采购管理系系统知识点汇编整理Word文档格式.docx
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两者可自行输入,也可有“供应商评级”更新。
“供应商评级”在供应商管理里面。
交易对象分类方式有:
国家、地区和供应商分类
2.2录入品号信息(采购)
主供应商:
后续该品号的默认采购供应商
补货政策:
遇到存货即将不足时的补货方法,依据品号特性选择
五种,分别是R:
按补货点;
M:
按MRP;
L按LRP;
N:
不需;
H:
按历史销售
固定/变动前置天数:
指采购提前期。
变动前置天数会随着采购数量的多少而改变时间。
物品的采购前置天数=固定前置天数+采购量/批量*变动前置天数
进价管控:
限制品号的采购进价不得超过上限价格
必须于两处设置,一是品号里“进价管控”打勾(注意设置上限率),一是单据性质里“进价管控”打勾。
若要管制,系统会以「供应商核价」、「最近进价」或「标准进价」作为基准和判断的依据,来控管采购单价的范围。
进价管控的基准价格有三个:
标准进价:
(在品号信息里,手动输入)
最近进价:
(在品号信息里,有最后一张进货单审核后回写)
供应商核价:
“录入供应商料件价格”(独立的窗口录入,记录各供应商的核价数据或是实际进价数据。
由更新核价或手动输入而来。
注意里面有5个蓝色字段:
供应商编号,品号,计价单位,币种,生效日。
“分量计价”这里有,核价单里也有,核价单的会回写这里的。
)
3个基准价格取哪个呢?
设置“采购取价顺序”,在“基本信息子系统”--“设置进销存参数”。
超收管理(超收率):
超收管控
2.3设置采购单据性质
采购中可以设置哪些单据的性质:
6张单据:
询价单、核价单、请购单、采购单、进货单、退货单。
有哪些单据性质:
进价控制、更新核价、核对采购、直接开票。
注意查看习题册后的表格。
进价控制:
控制单据价格的上限
更新核价:
单据审核时,该单据的单价信息是否要更新“录入供应商料件价格”档。
同时单据中的单价也可以有供应商料件价格档带出得来。
核对采购:
关联对应的采购单
直接开票:
打勾,进货单、退货单审核时会同时立即产生一张采购发票,同时进货单中的“开票码”自动打勾。
直接开票适用于“随货附发票”的进货模式,非月结制模式。
3、日常业务流程
3.1请购流程
请购单可以直接录入,也可以通过订单、BOM等单据抛转。
【录入请购单】
来源:
6种,MRP、LRP、再补货建议表、BOM自动请购,订单转请购,其它。
【从订单自动转成采购单】
如果之前抛转过请购单,想再次重新抛转,请对“已抛转过的重复生成”打勾。
选择要抛转的订单单号。
抛转类别有两种:
采购单和请购单,注意填写要生成的采购单或请购单的单别,生成的采购单到“录入采购单”中查看,生成的请购单到“录入请购单”中查看。
④选择预交货日计算方式有两种:
一是按订单预交货日减去1;
二是按前置天数推算(其中前置天数在品号信息中设置)
⑤选择供应商有两种:
一是“品号的主供应商”(“录入品号信息”中输入的主供应商);
二是“指定供应商”,此种情况需在下方输入指定的供应商。
⑥选择采购人员有两种:
一是“品号的采购人员”(“录入品号信息”中输入的采购人员);
二是“指定采购人员”,此种情况需在下方输入指定的采购人员。
高级选项中“选择订单单身品号属性”根据单身情况勾选对应的采购件货自制件等。
请购单的结束码有三种未结束、指定结束、自动结束。
当请购数量≤采购数量,自动结束;
当请购数量>
采购数量,未结束,这时需要到维护请购信息中单击工具栏上的“指定结束”按钮指定结束请购单;
(在请购转采购的时候,若对“当采购数量<
请购数量,请购单单身指定结束”打勾,也可以实现自动指定结束)
3.2采购流程
【维护请购信息】
只有“查询”,没有“新增”按钮。
查询到请购信息后,利用“修改”功能进行维护。
注意灰色和蓝色字段不可修改,只能修改白色和黄色字段。
锁定码:
当采购人员维护好此笔信息,可将“锁定码”打勾,表示此笔已经审核过,可以抛转采购了。
但维护好的信息不是一定要将“锁定码”打勾,不打勾也可以。
一旦锁定,原请购单不能撤销审核修改。
【从请购单生成采购单】
锁定选项:
有三种,已锁定、未锁定、全部。
如果请购单很多,一部分要采购,一部分不要采购,便可利用“锁定码”选项筛选已锁定请购单,并产生订单。
可以设置“相同交货日汇总生成”,“按交货日分单”,“当采购数量<
请购数量,请购单单身指定结束”。
抛转成功后,“维护请购信息”中的“采购码”会自动打勾;
抛转成功后的结果到“录入采购单”中查询。
如果企业不走请购流程,那么就直接录入采购单。
采购单中“采购数量”栏,可以利用快捷键F2各库可用库存量查询,F3可用库存量查询。
采购单中“采购价格”栏,可以利用快捷键F2查询历史价格。
注意采购但中的“已交数量”和“结束码”是有后续的进货单和退货单来回写的。
3.3采购变更流程
【录入采购变更单】注意是“新增”。
采购变更可以有以下几种方式:
一是对于没有审核的采购单据,直接利用“修改”按钮进行变更;
对于已经审核的采购单据,可以先撤销审核,再进行“修改”变更。
二是指定结束现有采购单,重新再录入一张采购单。
