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在讨论业务环节内部控制之前,我先说一下为什么要和大家讨论这一问题,然后再简单概述一下内部控制的概念、目标和手段。
一、为什么要谈内部控制体系建设问题?
主要基于以下四点:
1、贯彻学校内涵发展战略的需要。
随着新校区投入使用,后勤集团的管理任务大幅增加。
学校确立了内涵发展战略,这就要求我们在开展各项经济业务活动中,细化业务环节,通过完善内部控制制度,规范我们的管理活动,提升我们的服务水平。
2、内部控制体系的建立和完善,是整个高校经济管理工作面临的一个共性问题。
今年6月份省教育厅、省教育工委针对高校出现的一些问题,要求各高校对资金安全进行一次全面审计。
9月29日,省审计厅、省教育厅按照省政府11次常务会议决定,召开了高校全面审计动员会,决定对省属高校、独立学院、民办院校在今明两年进行一次全面审计,以促进学校规范经济管理,确保资金安全。
我校被安排在第一批,目前,审计组已经开始审计。
3、今年初,毛永波总经理就后勤集团经济活动管理有关问题,同我做过交谈,希望就有关业务环节控制和程序要求与大家做一个交流,以便工作衔接和流程的规范。
4、与大家共同探讨内部控制建设,促进经济活动的规范化管理,也是内部审计服务职能之所在。
为了拓展审计工作覆盖面,今年初我们开展了内控制度审计测评业务,与大家共同探讨经济活动的内部控制体系建设问题,对审计工作也是一个促进。
二、简要说一下内部控制的概念、目标和手段。
(一)内部控制的概念。
内部控制是管理现代化的产物,他是在早期内部牵制的基础上,伴随着单位内部科学管理的压力和审计工作的要求,由经营管理者和审计人员共同实践总结,逐步发展完善的。
内部控制可表述为:
单位经营者为了维护财产物资的安全完整,保证会计信息的真实可靠,保证经营活动的经济性、效率性,通过对经营活动制定制度、流程和措施而形成的调节、检查、制约系统。
简单地说,就是单位为实现管理目标而形成的自律系统。
(办法、制度、规定、流程等系统)
(二)内部控制的目标
内控目标首先要服务服从于本单位所要达到的总体目标。
对于后勤集团,把服务教学,服务师生生活作为主要目标。
从管理角度讲,要以有限的经费最大限度的完成好全校的各项后勤保障任务。
因此,各业务部门各业务环节,就必须履行节约,减少浪费,设法提高经费的使用效益。
这些都是后勤内部控制系统所要实现的目标。
具体目标应有一下四点:
一是维护财产物资的安全、完整;
二是保证会计信息的真实可靠;
三是保证经营活动的经济性,效率性和效果性;
四是保障各项法律、规章的有效遵循。
重点应在第三条。
(三)内部控制的手段
内控手段是指经营者为了实现内控目标而采用的各项政策、制度、程序、流程和措施的总称。
从内部控制审计测评的要求讲,基本的内控手段应有以下四种:
1、授权批准控制--指单位通过制定规章或决议,给各级人员适当的授权批准,使其在授权批准范围内执行有关业务。
XX和批准,不得处理有关业务。
授权批准控制要在明确职责权限的同时还要明确其应负的责任,从而做到分工负责,权责分明。
一般授权(正常业务范围),特殊授权(超出一般业务范围)
2、职责分工控制—即不相容职务的相互制约和牵制。
主要包括以下内容:
(1)决策与执行相分离;
(2)执行与审核(考核、验收)相分离;
(3)执行与核算相分离;
(4)保管与会计相分离;
(5)保管与清查相分离;
(6)会计与出纳相分离;
(7)总账与明细账、日记账相分离;
3、会计记录控制
复式记账,凭证审批控制,记账程序控制,会计账簿控制(记账、对帐、结账),会计报表控制。
4、实物控制
(1)现金、银行存款必须及时入账,做到日清月结,不得白条抵库。
(2)库存物资实行永续盘存制,随时反映收发、库存情况;
特别要重视物资领用程序的科学规范,防止跑冒滴漏。
(3)建立财产物资定期或不定期清查制度。
保证财产物资帐实相符,盘盈、盘亏都应及时查明原因,按规定程序报批后进行账务调整。
(4)采用科学方法保管好财产物资。
对于后勤集团来说,特别是米、面、油、干菜要防止腐烂,防止鼠害,减少浪费。
下面就结合具体业务环节谈一下内部控制体系建设。
第一部分,材料物资采购、领用环节的内部控制问题。
就后勤集团而言,每年有大量的采购任务,既有米、面、油,也有生活用煤,还有水、电、暖消耗材料等。
坚持公开、公平、公正原则认真组织好采购业务,既是实现管理目标任务的需要,也是贯彻学校有关廉政建设规定的需要。
对于材料物资的领用也应当给予高度关注,它不但直接影响着集团的经营效益,弄不好也会出现违纪违法问题。
(一)采购环节及控制
主要环节:
采购申请——审查批准——大宗采购公告(校纪委规定5万元以上的大宗采购要在院内组织招标;
5-1万元,由业务部门领导组织招标;
一万元以下,由业务部门和使用部门协调进行)——考察论证筛选供货商——招标——合同签订——进货验收——货款支付——会计核查——履约检查(长期供货合同)——商务关系延续(二年)或重新筛选供货商进行新的招标。
采购业务主要控制措施:
1、职责分工。
着重考虑以下五个方面
一是请购与审批职责相互独立;
