营销中心差旅费审批、报销制度文档格式.doc
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1.出差人员必须事先填写“出差行程计划表”,注明出差地点、事由、天数、所需资金,经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。
2.出差人员借款需持批准后的“出差行程计划表”,填写“用款申请单”,列明用款计划,由部门负责人签字、分管领导审核后报总经理批准后方可借款。
3.出差人员回公司后,应形成出差完成情况书面报告(填写出差报告),并向分管领导汇报,由分管领导考核结果,签署考核意见。
4.审核人员(经费管理员)根据业务员出差记录单和有效出差单据(符合票据粘贴规定的报销单),按费用报销标准、费用分类规定,核报差旅费。
5.凡与原出差申请单上规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经分管领导签署意见,报总经理批准后方可报销。
6.出差回公司应在5天内报账,超过一星期报销差费,应等公司总经理签字后给予报销。
7.出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,由此延误工作责任自负,并按营销中心相关制度处理。
特殊情况由营销中心总经理特批。
8.报销差旅费基本程序:
出差人员申报→部门负责人确认→会计审核→主管领导核准→总经理签批→会计核销记账→会计(出纳)付款、记账。
二、费用标准
1、住宿及出勤补助
标准/人员
住宿补助
出差补助
省会/直辖市/特区
其它城市
中心总经理/副总经理
实报实销
25元
20元
分管副总经理
180元
区域经理
120元
100元
业务经理/业务员
80元
70元
(1)实际消费金额低于规定标准的按实际消费金额报销,超标准的超出金额不予报销。
(2)总经理、副总经理的住宿在没有特殊情况下,要控制住宿标准。
(3)有接待客户需与客人住同一酒店的可按该酒店标准报销,接待任务完成后立即更换住处。
(4)办事处设置,营销中心根据需要统一安排。
由中心安排租金(押金)及相关费用的支出,租住着具体办理借款、报账事宜。
设立办事处的片区,该区域的人员必须在办事处住宿,凡在办事处住宿的不再报销住宿费。
(5)凡超过上述各项规定标准的必须请示中心总经理(副总经理)同意,否则不予报销。
(6)出差补助均按天计算,白天不足6小时(含)以下的不予补助。
2.交通工具标准:
人员/工具
飞机
火车
轮船
长途汽车
中心总经理、副总经理
普通舱
软卧软座
二等舱
实报
预申请
硬卧硬座
三等舱
业务经理
业务员
特批
三、报销办法
(一)住宿费报销办法
1.出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
2.出差人员由接待单位安置的,一律不予报销住宿费。
3.出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,有特殊业务接待的,在分管公司领导允许的前提下,可按实际费用报销。
4.住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报支,营销中心副总及助理以上人员出差,可单独住宿。
陪同领导出行的经主管领导同意可按同行领导标准住宿。
(二)出差补助费报销办法
1.中午12时前离开本市按全天补助;
中午12时后离开本市按半天补助;
2.中午12时前抵达本市按半天补助;
中午12时后返抵本市按全天补助。
3.司机人员出车补助标准:
受公司指派前往郑州以外及近省区,包括行车时间在内,达到6小时以上的每天补助20元,省会、直辖市、特区25元(陪同公司领导、营销中心领导时不享受补助),辉县公司每天补助15元,相关规定比照业务人员。
4.实报实销人员不再享受出差补助。
(三)交通费报销办法
1.出差人员夜间乘火车硬座、汽车、轮船三等舱在8小时以上的,每人每夜发夜间乘车补助费15元。
2.严格控制出租车费用。
郑州市内出租车费原则上不予报销、业务人员原则上不得乘坐出租车,但下列情况经事先请示部门经理同意后可以乘坐,同时在贴票时注明时间及打的事项,以备查。
1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的;
(此路段请在营销管理部备案,由营销管理部核查,如情况不属实者将不予报销)
2)携有巨款或重要文件须确保安全的;
3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;
4)陪同重要客人外出的;
5)执行特殊业务或夜间办事不方便的;
6)时间紧迫急需办理的业务。
3.出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得绕行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。
遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示主管领导同意后方可报销。
4.市内交通以公交为主,城市区间的汽车票以电脑票为主,非电脑票要注明乘车时间,上车地点及下车地点。
如票面金额大于实际金额者,在票据背面注明实际报销金额。
5.按车票种类分类,按时间顺序粘贴,费用发生期到报销时间不超过两个月。
如长期出差不回,请以快递形式寄回。
6.家在外地(指已婚两地分居、未婚者探望父母)人员一年内可按级别标准报销四次车旅费用。
三、补充规定
1.在出差过程中因业务工作需要使用招待费应事先征得分管领导同意,报账时经领导核准并签署意见后方可审核报销。
2.出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。
3.两人以上出差人员,在请示主管领导允许后,可就随行高一级人员标准执行,报销时应注明情况。
4.贵州办事处的人员,出差途中享受出差补助费。
抵达后不再享受出差补助。
如因办理业务路途较远,当天可享受出差补助费,但需持有部门负责人的签字确认证明。
5.外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受市内交通费。
会议费用中不含食宿时,按前述标准予以补助。
6.郑州人员驻厂办事,出差补助每天15元,期间不享受市内交通费,途中可享受交通、出差补助费。
7.销售人员回郑州办及辉县厂区,不享受住宿及出差补助,住、返车票可以报销(打的票除外)。
8.实习人员,实习中包含食宿,不享受出差补助、市内交通费,途中可享受交通费。
四、其他
1.本制度如有未尽事宜,按公司制度执行。
2.本制度自下发之日起执行。
河南三力炭素制品有限公司
2011年12月25日
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