据活动日程安排路线及行程,明确接待车辆和驾驶人员等。
(6)会见安排:
写明出席会见的领导姓名、职务,以及会见时间、地点、双方工作人员等。
(7)宴请安排:
包括以什么名义宴请,出席宴会的领导姓名、职务以及时间、地点、人数、规格、费用等。
要明确主菜谱,写明注意事项。
宴请的安排三个环节:
即选择菜品、确定用餐形式、安排座次。
(A)、选择菜品:
体现当地或民族特色、地方风味、时令鲜蔬,饭店拿手和客人喜爱的菜肴,少上昂贵菜肴,不上禁忌菜。
(B)、确定就餐形式:
根据参加人数的多少,参会人员的层次、会议或聚会的特点,选择不同的就餐形式,如:
桌席式的宴会;
自选菜品的自助餐;
站立式的茶(酒会)
(C)、安排座次:
先确定第一主人位,再在主人右边安排第一主宾,左边安排第二主宾,如宾客为外宾,则翻译坐在客人右边。
具体有以下几种方式:
(8)费用:
应写明客人来访中所需费用由谁负担,如自费,由上级或有关部门报销、本单位负担等。
(9)新闻报道:
如需进行宣传报道,应在接待方案中明确报道的主要媒体以及报道稿的主要内容。
(10)对于高级别的接待,还要明确警卫制度。
制定接待方案是一项严肃的工作。
接待方案制定后,要按照程序,向领导和有关部门呈报接待方案,经批准后实施。
3、组织和配置资源
接待过程,事实上是组织、配置和整合各种接待服务资源,包括接待设施、设备、人员、物资等,从而圆满完成接待任务的过程。
“巧媳妇难为无米之炊”,完成接待任务,必须以一定的物质条件做保证,拥有足够和适当的资源,从而,需要筹划和运用人力、物力,从经费、实物和劳务保障方面,保证接待的顺利进行,完成规定的任务。
接待经费预算,也是接待准备工作的一项重要内容。
预算要科学、合理,执行预算要严格。
由于一个接待任务的完成,并不是由一个单位的接待部门独立完成的,而是需要包括饭店、交通、警卫、旅游等部门,上下左右,通力协作,共同完成。
因此,通过良好的沟通和协调,整合各方面的力量,是接待准备阶段的一项极其重要的工作。
4、检查落实
按照接待方案的要求,对各项迎客准备工作,特别是接待场地、设施、车辆等,逐项检查落实,是迎客准备阶段的最后一个环节。
发现问题,应及时改进。
检查的内容大致包括:
(1)住地检查,包括检查住地是否安全、卫生、舒适、美观,并落实宾客对住宿的特殊要求。
(2)餐饮检查,包括落实开餐标准和方式,落实宴请时间、餐厅、人员、菜谱(接待人员对每道莱的菜名及其特点要大体了解)、物资购置、食品卫生情况等。
(3)车辆检查,包括对有接待任务的车辆进行专项检查,发现问题及时维修或更换。
车内要保持清洁,无异味。
(4)会见室、会议室的检查以及住地后勤保障系统(水、电、冷暖气、热水及锅炉
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