组织架构与职责梳理方法文档格式.docx
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适度分权原则
即在进行组织结构设计时,应考虑权力的分配模式,要将集权与分权控制在合适的基准上,既不影响组织的运作效率,也不影响管理层和基层员工的工作积极性,使组织具有高度的开放性和协作性
精简性原则
即在保证企业战略目标的前提下,力求部门数量最少,避免组织庞大,这有利于企业节省沟通成本和缩短各项业务的流程,从而大大提高运营效率
四、组织设计维度
组织设计维度
说明
结
构
性
维
度
规范化
描述组织行为和活动等相关问题的书面文件的数量
专门化
将工作任务细分至不同职位的精细程度
标准化
同一工序或方式完成相类似工作的效率高低程度
权利层级
是指向谁负责、汇报以及每一个管理人员的控制幅度
集权程度
组织内决策权力的分布及集中情况
复杂性
组织内活动及单位的多少以及它们之间的相互联系
职业化特征
雇员的正规教育和培训程度
人事比率
各类人员占总雇员的百分比,以及组织负责人员的分布比例
关
联
规模
以组织中的人数来反映的组织的大小
组织技术
组织生产子系统的属性
环境
组织边界以外的因素
组织目标和战略
区别于其他组织的目的和竞争性技巧
组织文化
由雇员共享的价值观、信念等的基本组合
五、部门职能分解原则与要求
职能分解的基本要求
基本要求
具体说明
业务活动的独立性
即某一项职能分解出来的各项业务活动应该是性质单一、独立的,不可将性质不同的业务活动混合在一起
业务活动的可操作性
即由某一项职能分解出来的业务活动应该是可操作的具体活动
避免重复
和脱节
即经过职能分解,各个职能部门的分工应当明确,既要注意避免同一管理业务在各项职能中重复列入,又要注意避免出现某一工作无人负责的现象
职能分解的基本原则
基本原则
标准化原则
即在进行职能分解时,应尽量将各工作事项标准化,明确地表达出各个部门应有的职能,不可使用一些模棱两可的语言进行描述
业务流程
中心原则
房地产企业在进行职能分解时,应以企业主导业务流程为中心,合理地划分各部门的职能
流程衔接
即职能分解完成后,房地产企业还要制定各项业务和管理流程,确定各项工作的先后顺序和各部门的职能分工,明确各项业务和管理流程之间的“接口”
市场部职能分解
行政部职能分解
六、工作分析的内容
工作分析主要涉及两方面的内容:
一是对工作职位的研究,二是对任职资格的研究。
工作分析的结果以工作说明书和工作规范的形式呈现出来。
工作分析的目的是为了使现有的工作内容和工作要求更加明确、合理,以便制定切合实际的管理制度、形成高效的管理机制,调动员工的积极性。
房地产企业的工作分析主要用于解决如下七个方面的问题:
工作内容(What)、责任者(Who)、工作的服务和汇报对象(forWhom)、工作目的(Why)、工作地点(Where)、工作时间(When)及怎样操作(How)。
(一)工作分析的实施时机
1.组织新建时。
2.新工作内容出现时。
3.新技术、新方法、新工艺出现使工作发生改变时。
4.企业总裁及高层领导认为确实有必要时。
(二)工作分析的参与者
1.人力资源管理人员(经理或专员)。
2.工作承担者。
3.工作承担者的上级。
4.其他相关人员。
七、职位设置的原则
职位设置要根据企业的目标、实际工作需要及工作任务进行,按照工作性质、工作任务、工作量的大小、所需要的专业知识和业务能力的要求等确定不同的岗位。
因事设岗是岗位设置的基本原则,除此之外,职位设置还须遵循如下原则。
(一)最低数量原则
进行职位设置时,应从企业实际需要出发,明确设置的岗位在企业中的作用,以尽可能少的岗位来承担尽可能多的工作职责。
若设置一个岗位就可满足需要的,绝不设置额外的岗位,聘用额外的人员。
以为某企业人力资源部进行岗位设置为例,该企业是一家民营科技企业,有员工五百多人,其人力资源部的主要职责有以下六项。
1.根据企业的战略规划,制订企业人力资源规划。
2.制定企业规章制度。
3.企业人员招聘。
4.人员培训与开发。
5.薪酬管理。
6.绩效管理。
