秘书学案例分析_精品文档Word文档下载推荐.doc

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回来后，又向领导“报忧”。

4、搜集的先进个人典型材料，自己动手

写稿；

发现下面问题后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。

回来后，一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也要讲清基层同志的态度和所采取的措施。

[评价]

作为秘书按“办事”职能来说，带着领导交办的事情完成即可。

因此，选择第一种方案，或第二种方案，似乎也是无可厚非的。

特别是秘书要“上传下达，下情上述”，将下面存在的一切问题反映给领导，石斛做到了忠于职守。

第三种方案是那种走到哪里就把意见发表到哪里，以“二首长”自居，指手画脚的秘书的越权行为，是不允许的，特别不应当把这种行为看作是秘书的“参谋职能”的体现。

那种不起综合分析作用，原原本本地将下面一切情况，所有信息，一股脑儿地“端”给领导，不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作用的发挥。

现代管理中，领导要考虑的事情很多，已有定见处理的事情，能尽量不去干扰领导对重大事情的考虑为最好。

作为秘书，从工作关系上看，他应建立全方位式的和谐的人际关系，这样，对他的工作才有利。

因此，他不仅对上、对左右要搞好关系，而且对下面、对基层干部和群众也应搞好正常的人际关系，不能到了下面似“钦差大臣”满天飞，给基层增添麻烦和负担。

秘书人员接触面广，知道情况多一些，这样，他到任何一个单位都可能发现一些问题，如果不是诚心诚意同基层干部和群众一起商讨，做开导、启发工作，而是事无大小，将一切问题记下来向领导汇报，结果，下面的干部和群众，只会对他敬而远之，认为他是“打小报告”的人。

耿秘书便是这样，所以，当他再次来到第一分店时，别人对他冷淡，这不足为怪。

这并不是说，秘书人员不能向领导反映下属的问题，或只能“报喜”不能“报忧”，只要我们像方案四那样，真心诚意地同他们商量，不搞挑剔，不背着他们“报忧”，让他们觉察到自己工作中的不足，下决心改正，并将问题的“全貌”反映给领导，这样对领导，对基层，对工作都有好处。

