电子文件归档与管理规范.docx
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电子文件归档与管理规范.docx
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电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范
11 范围
本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位,其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体,应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件,以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
12 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T11821-2002照片档案管理规范
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
GB/T19667.1-2005基于XML的电子公文格式规范第1部分:
总则(SpecificationforthestructureofelectronicofficialdocumentbasedonXML—Part:
1Generalprinciples)
GB/T19667.2-2005基于XML的电子公文格式规范第2部分:
公文体
GB/T20916-2007中文办公软件文档格式规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
DB/T380-2002江西省归档文件整理规则
中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例
国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日
国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,2006年12月19日
中华人民共和国电子签名法
ISO15489Informationanddocumentation—Recordsmanagement(信息与文献——文件管理)
ISO23081-1Informationanddocumentation–RecordsManagementProcesses–MetadataforRecords—Part1:
Principles(信息与文献——文件管理——元数据原则)
ISO14721Openarchivesinformationsystem(OAIS,开放档案信息系统)
W3CNamespacesinXMLXML的命名空间(Namespaces)
ISO/IEC26300:
2006INFORMATIONTECHNOLOGY-OPENDOCUMENTFORMATFOROFFICEAPPLICATIONS(OPENDOCUMENT)V1.0(信息技术—办公应用程序开放文档格式)
ISO19005-1:
2005DOCUMENTMANAGEMENT-ELECTRONICDOCUMENTFILEFORMATFORLONG-TERMPRESERVATION-PART1:
USEOFPDF1.4(PDF/A-1)(文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分:
PDF的使用)
《电子文件管理指南》,国际档案理事会电子文件管理委员会,1997
13 术语与定义
13.1
电子文件(ElectronicRecords)
电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。
为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。
13.2
归档电子文件(ArchivalElectronicRecords)
具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。
一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。
结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。
13.3
内容(Content)
内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息,包括正文、附件等,是电子文件形成的最初目的。
13.4
结构(structure)
结构是指表述电子文件内容排列,各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。
13.5
背景(context)
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
背景信息有助于理解职能活动过程,有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景,有益于记录职能活动过程的顺序,维护文件之间的联系。
13.6
真实性(Authenticity)
指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
包括三重含义:
电子文件内容与其用意相符,电子文件的形成和发送与其既定的责任者和发送者相符,电子文件的创建时间或发送时间与其既定时间相一致。
13.7
完整性(Integrity)
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
完整性有三层含义:
第一,电子文件的内容、结构、背景信息没有缺损;第二,作为记录社会活动真实面貌的、有着内在有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全;第三,与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。
13.8
有效性(Utility)
指电子文件应具备的可查找、可检索、可呈现和可理解性,即电子文件的可靠性与长期可读性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
一份有效的电子文件应该能够表明其与形成它的职能活动和履行职能过程的直接关系,这种关系应由背景信息加以保存和表达。
13.9
电子文件元数据(ElectronicRecordsMetadata)
电子文件元数据是描述电子文件内容、结构、背景信息及整个管理流程,又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
13.10
信息包(InformationPackage)
信息包,又称为信息总体,是一组信息的集合,由为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保护描述信息组成。
内容信息与保护描述信息构成电子文件的元数据总体。
信息包分为提交信息包(SIP)、档案信息包(AIP)与分发信息包(DIP)。
提交信息包用于归档电子文件的移交,档案信息包用于归档电子文件的长期保存,分发信息包用于归档电子文件的查阅。
经过数字签名封装的,基于XML(可扩展标记语言)的信息包是确保电子文件凭证性、实现电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。
13.11
保护描述信息(PreservationDescriptionInformation)
保护描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述,能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。
保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。
13.12
管理信息(ManagementInformation)
管理信息是指描述电子文件管理过程的信息,由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。
13.13
固化信息(FixityInformation)
固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息,如能够描述数字签名的内容值、校验和等。
13.14
捕获(Capture)
指对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。
13.15
迁移(Migration)
在保证电子文件真实性、完整性与有效性前提下,将电子文件从源系统向目的系统转移(硬件平台转移、操作系统平台转移、数据库平台转移、中间件平台转移等)、从一种格式向另一种格式转换、从一种存储介质向另一种存储介质转移、应用软件升级的方法与过程。
13.16
逻辑归档(LogicalFiling)
指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
13.17
物理归档(PhysicalFiling)
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
13.18
鉴定(Appraisal)
指鉴别、判定电子文件真伪、价值与有效性的过程,包括内容鉴定与技术鉴定。
电子文件的双重鉴定贯穿于电子文件管理的全过程,从室藏鉴定、馆藏鉴定到保管期满鉴定,从系统迁移到存储介质转换,都需进行内容鉴定与技术鉴定。
电子文件的室藏鉴定又分为先期鉴定、归档鉴定。
内容鉴定是根据电子文件的内容确定密级、确定安全分类、归档范围和划定保管期限的鉴定。
技术鉴定指对电子真实性、完整性、有效性鉴定,以及无病毒鉴定、存储介质状态鉴定。
先期鉴定是指在电子文件创建过程中、未正式形成之前,对其归档范围和保管期限所作的一般推断。
先期鉴定有利于及时捕获具有保存价值的电子文件。
14 总则
14.1 开展电子文件归档与管理工作,旨在留存信息时代的机构记忆与社会记忆,保护立档单位核心信息资源,保证归档电子文件凭证性,避免政府及社会各界在电子政务与档案信息化建设中的重复投资和资源浪费。
14.2 立档单位应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重,为电子文件的归档与管理提供政策、制度、技术与人员保障。
14.3 电子文件归档与管理应以保证其凭证性与长期可读性为主要目的。
14.4 为保证具有保存价值的电子文件得以及时捕获,保证归档电子文件的真实性、完整性与有效性,应遵循前端控制与全程管理原则。
14.5 为保证电子文件真实性、完整性、有效性,应自设计其生成环境直到永久保存或销毁,从电子文件的管理制度、管理系统功能、长期保存策略、系统安全防范、存储与备份等各方面加以规范并实施严格管理。
14.6 办公自动化等业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设,在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段,将电子文件归档与管理的重要功能嵌入系统,提高管理自动化程度,使具有保存价值的电子文件及其元数据得以及时捕获,并得到规范管理。
14.7 纸质正式文件的印制工作应集中于机关打字室进行,有利于辅助性电子文件的统一管理与收集。
14.8 正式电子文件与辅助性电子文件一经形成,其原始文件经加密或数字签名后封存于专用存储器中,采用复制件进行电子文件的鉴定、整理与归档工作。
14.9 根据归档电子文件的凭证性保障与长期保存对技术、软硬件系统架构、管理成本、安全、专业技术人员等各方面提出的高要求,应对归档电子文件实行异地集中统一管理策略,各级党政机关和社会团体应将经加密或数字签名处理的原始归档电子文件定期进行物理归档,移交至同级国家档案馆。
14.10 各级国家档案馆应作为同级党政机关和社会团体电子政务信息集中备份的重要场所之一,应按凭证性保障与长期保存的要求对接收进馆的归档电子文件实行集中统一管理,并向党政机关与社会团体提供归档电子文件的查阅利用。
14.11 电子文件易受损、易篡改、非直读、非实体存在、易丢失等特点,决定电子文件管理要求不同于纸质文件,电子文件的捕获、收集、鉴定、归档、整理等各项工作必须前移。
14.12 各级档案行政管理部门,对同级立档单位电子文件归档与管理工作负有监督、指导职责,应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等各方面提供指导与帮助。
15 电子文件真实性、完整性与有效性保障
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