文秘工作基础知识浅谈文档格式.doc
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如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文,受文者一定不会等闲视之,而会慎重对待。
当然,好的公文不仅是内容,形式也很重要。
形式即格式,一般说来,公文的格式是相对固定的,如果我们的公文格式不规范,内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度,最起码第一印象就不好,一是认为发文单位不正规,其二是认为不严肃,对受文单位不尊重,特别是上行文,有些一看就不规范的公文,也许上级领导连看都不会看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。
谁还愿为你解决问题和矛盾?
由此可见,企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。
文秘工作范围较广,包括公文写作、公文处理、档案管理等等。
这里的学问很深,大学里有专门的学科,我们没有时间和精力、也没有必要去深究,从我们的工作实际出发,只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。
第二章本公司常见公文的分类
1、从表现形式分:
①行政性公文:
决定、通知、通报、公告、通告、报告、请示、公函、总结、会议纪要、计划、大事记。
②适用性公文:
制度、办法、规程、细则、规定、规划、守则、工作要点、简报、调查报告、会议方案。
③会议公文:
提案、会议记录、会议简报、会议记要、经验介绍、讲话稿、总结。
④社交文书:
介绍信、公开信、证明信、表扬信、贺信、慰问信、倡议、决心书、保证书、挑战(应战)书。
⑤民事文书:
便条、留言条、请假条、借条、欠条、收条。
⑥商务文书:
协议、合同、广告、申请书、招标书、投标书。
⑦其他类:
海报、温馨提示、告示、启示。
2、从公文来源分:
收文和发文。
3、从行文方向分:
上行文、平行文、下行文。
4、从发送和处理时间分:
特急、急件、平。
5、从机密程度分:
绝密、机密、秘密、普通。
公文都具有特定的、统一的格式,行文规范严谨。
第三章公文的格式。
1、标题完整。
2、受文单位明确(标题下空一行顶格写)。
3、正文规范(开头、主体、结尾)。
4、主题词(公文中的关键词、中间隔字,不用标点)。
5、附件。
6、落款和日期。
有版头(标题上有单位的,只写时间,加公章,无版头的写明发文单位)。
第四章本公司几种常见公文及其写作
一、报告
1、报告的定义及其特点:
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
从性质和内容上分可分为以下5类:
(1)工作报告:
汇报例行日常工作和专项工作两种。
(2)情况报告:
汇报工作中发出或发现的某种情况或现象问题。
(3)建议报告:
侧重于对今后工作的意见和建议,与请示接近,供上级参考,上级可答复也可不答复。
(4)答复报告:
回答上级的询问,必须有针对性,不能答非所问。
⑸物资申购报告必须写明:
物资名称、数量、单位、规格、型号和期限等(特殊设备还需写明产地)。
2、报告的基本写法:
报告由标题、主送单位、正文、落款和日期构成。
(1)标题:
通常只写事由和文种,有的可加“紧急”字样。
(2)主送单位:
在标题下第一行顶格写受文单位或对象。
(3)正文:
一般由三部分组成,即报告目的、报告内容和结尾。
(4)落款和日期(签章)。
二、请示
1、请示的定义及其特点:
请示是下级向上级请示某项工作、某个问题,请求批准某个事项的上行公文(带请求性)。
2、请示的基本写法:
应写明请示事项和文种(不能用请示报告)。
(2)正文:
包括三个部分:
a、请示原由。
b、请示事项。
c、结束语。
一般用“当否,请批示”、“妥否,请批示”、“以上请示,请予审批”等,要谦和得体,不宜使用请“从速批复”、“尽快解决”、“以解燃眉之急”等等字样。
(3)突出请示的重点。
a、把主要精力用在“怎么说”上面,而不应放在“说什么”,也就是技巧问题。
同一个请示内容,有的得到批复,有的很快得到了批准,关键是技巧问题。
而技巧集中体现在对请示原因的陈述中,不要光从本单位考虑,而要放在上级的角度,从全局立场去考虑,用上级的道理去说服上级。
如何挑选和陈述理由是一份请示的关键。
(4)坚持“一文一事”的原则。
一份请示中,只能写明一个请求批准事项,不能把多个请示事项列于一份请示中。
例:
关于XX小区给予XX同志的加薪的请示。
注意:
报告和请示的标题必须写明事由而不能光写文体。
报告一般不一定回复,而请示一般都应回复。
三、公函。
1、公函的定义及其特点:
公函是平行单位之间或不相隶属的单位之间商洽和联系工作、询问和解答问题时所使用的一种文体,属平行公文,一般不具有指令性,但有时上下级之间也采用“函”的形式联系工作,比如“指导函”、“询问函”等等,这种函就带有指令性。
