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1、管理方法一:
采用预算管理和额度管理相结合的费用有:
市内交通费、移动通讯费。
2、管理方法二:
采用预算管理和项目管理相结合的费用有:
市场费、会议费、培训费。
3、管理方法三:
除此之外的费用采用预算管理。
4、对“市场费”单独制定管理制度。
(二)预算管理
1、财务部根据公司的总体规划组织编制年度费用预算,各部门根据下达的指标编制部门费用预算,经领导审批后,下发执行。
2、年度费用预算是安排日常工作、编制月度费用预算的依据,是制定个人费用额度的依据,也是审核控制各部门费用的依据。
3、各部门将本部门费用总额控制在年度费用预算内,未经领导批准不得突破。
公司提倡节约,即使费用控制在预算额度内,也不可浪费或虚报费用。
4、各部门根据年度预算制定本部门月度费用预算,费用支出须控制在累计预算额度内,总体上应遵循实际累计支出不超出当前累计预算的原则。
5、员工的费用管理不分国籍,一律同等对待。
(三)额度管理
1、额度管理是指费用支出需控制在一定额度范围内的管理方法。
2、费用额度是指根据员工工作级别、工作性质、工作业绩等确定的每月费用报销金额。
3、某一部门下属所有员工的个人额度之和不得超过部门预算。
4、员工市内交通费、移动通讯费应控制在其个人费用额度内,超额度费用原则上不予报销;
经主管部门领导审批签字注明原因后,按费用分级审核标准报批。
5、费用采取单项控制,各类费用额度之间不可调剂使用。
6、为项目发生的费用也占用员工个人额度。
(四)项目管理
1、对项目管理的费用需在某一事项进行前,以书面形式向其主管领导提交该事项申请及项目预算,经主管领导审批后,报财务部立项后方可执行。
2、需进行项目管理的费用,如未经事先审批和立项,财务部不予办理借款和报销。
三、借款、报销的标准、权限及流程
(一)费用借款
1、公司不开放差旅费和项目费用以外的个人费用借款。
2、所有借款均记入借款人名下,借款人需及时偿还或报销。
非正式员工不允许借款,特殊情况,由其直接上级代为借款。
3、借款单须写明借款的详细用途,借款单上必须为借款人亲笔签字,不允许使用签章或电脑输入。
4、差旅借款须写明出差的具体项目和金额,如出差天数、所到城市、乘坐的交通工具、住宿费等。
5、在每月15日前,财务部将邮件公布上月末的员工借款未报销的明细清单,在清单公布的当月,没有正当理由员工必须将个人借款还清。
6、财务按照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务。
特殊情况,在前款未清时需要办理个人借款的,需经统管职能部门高级副总裁审批后方可办理。
7、对于有关部门申请的押金、备用金允许超过一个月报销。
但每年年末结清归还,有需要的下年年初重新申请借款。
(二)费用报销
1、费用报销需对报销事项做出明确的说明。
违规虚报、多报费用者,一旦查明,退回查明多报部分,报总办会严肃处理,并处以虚报多报三倍的罚款。
2、除支付工资与劳务费外,费用报销必须出具原始正规发票,国外或港澳台出差,需提供能证明消费内容的形式发票,对于无法提供的,财务部有权不予报销。
3、外部发票必须是由税务监制的正式发票或财政部门统一印制的收款收据,发票中单位名称必须为公司全称,发票日期、发票内容须填写齐全;
若发现假发票,财务部门有权拒绝报销。
4、报销人须将发票用胶水(不可使用订书针、曲别针、大头针等金属物品)粘贴在A4纸上,如有多张票据,须将票据按事项顺序排列整齐,呈鱼鳞状依次粘贴,超出边界的部分须向内折叠好,对于粘贴填写不规范的报销单,财务人员可以拒绝受理,要求当事人粘贴填写规范后重新提交。
报销单上必须为报销人亲笔签字,不允许使用手签章。
5、发票粘贴时要注意,不能将票据上有关信息遮盖。
如:
出租车票的时间、金额,机票的乘机人姓名,发票的开具品名、金额等。
6、发票需按费用类别、时间顺序粘贴,与费用报告说明一一对应。
交际费需详细说明因什么原因在哪里请几个客户以及陪同人员等情况。
7、个人费用报销,原则上打入个人银行卡,特殊情况才可支取现金。
8、除支付个人报销费用(个人费用指:
差旅费、市内交通费、交际费、移动通讯费四项费用)和劳务费用现金支付外,其他付款原则上以支票支付。
9、费用报销内容与借款申请不一致,财务部有权予以拒绝。
10、连续出差1个月以上的,可以分阶段报销。
其他情况严禁拆单报销。
11、除差旅费(含差旅期间的交际费)外,交际费、市内交通费、移动通讯费的报销限每人每月提交一次。
出差期间发生的交际费与差旅费一起报销,不受一月报销一次的限制
12、费用报销时间:
为及时真实的反映各部门当期费用,要求当月费用当月报销,具体要求如下:
(1)发票报销时限为发票开具日当月,不允许跨月报销。
(2)经营费用应在取得报销单据、项目结束或出差结束的当月报销,25日以后取得的发票或收据如来不及审批可延至下月报销。