二是审批与采购执行职责相互独立;
三是验收与会计核算职责相互独立;
四是出纳与应付账款的记帐职责相互独立;
五是内部检查与相关执行职责相互独立。
2、程序控制
(1)授权控制,根据采购业务的规模划分分级采购权限,并以制度规章予以明确,哪些必须由集团统一组织采购,哪些由各个中心组织采购,应有授权划分。
(2)采购文件及记录管理控制
为了方便集团对采购业务的审批,保管,检查,应合理设计和使用各种文件和记录。
较为关键的文件:
如订单,验收单,付款凭单,支票等都应预先编号,有关经手人员应按编号归档管理这些文件;
为了准确核算货款结算情况,应按供货商逐户设立应付账款明细账,货款结算最好以转账支付方式,尽量减少现金结算。
(3)采购业务的独立检查控制,三个层面:
保管人员—货物的品种、规格、数量、等级、价格确认;
领导审批—卖方发票、验收单、订单、合同等;
会计审核--卖方发票、验收单、订单、收款方相关信息,账户名称的一致性
(二)材料物资领用盘查环节的内部控制
主要环节:
申领——审批——出库——使用人签收——会计核算——盘库——会计处理——独立检查
领用环节的控制措施与采购环节基本一致,相关职责要相互独立,形成制约;
领用文书设计应严密周全,不留漏洞;
库存明细账应日清月结;
存货盘点要由负责保管、使用、会计人员和独立于这些职能的其它监管人员共同进行,确保盘点的真实性,有效性;
库存物资报废应由保管人员提交专项报告,说明报废原因,连同报废单报领导审批,经审核小组核查责任后集体研究处理。
第二部分,关于维修改造工程业务的内部控制和报审环节的有关要求。
(一)建设工程业务内部控制
1、组织领导(工程建设领导小组、招标领导小组、监督小组)
2、明确授权:
校纪委规定:
投资50万元以上(含50万元)的建设工程(包括新建、扩建、改建、维修、装修),按国家有关规定进行招标和实施;
50万元以下,5万元以上的工程在院内组织招标,由院招标领导小组确定施工单位;
5万元以下工程,由主管院领导召集有关人员招标和实施;
凡建设工程因变更增加投资在1万元以上(含1万元),工程项目负责单位应向招标领导小组和监督部门通报说明情况。
3、建设工程业务的主要环节
建设工程申请(含概算)——立项审批(学院、集团)——招标公告——施工单位考察、筛选——编制工程预算或标底——招标——签约——修缮工程前期验证——施工组织——变更或隐蔽工程验证——竣工验收——决算报审——审计复核——出具审计意见——结算——后期质保
4、主要控制措施
(1)工程预算或标底要尽量准确。
工程量;
材料,人工单价;
计费标准;
三准确。
(2)招标方式的选用应最大限度的维护集团利益。
按照约请投标人方式,分为公开招标和邀请招标。
建议多用公开招标方式,筛选施工单位时优先考虑以前合作较好的施工企业。
按照是否委托代理机构,分为校内组织招标和委托代理机构招标,修缮改造工程一般不做委托。
按照招标人是否制作标底,分为有标底招标和无标底招标,一般修缮改造项目最好是有标底招标,明确工程内容及工程量,像拆除项目就可以是无标底招标。
按照定标方式不同,分为条件中标和议标。
为了避免不可预见因素对招标公平性的影响,以下招标方法比较常用到,我们可根据具体工程特点选取。
一是综合评分法招标;
二是工程量清单投标报价;
三是评出技术招投标人,按最低报价中标
四是充分进行市场调研,低价整合,议标谈判;
五是预先无法确定工程量,现场签证可靠性较高时,采取费率招标;
在实际工作中,我们可根据工程特点,对以上方法进行必要整合。
(3)分散的零星修缮工程,施工前应对现状进行前期验证记录。
最好与审计人员一同进行。
(4)施工过程中的变更或签证应由分管领导和现场人员共同签字,不允许一个人签证。
重大变更或签证应按规定的程序报批签字。
否则,审计人员不好确认。
(5)隐蔽工程在完工之前,未隐蔽前,工程量较大,应通知审计人员进行同步验证,避免审计过程中出现分歧。
(6)竣工验收要认真细致,特别是使用部门要如实反映存在问题,以便要求施工单位限期整改。
(二)工程决算报审的有关要求:
基本要求是:
报审资料齐全,内容真实完整,谁报送谁负责。
报审资料包括:
工程立项批件;
招标,投标文件;
中标通知书;
施工合同;
工程变更、签证原始文书;
主材认质认价资料单(如果认质认价时);
补充协议;
竣工图纸;
竣工验收单;
经建设单位审核确认的工程决算书。
审计过程中的三点要求:
一是报审资料,在审计中途不允许调整变更或补充
二是施工管理人员要督促施工方积极配合审计,如存在分歧,应遵循实事求是原则。
三是审计人员要自觉遵守职业操守和规范,坚持公平公正原则,自觉遵守审计人员廉洁自律规定,并接受报审单位和施工单位的监督。
内部审计与内部管理职能部门本来就是一家,大家的工作目标是一致的。
审计监督仅是我们工作职能的一部分,我以为,内部审计的主要职能还是在于审计服务,审计处愿意更多更好地为后勤集团的管理工作做好服务,希望大家一定不要客气,只要后勤集团有需求,我们将会全力做好审计服务工作。
谢谢大家!
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