三是通过“录入采购变更单”来进行变更,该种变更方法可以记录变更的历史和保留变更前后的原始信息,变更的结果可以到“录入采购单”中查看原采购。
注意“变更版本”。
每变更一次,变更版本就会增加“1”。
每一版次可以变更9999次,一天可变更的次数无限。
注意前一版本的变更未审核时,是不可以进行下一版本的变更。
同一张采购单有较大版本的变更时,不可撤销作废或撤销审核较小版本的变更。
“变更原因”栏输入原因,方便后续主管的审核和数据的查询。
如果是追加采购的产品,没有原序号,顺序输入即可。
注意变更中供应商是不可以变更的,其它品号,数量,交货日等都可变更。
变更前后查询:
选中要查看的那笔单身信息,单击工具栏“资料查询”----“历史变更信息查询”,即可看到变更内容。
3.4进货流程
【录入进货单】
可以通过“复制前置单据”,将采购信息复制到进货单,来源有两个:
采购单和借入单。
如果允许分批交货,单身“进货数量”带进来的是未结束的采购单的“未交数量”,即“采购数量-已交数量”,如果与供应商交货数量不一致,要修改成“供应商交货数量”。
采购进货时要注意验收,即填写“验收数量”,否则审核时会提醒“单身有待验品”。
④检验状态有:
免检、待验、合格、不良、特采。
待验状态的进货单是不能审核的。
⑤“超期码”:
但实际交货时间晚于预计交货日,系统会自动打勾。
⑥“开票码”:
该进货单已经开票,系统会自动打勾。
进货单验收可以在进货单中“验收数量”栏直接输入,也可以通过【进货单验收】作业来完成,验收结果会呈现在进货单中的“验收数量”。
“验收数量”为实际入库的数量,能影响库存数量增加。
验退数量=进货数量-验收数量,只要有验退数量,检验状态就会呈现“不良”。
“计价数量”是计算账款和存货金额的数量,一般等于“验收数量”。
“核对采购”打勾,进货单的验收数量会回写采购单的“已交数量”和“结束码”。
如果验收数量≥采购数量,采购单结束状态为“自动结束”;
如果验收数量<
采购数量,采购单结束状态为“未结束”;
采购数量,且不打算继续交货了,这时可以人工指定结束。
“指定结束”的方法有两种,一是通过“结束采购单”作业来完成,二是通过采购变更单来完成,两种方法都可以“整张结束”,也都可以指定结束单身的某行。
3.5验退流程
【退回验退件】
注意验退对库存没有影响,该作业完成后,进货单中的“验退码”会自动打勾。
一张进货单只能对应一次【退回验退件】作业。
3.6退货流程
【录入退货单】
退货类型:
退货、折让。
退货减少库存,减少应收账款,注意输入数量;
折让,不计数量,只计算折让金额,对库存没有影响。
退货单可以设置单据性质中的“核对采购”,让其回写采购单。
注意已经处于“自动结束”状态的采购单还可以再回到“未结束”状态。
4、常用报表
请购单明细表:
下采购单前,查看所有已请购的而明细信息,记录了每中请购单的请购状况,如请购来源,请购品号、数量以及请购是否由主管审核通过了,是不是已经转采购,结束请购了等。
采购单明细表:
已有采购单的数据,作为下单或跟催的依据。
记录着采购品号、日期、数量、哪家采购,何时交货等信息。
进货明细表:
查询某一时段内的所有进货信息。
记录着进货品号、日期、数量、哪家采购,何时交货等信息。
供应商供货明细表:
供应商的进货明细信息,用于供应商账款对账。
预计进货表(四个角度:
供应商、料件、工单、采购)
销售管理系系统
只有已核准状态下才可以在后续交易单据中选择到客户,尚待核准和不准交易状况,后续交易单据中选择不到客户。
渠道、类型、国家、地区、路线其他。
注意没有市区
送货地址:
在此输入,后续再交易单据中可以直接带出这里的地址
④定价顺序:
用于单价取价顺序,一般设定折扣前计价单价--折扣前售价定价--折扣前标准售价。
⑤定金比率:
如果在订单条款里,有要求客户单次下订单时,需先支付一定比率的订金,则需要在这个字段输入订金比率。
后续下订单单,会自动带出定金比率,根据此比率自动计算预收定金。
⑥信用额度控制:
为了降低客户应收账款挤压造成的企业资产损失。
信用额度控制有三种:
Y:
按公司参数控制;
信用额度不控制以及y:
按客户信用控制。
其中选择Y:
按公司参数控制时,系统按照“设置信用控制参数”控制信用额度。
信用额度控制范围包括:
应收账款,未开票销货金额,未兑现应收票据,未出货订单金额。
根据风险不同,设置不同的检查比率。
应收账款风险最大,未出货订单金额风险最小。
信用超额处理方式:
不检查,警告,拒绝。
2.2录入品号信息(业务)
售价管控:
限制品号的售价不得超过下限价格
必须于两处设置,一是品号里“售价管控”打勾(注意设置下限率),一是单据性质里“售价管控”打勾。
若要管制,系统会以「计价单价」、「标准售价」或「零售价」以及「零售价一」「零售价二」等作为基准和判断的依据,来控管售价的范围。
售价管控的基准价格有几个:
标准售价:
零售价:
零售价一、二等:
计价单价:
“录入客户商品价格”(独立的窗口录入,记录各客户的数据或是实际售价数据。
客户编号,品号,计价单位,币种,生效日
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