(3)市场费用应在取得发票的当月报销,如金额大、受益期较长,可根据项目计划分期预提,项目结束取得发票后再做调整。
(4)租赁费、装修费应根据受益期分摊或预提,取得发票的当月报销。
13、原则上所有日常费用参照报销标准(见表1)。
特殊情况供由主席批准执行。
(单位:
人民币)
序号
职务
手机通讯费
报销额度
市内交通费
1
主席/副主席
实报实销
2
集团首席执行官/集团首席营运官(集团董事长)
3
集团总裁
1000
4
集团首席财务官
800
5
集团高级副总裁
500
6
集团副总裁
7
集团总监/1级运营公司总裁
8
集团高级经理/运营公司总监/2级运营公司总裁
9
运营公司高级经理/3级运营公司总裁/助理
300
10
部门经理
200
11
特许人员(如出纳)
150
四、关于市内交通费的规定
1、市内交通费指员工因公外出乘坐交通工具而发生的费用。
2、公司配备车辆及经审批同意使用私人车辆办理公出业务的人员不允许报销打车等交通费用。
如因工作需要打车时,须报统管职能部门高级副总裁特批。
五、关于移动通讯费的规定
1、移动通讯费指公司员工使用移动通讯工具而发生的费用,仅报销月租费、占
频费、各种通话费;
2、通讯费额度,报财务部审批备案。
员工应在额度内报销,超出个人额度的部分不予报销;
3、报销手机费用人员需将手机号码加入单位内部通讯录,未加入者不予报销;
4、手机登记名称原则上应与本人一致。
一人使用多部手机的,原则上只能报一部手机的费用。
六、关于交际费的规定
1、交际费是指为生产、经营创造良好外部社会环境而发生的费用,如餐费、住宿费、礼品费、旅游费等;
2、各部门需严格控制交际费支出,严禁以交际费名义报销个人费用;
3、交际费实行实名制,谁经手谁报销,严禁代他人报销;
4、礼品原则上由公司统一订做或购买,如需自行购买,需事先申请,经本部门
领导审批同意后,方可购买,报销时需提供商场、超市电脑打印的商品清单;
5、单次交际费超过人民币2000元的,需事先得到上级审批人的同意并在报销时提供
给财务;
6、员工节假日加班和工作日20:
00时后可以报销加班餐费,加班需得到主管审
批人的签字同意。
加班餐费报销标准为人民币20元/人次。
七、关于差旅费的规定
1、差旅费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿费等。
2、出差发生的业务招待费计入交际费;
3、本规定中差旅费包括国内差旅费和境外差旅费。
国内出差指出差人因公离开工作所在地到大陆其他地区办事、境外出差指出差人因公派遣到国外(含港澳台地区)、国外到国外、国外到本部办事;
4、各部门人员出差,由其主管领导安排,并审批确认;
5、出差人员需详细填写出差计划审批表,经主管领导签字后交财务部备案;
6、出差人预支差旅费时应填写借款单,注明出差事由、地点、人数、期限及交通工具,由财务部根据实际需要核实最终借款额,报销时凭真实、合格的发票在规定的标准内据实报销;
7、参加学习、会议、培训等的出差,在借款或报销时需同时提供会议或培训通知。
交通工具
大陆地区住宿标准(含服务费)
境外(含HK)住宿标准(含服务费)
综合出差补贴
头等舱(飞机)
/
四星级酒店
150/天
公务舱(飞机)
经济舱(飞机)
600
三星级酒店
100/天
以火车为主,如因紧急公务需乘坐飞机,需事前报首席执行官/(集团主席)审核
80/天
经济型酒店
50/天
特许人员
8、出差标准(单位:
注:
员工国内、外出差费用报销由出差人提供住宿、交通、伙食、付款凭据,按照上述标准报销;
无法提供付款凭据的任何支出,不予报销。
9、出差人员,应严格遵守有关规定,工作结束及时返回,并在返回后一周内办理报销手续;
超过一个月不予报销。
未经所负责的上级领导审批的差旅费不得报销。
八、关于人工成本的规定
1、工资及奖金
工资指按照工资制度的规定,支付给正式编制员工(包括试用期员工)的劳动报酬。
按照发放总额代扣代缴个人所得税。
2、政策类奖金
政策类奖金包括优秀员工奖励、专项奖以及按照一定政策给予员工的奖励,经公司总办会审批通过后,由人力资源提供人员名单及奖励金额交财务备案。
获取奖励的人员直接到财务办理支取手续,财务进行发放记录管理。
3、福利费
福利费包括法定福利与内部福利,法定福利是指按国家有关规定计提交纳的住房公积金、养老保险金、工伤保险、失业保险金、医疗保险金(社会统筹)以及当地政府规定需交纳的其他保险金,经人力资源部负责人审批。
日常福利性支出包括丧葬费、结婚礼品费、体检费、春游、节假日礼金、外地员工探亲路费(指符合规定的年度探亲补助)、困难补助、新年联欢费、午餐补贴等,日常福利支出经人力
资源审核备案,财务部、人力资源部负责人审批后支付。
九、关于房租、水电、装修费的规定
房租、水电费、装修费
1、房租、水电费、装修费由行政部统一负责签订合
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