案例与分析

（二）

市机械进出口某分公司经理在出国考察期间，曾与某国外商社签定出口技术含量高的成套机床的意向书，外商总经理即将前来考察，最后落实出口事项。

这一信息传到分公司时，时间已经相当紧迫。

在家主持工作的副经理找来谢秘书和冯秘书，要他俩在两天内分别完成两个材料的写作任务：

一个材料是概述我国、特别是解放后生产该成套机床的历史发展状况；

另一个材料是详细介绍改革开放以来以星火厂代表的生产厂家为提高该机床质量所做的各种努力，以及销售状况。

两个材料都必须以确切的统计数字来说明。

副经理布置任务后，强调一定要将材料写好，使外商感到满意。

最后，他问两位秘书需不需要找人帮助翻阅资料，冯秘书要求派人帮助，谢秘书表示不需要。

谢秘书多年来收集积累了几十万字的各种资料，有关本公司、本行业、本系统的各种数据、资料特别丰富。

他分门别类，装订成册，平时翻阅，烂熟于心，任务来了，翻出所需材料，便会倚马可待。

第二天一早，他将已写好的材料交给了副经理；

到了下午还不见冯秘书交材料，副经理派人去催问，得到的回报是，还有些数字和材料尚未查到。

为确保万无一失，副经理又找来谢秘书，要他再辛苦一晚上将第二个材料写好。

谢秘书在接受副经理再次下达的任务时，瞬间，产生了种种考虑：

1、接受任务，按副经理意见办事，代替冯

秘书完成第二个材料的写作任务。

2、借口第二材料早已分给了冯秘书写，自

己再插手，会影响关系，而加以拒绝，

3、既不拒绝不管，也不全由自己揽过第二

个材料的写作任务，而是背着副经理暗暗帮助冯秘书按时按质完成任务。

4、在副经理再次布置任务时，明确表示，

自己愿意提供素材和数字，帮助冯秘书完成任务，而不另起炉灶去取代他。

谢秘书认为，此时，副经理是在客观情况紧急，为迅速完成任务，而做出的走马易将的决定。

从领导角度看，有合理性的一面。

然而，这样做的结果将给秘书队伍内部的团结，给冯秘书今后的处境，以及自己与冯秘书的关系，带来一系列的不利因素。

因此：

如采用方案

（一），完全接受领导分配任务，似乎不错，但其结果会带来不必要的副作用。

如果照方案

（二）办，显然违背了秘书按领导指示办事的工作原则。

按方案（三）处理，谢秘书不争名利，乐于助人，似乎很高尚，然而，确有违秘书的角色地位和工作原则，同时也有违秘书必须具备忠诚品格的要求，在他人心目中反而会落个沽名之嫌。

谢秘书在很短时间内，经仔细斟酌后，采用了方案（四），在向副经理说明了理由后，副经理也觉得很好，经谢秘书向冯秘书提供必要的材料和数据后，冯秘书按时按质完成了任务，从中，冯秘书向谢秘书学到了很多东西，提高自己的能力。

这样，也协调了同事之间的关系，维护了秘书队伍和谐与团结，一举多得，各方满意何乐而不为呢？

[评析]

这一案例涉及到秘书工作中多方面的问题。

总起来看，是秘书本身素养的问题。

一个政治素质高的秘书，在按领导意图办事时，第一，他必须判断领导意图正确与否，有无偏颇之处。

如果领导意图有偏颇之处，则应设法尽力劝说领导，修正乃至改变初衰。

第二，一个优秀的秘书，其内在品质应顾及整体，顾及他人，处理好同事之间的关系，注重发挥他人的积极性。

第三，秘书应注重平时练好“内功”，全面提高自己的素养，才有可能在被动中争得主动，出色地完成任务。

第四，秘书在接受任务时，应有较强的判断力和迅速做出反应的能力。

案例与分析（三）

琼海公司詹秘书在接受了徐总经理迅速完成一份材料写作的紧急任务之后，正急匆匆地往自己办公室走时，在走廊上被副总经理柴蓝春叫了过去。

柴副总要詹秘书赶紧为他找全有关市场经济的重要论文。

詹秘书此时此刻一心只想到完成徐总布置的任务，对柴副总说的什么似乎一无所知。

柴副总见他有些走神，又重述了自己的话。

詹秘书听后，觉得有如下方法，可作选择：

1、以已经接受了总经理布置的任务为由，

推脱了事；

2、接受柴副总的交办事项，按受理任务先

后顺序完成；

3、接受任务回办公室，与其他秘书协商，

由他人完成柴副总的交办事项。

方案一，看似不错，总经理为第一把手，且布置任务在先，事情又紧急；

副总经理布置任务在后，秘书似乎完全有理由说明不接受后者的交办事项。

不过应该知道，在我们的国家里，不管是机关，还是企业、公司，秘书、秘书部门所服务的对象的一个领导层。

尽管对领导人服务有先有后，有主有次，但秘书、秘书部门应对领导层每位领导的服务一视同仁。

作为秘书不能拒绝任何领导交办的任务。

所以，“推脱了事”不可取。

而且，这样做会使副职领导心理受到损害，乃至对秘书产生误解，失去对你的信任，以为你看不起他，你心目中只有第一把手。

每一位领导，特别是副职领导，总希望自己在秘书心目中有一定地位，得到秘书更多的服务。

假如秘书不是这样，长此以往，如果造成所有副职领导对你均有这一印象，你这秘书就难当了。

选择方案二，比方案一好，不拒绝领导交办事项，这是秘书的职责，但柴副总索取的资料也相当紧急，如果按部就班，依次办事，就会造成对领导服务的失时。

所以，最好选择方案三。

如果詹秘书是一般秘书，他应将接受的任务向办公室主任报告，由办公室协调其他秘书完成。

一般来说，接受徐总任务，办公室主任定会知道，只是柴副总经理临时交办的任务办公室主任不一定知道。

如果詹秘书是办公室负责人，他可以指派其他人迅速完成柴副总的交办事项，这样做比较稳妥可靠。

案例与分析（四）

阳光公司副总经理陈国源因一项对外业务工作,与总经理李民远又争执起来.后来,陈经理在与葛秘书外出乘车中,埋怨李总经理主观武断,不尊重他人意见,导致决策失误,给公司经营造成损失,葛秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同,有些分歧.总经理是一位有能力,有魄力,办事雷厉风行的人,但不太注意方法,工作中伤了不少人,职员中对他这一点也颇有意见.副总经理考虑问题周到,群众关系好,也关系别人,但决断能力差些.从心底里讲,葛秘书个人感情上更倾向副总经理.今天,副总经理谈他与李总的分歧,明明是想争夺秘书对他的支持和同情.

