公司办公室文书工作管理制度文档格式.doc
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第三条寄发邮递公文,严格按照机要件发送程序和要求进行密封、编号,详写收件人地址、单位和部门名称。
对于秘级性公文的邮递,还应特别标注“注意保密”、“注意保存”、“阅办退回”等提醒字样。
第四条对于特快、快递等加急公文或密件的受理,应坚持特事特办的原则,优先办理,确保时效。
对于受理单位不明的公文,应送公司办公室领导审阅批转,由相关部门签收。
第五条密级公文不得复印,不得外传泄密,不得私自留存,严格按照保密规定按程序进行传阅、收存和上交。
第六条次年六月底前对上年度文件进行清理回收,分类,列表登记,统计份数。
对于需要归档的文件,按程序向集团公司史志档案馆移交;
对于需要销毁的文件,列出清单报公司办公室领导批准,在办公室进行粉碎监销;
对于上级要求退回的密级文件,要及时上交并留存清退文件手续。
公文打印及发布管理
第一条内部公文的打印要以集团公司领导签发的发文批件为依据,按照党、政、纪、工、团等类别进行编排文号,审查文稿标注的主抄送单位、部门和人员是否准确,相关要素是否表述清楚得当,确认份数后交打印室进行打印。
第二条文件复印前应通知拟文单位或部门将打印件进行认真校对,校对人在发文批件相关栏目签字认可后方可复印成文。
文件复印后应页面整洁,字迹清楚,排版合理。
对于机密性文件,打印人员在文件成文发布前应注意对文件内容的保密。
第三条内部文件的用印由文书人员在办公室进行,印位正确,印色鲜亮,印迹清楚。
第四条内部文件的归档应份数齐全,底稿及批件与文件相符,按部门分别存放在文件档案盒内妥善保管,并注意防损、防失、防虫、防霉、防盗。
第五条文件的发布由文书人员在办公室通过局域网进行。
发文要素输入正确,业务熟练,发布及时。
负责文件发布的人员应对入网密码严格保密,以防被人盗用,给工作造成损失。
印信公函的使用和管理
第一条使用集团公司印章和企业法人代表名章应在办公室进行。
一般事务性用印,由用印人员登记用印理由,用印时间和用印枚数并签字确认;
重要事务用印,依据用印审批单按照领导批示用印;
特殊情况用印,由用印人填写申请表,经相关业务部门主管同意,呈集团公司领导批准后再用印。
第二条外出用印,由相关部门向集团公司办公室提出申请,经办公室领导批准并安排专人送印和监督用印。
送印人员在完成任务后应及时返回单位,确保印章安全。
第三条印章的刻制。
刻制印章要根据相关编制文件要求和办公室领导的指示,备齐相关资料,与当地公安机关联系并提出申请,到专门印章刻制厂办理。
第四条新印章启用前要预留印样备案,然后通知用印单位到集团公司办公室签字领取。
财务专用印章到财务主管部门签字备案。
第五条印章的收缴和封存。
旧印章由相关单位和部门到集团公司办公室办理印章移交手续,由文书人员进行登记和封存。
封存的印章要妥善保管于保险柜内,严防丢失。
第六条正在启用中的印章平时应妥善保管于密码保险柜内,随用随取,用后放回,严禁遗忘在办公桌上外出办事。
第七条原则上严禁在空白介绍信、公函、信笺等文书上用印盖章。
介绍信、公函平时应存放在保险柜内,现用现取。
开具要严格程序,在存根栏详书使用理由及持有人姓名,并留好存根备查。
第八条特殊情况需要使用空白函件的,应由使用单位填写申请单,呈集团公司主管领导批准,在印章背后逐页编排序号,并登记使用事由、持件人姓名、时间、份数等要素,以备追溯和查询。
第九条本制度由集团公司办公室制定,并负责解释,自颁布之日起执行。
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