归纳起来,人力资源部的基础工作有四项:
人员招聘、培训开发、薪酬管理及绩效考核。
在进行岗位设计时,根据实际情况,可以设置五个岗位:
人力资源部经理、招聘专员、培训专员、薪酬专员及绩效考核专员。
也可以根据最低数量原则设置四个岗位:
人力资源部经理、招聘专员、培训专员、薪酬与绩效专员。
(二)有效配合原则
根据企业的目标和任务,将企业的总目标及总任务层层分解到各个部门、岗位及人员,并明确各自的职责。
在岗位职责中,还应进一步明确哪些内容是“主要责任”,哪些内容是“部分责任”,哪些只是协助性、辅助性的工作,以达到有效配合,实现组织的目标。
(三)责权统一原则
职位设置除了要明确各岗位的职责外,还需赋予其履行职责所需的权限,保证职责、权力相统一。
(四)有效管理幅度原则
管理幅度是指组织中上级主管能直接有效地指挥和领导下属人员的数量。
在设置岗位时,要设计一个合适的管理幅度,保证组织的有序运行。
八、岗位说明书的内容
职位说明书,也称工作说明书、岗位说明书,是对工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录,是根据对各种调查资料加以整理、分析、判断所得出的结论编写而成的一种书面文件。
职位说明书是对企业期望员工做些什么、员工应该做什么、应怎么做和在什么样的情况下履行职责的汇总,它包括工作描述和工作规范两部分。
(一)工作描述
工作描述,又称职务描述,是对企业中各类岗位的工作性质、工作职责、工作任务与工作环境等所作的规定,用来说明任职者应该做什么、怎么做以及在什么条件下去做。
它主要包括如表3-3所示的两方面的内容。
工作描述的内容
岗位基本信息
包括工作名称、部门、汇报关系、工作编号、职务等级等
工
作
说
明
职务
概述
又称工作综述,用于描述工作的整体性质,如某企业行政部经理的工作概述为:
负责公司日常行政事务的管理及后勤保障工作;
参与公司规章制度的制定,并监督制度的执行情况,努力提高企业工作效率;
行政事务文档的编制、处理、管理;
协助各业务部门的工作
岗位职责和权限
说明任职者须完成的工作任务、承担的责任、工作权限范围等
工作绩效标准
说明企业期望员工完成工作任务时须达到的标准
工作联系
又称工作关系,说明任职者与企业内部或外部人员之间因工作关系而发生的联系
机器设备及其他
指岗位任职者在工作过程中所需用到的必备办公用品及设备
工作条件和环境
包括工作地点、光照度、有无噪声干扰、工作中有无危险作业等
(二)工作规范
工作规范,也称职位规范或任职资格,指胜任该职务的人员在教育水平、工作经验等方面应具备的资格和条件。
工作规范的内容主要包括以下五个方面。
1.知识要求
指胜任本岗位的任职者应具备的知识和水平。
(1)教育背景:
从事该岗位应具备的最低学历要求。
(2)技能水平:
从事该岗位应具备的基本技能和能力。
(3)专业知识:
从事该岗位应具备的专业知识。
(4)外语水平。
(5)其他相关的业务知识。
2.工作经验
3.能力要求
4.身体状况
(1)身体素质:
包括身高、体重、身体健康状况等。
(2)心理素质:
包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、语言表达能力、逻辑思维能力、兴趣、爱好等。
5.个性特质要求
职位说明书要根据企业的实际情况制定,在编制时,要注意文字简洁明了、浅显易懂;
内容越具体越好,避免形式化、书面化;
随着企业规模的不断扩大,职位说明书要在一定的时间内修订,以便与企业的发展保持同步。
九、岗位说明书的作用
十、岗位说明书的编写
(一)职位名称和上下级关系的编写
职位名称要统一,确保职位名称要与“职位设置”中的名称一致。
每个职位只能有惟一的一个上级,不能有多个上级,但可以有多个下级,在填写下属人员一栏的内容时,还要注明是直接领导还是间接领导。
(二)职务概述
职务概述是用简明的话语对某一岗位的总体工作职责和工作性质进行的简要说明,表明了该岗位的
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