葛秘书此时应如何办?

办法:

（1）投其所好,表示对副总陈国源支持、同情,并对总经理的缺陷颇发微词；

（2）维护第一把手的权威，据理力争，指出总经理为公司发展做出的种种努力，取得的累累成效；

（3）直言相谏，指出副总经理把领导之间分歧讲给下级听，这样不利于领导班子团结，也弄得下级无所适从；

（4）保持沉默，对副总的话不表态，或转移话题，谈其他方面；

（5）耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕；

（6）顺水推舟，最初，表示对陈副总将来的心情景况理解和支持，由此引申得出令人惊醒的结论来。

在处理领导之间意见分歧，特别是遇到某些领导在秘书面前指责、批评其他领导时，秘书必然处境尴尬，左右为难。

但这样的情景又是秘书们经常可能遇到的场面。

实践表明，一些领导人在秘书面前并不回避他与其他领导之间的意见分歧，甚至故意暴露领导间的矛盾。

这时，秘书如果处理不当，失去的将不是仅仅是秘书角色行为规范，甚至导致角色崩溃。

所以，作为秘书应该把握处理这类时间的原则及能力。

首先，秘书应清楚地认识自己所处的角色地位。

这里应明白两点：

一是，认定自己是为领导工作提供服务的人员，从双方工作关系上看，领导处于主导地位，秘书处于辅助地位，他们不是平起平坐的均等关系；

二是，就我国目前看，企业秘书服务的对象，往往是一个领导层，不是为某一个领导人服务。

这就决定了秘书在处理领导人之间意见分歧时的难度。

为此，秘书必须摆正自己同所有领导人的关系，以端正自己的行为，把工作做好。

秘书应把握好处理问题时要有利于领导之间团结的原则。

领导是生活中的人，而不是神，他们各有自己的思维习惯、工作特点和不同个性特征。

在工作过程中，不可能对所有问题在看法

上、处理上完全一致，所以，领导间产生一些矛盾和意见是很正常的。

迷失人员在触及到这类分歧、矛盾、误解、乃至隔阂时，只可做到心中有数，谨慎从事，尽量缩小矛盾，尽其所力，做好协调工作。

如双方矛盾大，下级协调上级无能时，秘书切不可介入这种纠纷，去支持一方，反对一方。

这样不但于事无益，反而使其复杂化。

在领导之间，秘书不得说不利于团结的话，更不可飞短流长，搬弄是非，将领导间的分歧捅出去。

如果回避不了领导间的分歧，只能表示：

希望领导以公司大局为重，相互谅解，搞好团结，秘书不便在领导之间说短长。

即使遇到个别领导在自己面前议论其他领导，或发表不同意见时，秘书也应保持缄默，或做些解释，说好话不说闲话。

如果葛秘书从个人感情好恶出发，偏向副总经理，并背后对总经理提出批评意见，暂时满足了陈国源的心理需求。

结果，不仅违背了秘书处理领导之间分歧的基本原则，而且会推波助澜，使陈副总经理觉得有人支持，而认为自己正确，于是向错误方向越走越远，显然，作为秘书不能采用第一种办法。

葛秘书摒弃个人情感倾向，用事实对副总经理的偏颇之处予以澄清，或者当面公开批评领导的不是，敢于说真话，精神可贵，但作为秘书在领导间支持一方，站在一方，也是不符合原则的，而且会在领导已有的裂痕间增添沟壑。

今后，秘书必然失去一方信任，故第二、三种办法也是不可取的。

第四种办法，秘书根据自己的角色地位，保持沉默，一语不发，这实际上就是一种表态：

表示自己不支持谈