“函”的使用范围十分广泛,凡是不便使用其他公文文体联系工作的,都可能用函,它简便、简短、自由、灵活、不受一般公文的严格规定,可不编文号,可不用文头。
2、函的种类和写法。
⑴、商洽性函:
商洽原因商洽事项
⑵、询问性函:
询问原因询问内容
⑶、答复性函:
告辞情况答复意见
⑷、委托性函:
委托原因委托内容
⑸、告知性函:
与答复性函有些相似,区别在于,答复性函是答复对方询问的问题,而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。
告知原因,告知事项。
无论哪类函,都必须注意两点:
第一、一函一事,中心突出,有的放矢,及时准确。
第二、直述原由,行文简洁,语言明快、措辞得体。
四、通知
1、通知的定义及特点。
通知是机关或单位向特定的受文对象告知有关事项的晓喻性公文。
具有以下特点:
⑴、运用范围广泛,在所有的公文中,通知应用范围最广泛,上至高层单位、下至基层单位,大到国家重大事件,小到一个小单位的一般事项,都可用通知行文。
⑵、文体功用的晓喻性
有所告晓,有所要求,“晓”和“喻”。
⑶、知照事项的时间性。
在所有的公文中,通知的时间性最强,即使是规定性通知,也不象其他规范性公文那样有较长的时效性。
停水通知、、、、、、、(原因、事项、时间、要求……)
2通知的写法:
标题:
主送单位(个人)、正文、落款、日期。
a、标题:
由事由和文种组成。
b、主送单位,标题下第一行顶格写。
c、正文:
由原由、事项、要求三部分组成。
d、落款和时间(右下方)。
通知属下行文,不宜向上级或同级或不相隶属单位发通知。
五、通告(公告)
①通告与公告的区别:
通告的发布者通常是国家机关中的业务(职能)部门,也可以是基层企事业单位、人民团体。
行文关系可以是平行文,也可以是下行文。
公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机关,具有较强的权威性,有的还有强制性。
公告的受文者十分广泛而笼统,行文关系又十分明确,原则上可称为下行文。
从以上情况看,我们企业来说,通常不用公告而只用通告这种文体。
②通告的写法:
通告一般由标题、正文、落款和日期构成。
a、标题有三种写法:
一是由发文(单位)、事由和文种三部分组成,二是由事由和文种组成,三是直接标出文种。
XXX关于XXXXX的通告;
关于XXXXXX的通告;
通告。
b、通告的正文:
由通告缘由、通告事项、通告要求三部分组成。
缘由指目的意义,后写“特作如下通告”或“通告如下”引起下文。
通告事项要写明让一定范围内群从遵守或周知的事项,一般可用条列项来写,有的结尾还写执行的时间、范围和有效期,或者提出希望和号召。
六、制度
制度的分类很多,按内容分有工作、学习、管理等,按范围有国家、单位、个人等,按时间分有长期、短期等。
我们在这里讨论的只是适用于本公司的制度,即工作岗位责任制度,这种制度是把责任和制度结合在一起的,是责、权、利在一个岗位上的有机结合,可使员工责任明确、具体,增强责任感。
例如:
秩序维护队门岗制度、工程维修值班制度等等。
①制度的特点:
a、规定性:
限定员工可以做什么,不可以做什么。
b、程序性:
要求员工必须按一定程序和规则操作。
②制度的写法:
由发文单位、事由、文种和类别(制度)三部分组成。
b、正文:
分三个部分:
写明发制度的缘由;
写明各种具体条文;
写明实施范围、生效日期和解释权等等。
要求:
文字必须简洁易懂,具体准确,切忌重复和废话。
标题下写明时间,加括号。
七、规定
规定的使用范围较广,党政机关、社会团体、企事业单位均可使用。
凡是需要规范人们的行为,要求有关人员遵守和执行的事情,都可以用规定行文。
①规定的基本格式由标题、发文单位及日期、正文三部分组成。
由发文单位,事由和文种组成。
XXX小区(发文单位)客户中心档案管理(事由)规定(文种)。
由开头、主体和结语组成。
开头写制定规定的原因,并以“特作制定如下规定”、“特作如下规定”等语承上启下。
主体部分写明规定的具体内容,一般是分条行文。
结语部分写实施说明。
本规定自X年X月X日生效、本规定自X年X月X日执行。
八、守则
守则是面对全体人员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则,此外,还可以是具体操作规范,如《配电房操作守则》、《员工守则》之类就是规范本行业的守则。
守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
①标题:
由执行守则的对象加文种组成,如《员工守则》;
②正文:
将有关的要求(包括应该做的和不应该做的)内容以条为序依次写明。
③署名和日期,一般写在正文右下方,也可写在标题之下,外加括号。
因守则是员工自我教育的一种方式,所以一般应通过群众酝酿讨论。
条文应明确,具体通俗,不可多也不可长,以便记忆和检查。
九、计划(规划)
1、计划与
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