公务人员公文写作专业培训.docx
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公务人员公文写作专业培训
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公务人员公文写作专业培训
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公务人员公文写作培训
公务人员公文写作培训讲师:
谭小琥
谭小琥老师
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清华大学特邀讲师
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行政公文的基本格式
公文是公务人员共同使用的处理公务的重要工具,必须有统一的格式,供大家共同遵守。
公文格式是指公文的外观形式,由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。
一、文面格式
目前,通用公文的文面格式一般包括版头、份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件名称、成文日期、印章、印发传达范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记等要素。
1、发文字号。
即公文代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成(如云大学社联〔2009〕1号),用3号仿宋体标注于版头下空2行红色横线之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左侧排印,与右侧的“签发人”对称。
2、标题。
一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、公文主题和文种组成。
位于红色横线下方空2行排印。
用2号小标宋体,居中排印。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
3、主送机关。
指主要受理公文的机关。
应当用全称或规范化简称,或同类型机关统称。
在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
4、正文。
位于主送机关下方。
正文中的结构层次序数应准确掌握和使用,即:
第一层用“一、”,第二层用“
(一)”,第三层用“1.”,第四层用“
(1)”。
第三层的“1.”不能写成“1、”,即把小圆点写成顿号。
在正文层次不多的情况下,第一层用“一、”,第二层可用“1.”。
在正文中,只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体,均用3号字。
正文中只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级小标题用黑体字排印,第二级小标题用楷体字排印;有多级小标题的,第一级小标题用小标宋体字排印(加粗),第二级小标题用黑体字排印,第三级小标题用楷体字排印(加粗),第四级小标题用仿宋体排印(加粗)。
除小标题之外的正文文字,有双文种的(既复合型公文),第一文种的正文用楷体字排印,第二文种的正文用仿宋体字排印。
5、附件及附件名称
置于主件之后,另起一页开始排印,与主件装订在一起。
公文如有附件,要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字,用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。
如有2个以上附件,用阿拉伯数字依次标注序号。
序号后面用小圆点。
例如“附件:
1.XXXXXXXXXX”;附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
6、成文日期。
一般以领导人最后签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。
用汉字标注,“零”写成“○”,成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字,用3号仿宋体排印。
7、印章。
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外,均应加盖发文机关的印章。
印章距正文2mm—4mm居中压成文日期。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。
8、主题词。
一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标注,后标全角冒号,主题词词目用3号小标宋体字,一篇公文最多不超过5个主题词。
每个词目之间空1字,主题词下方排印一条横线。
9、抄送机关。
指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关,应当用全称或规范化简称、统称。
抄送机关名称标注在印制版记上方,主题词下方,用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字,后标全角冒号。
抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号。
10、印制版记。
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。
印发机关左空1字,印发时间右空1字,用3号仿宋体字排印。
印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。
上行文的,印发日期后接着排印“印字”;下行文平行文的,排印“印发”2字。
(二)公文用纸格式
采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:
297mm×210mm。
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm;公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm;版心尺寸为225mm×156mm(不含页码)。
(三)公文排印装订格式
一般每页排22行,每行排28个字。
特殊情况下,为了防止出现“此页无正文”字样,在调整行距、字距时,每页既可减少1行,每行可减少1—2个字,也可每页增加1—2行,每行增加1—2个字。
公文要双面印刷。
公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空1字,双页码居左空1字。
公文装订与公文排印一致,左侧装订,不掉页。
备注:
党委系统公文于此有细微变化,在此不做细化说明。
公文写作(详见类别)
(一)报告
报告适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、报送文件、物品和答复上级机关的查询。
1、报告的特点。
报告有普遍性、汇报性、陈述性三个特点。
2、报告的种类:
工作报告、情况报告、答复报告和报送物品、文件的报告。
3、、工作报告的格式写法
工作报告是用于汇工作过程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。
按内容的包容性来分,又可分为综合性和专题性两种。
其格式一般分为标题、正文和结尾三个部分。
(1)标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。
如果报告的事项很紧迫,可在文种前加紧急二字,以引起受文机关的注意,得到及时的处理。
(2)正文。
由开头、主要工作、存在的问题和产生问题的原因、解决的办法措施等部分构成。
开头:
写目的、根据和基本情况,有的只写基本情况。
报告的内容不同,基本情况部分的写法也不同。
汇报工作成绩的报告,以典型数字和事实简要说明工作成绩。
反映工作问题
的报告,也要以典型数字和事实说明问题。
开头完了以后,使用现将有关情况报告如下的承启用语。
主要工作:
叙述工作的过程、办法、措施和结果。
存在问题:
找出工作中存在的缺点、不足及其原因,解决的办法和措施。
在写作中正文的内容要根据报告的种类不同而有所侧重。
(3)结尾。
以不同的结语作为结尾。
汇报工作和反映情况的,用特此报告,专此报告,要求上级批转的,写以上报告如无不妥(当),请批转各地执行。
或以上报告如无不妥(当),请批转各地参照执行。
答复报告:
是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关的某项指示、意见结果的报告。
其标题和结尾部分和格式写法和工报相同。
正文部分只写答复依据和答复事项两个部分。
答复依据的写法是:
你单位、时间、公文标题,收悉。
然后写现将有关事项报告如下的承启用语。
答复事项则依据上级的要求和实际情况回答。
报送文件物品的报告,这是向上级机关报关文件物品时随文随物附上的报告。
这种报告写法简单,把事情交待清楚即可。
(二)请示
请示适用于向上级机关请求指示或批准。
1、请示的使用、
对于下级机关来说,不是任何事情都要请示,属于本机关单位的职权范围内,已有明确的方针政策规定的问题,应当自行处理,不必向上请示。
2、请示的格式写法:
(1)标题。
有发文机关、事由和文种及事由、文种两种写法。
请示一定要写事由,事由要准确,与正文的内容相符,使上级机关的有关人员一看标题就大体了解所要请示的主要问题,得到及时的处理。
(2)正文:
一般写三个内容,问题的现状及其产生的原因;解决这个问题的合理性和必要性;解决的措施、办法和要达到的目标和时限。
(3)结尾。
根据不同的要求使用不同的结语来结尾。
有两类:
请求上级机关对请示的事项作出答复的:
以上意见当否(妥否),请批复,或当否,请批示;要求上级机关批转的:
此请示如无不当,请批转各地执行。
(三)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
1、决定的特点和种类
决定的特点是规范性、权威性和指导性。
决定有法规性、知照性、奖惩性三类。
2、决定的格式写法
决定的正文一般由原由、决定事项和执行要求三个部分组成。
(四)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文,按请示性公文的程序和要求办理。
作为下行文,有明确要求的,下级机关应当遵照执行;无明确要求的,可以参照执行。
作为平行文,提出的意见供对方参考。
1、意见的特点
(1)指导性。
上级机关的意见对下级机关有指导作用。
(2)参考性。
对平级机关的意见有参考作用。
(3)针对性。
意见必须针对问题提出。
2、意见的格式写法
意见的正文一般由原由、和具体措施两部分组成。
3、意见的写作要求
符合党和国家的方针政策、法规,符合实际情况。
(五)通知
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理事项和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
由于它反映的公务活动内容广泛,形式灵活,简便多样,是使用范围最广的公文文种。
通知有指示性、事项性和批示性三种。
1.通知的格式写法
指示性通知:
标题,两种写法;正文由原由、措施和结尾组成。
原由通常写两个内容,提出问题,分析问题。
之后用承启用语:
现将有关事项通知如下:
措施部分写解决问题的方法、要求。
结尾提出执行要求或规定生效的时间。
2.事项性通知
是对某项工作或某件事情提出办理要求或告诉某些事项的通知。
主要有两类。
一类是办理事项的通知,如会议通知和学习通知;一类是告知事项的通知,如成立机构的通知。
办理要求通知的格式写法:
(1)会议通知:
标题:
大中型会议标题有发文机关、事由和文种和事由、文种两种写法。
会议通知标题的事由就是会议的名称。
正文:
由召开会议的原由,有关事项,要求和注意事项三个部分组成。
原由部分写目的、经何机关批准、在何时、何地、召开什么会议、会议的内容。
后面写承启用语:
现将有关事项通知如下:
有关事项部分注明与会人员,会议地点,起止时间,报到时间地点。
要求和注意事项部分写会务费数额,会议召开地与会人员的食宿安排,是否允许携带家属与会,提前报到如何处理,与会的机关单位在什么时间把与会人员的有关情况报到哪个部门。
学习通知:
写学习某个会议或某个文件的目的、意义、学习的步骤、时间、地点、要求。
(2)告知事项通知:
标题与会通相同,正文就写告知事项的内容。
3、批示性通知,是发布有关法规,批转下级机关的公文,转发上级机关、同级机关或没有隶属关系机关的公文所使用的通知。
因为这一类通知的正文都是批语性的,所以叫批示性通知。
按形式分成发布、批转和转发三种。
共同的特点是有附件,通知的内容根据附件的内容撰写、格式写法相近,标题都是由三部分组成。
但这三种通知的功能和作用却不相同。
发布:
用于发布行政法规。
批转:
用
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