行政机要秘书岗位说明书文档格式.doc
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直辖岗数
二、工作描述:
在部门负责人的领导下,负责学校收发文管理、档案印信管理、上传下达等行政工作;
负责学校层面的对外接待、会议组织等工作。
(1)主要职责与工作任务
职
责
一
职责表述:
通用职责
工作
任务
根据部门计划安排,完成相关工作;
参与学校、本部门组织的培训工作;
参与学校的绩效考核工作;
及时完成部门负责人交办的任务。
二
负责学校文件收发文管理
负责学校各种往来文件的接收、送呈、登记、传阅、督办、归档工作;
负责学校拟发文件的拟稿、登记、编号和印发工作;
三
负责学校综合档案及印、信、证件的管理
负责归纳整理所有涉及学校的外部图书、报刊、视频、文件资料等档案文件的收集、存档与保管;
负责学校公章、党支部印章、工会印章等保管、使用、登记等工作。
四
负责草拟学校的各种文件及会议的记录工作
负责草拟学校的通知、函、请示、报告等对外、对内的公函;
负责学校校级会议记录和编纂会议纪要工作。
五
参与学校行政会议、活动的组织和安排
协助主任做好办公会议的准备与召集工作;
负责学校各种重要会议具体事务的组织和安排;
协助学校开展的各种活动具体事务的组织与安排。
六
负责学校对外接待工作
工作任务
负责接待来访客人,安排吃、住、行等具体事务。
七
负责学校信件等资料分发处理
负责对学校的报纸、信件进行分类整理并分发给相关人员;
负责联系学校信件、物品等的邮寄、快递服务;
协助学校人员进行文件的录入、复印、扫描等工作;
负责对学校通讯录及时更新并下发给相关部门及单位。
九
负责学校日常费用结算
负责每月快递费、住宿费等的结算。
十
职责表述:
负责节假日值班安排工作
负责学校暑假、寒假及其他节假日的值班安排和检查工作。
(2)工作权责
权责一:
对学校归档档案的收集权、管理权
权责二:
对学校收发文的监督权
权责三:
对证、照、印、信的具体管理权
权责四:
对学校办公用品的保管权和使用的监督权
权责五:
外事接待的建议权和执行权
权责六:
学校各种会议活动的组织权、建议权
(3)工作协作关系
内部协调关系
学校各部门
外部协调关系
政府主管机构、相关合作方、其他学校等
三、任职资格
一、
知识
1.学历要求
□高中、中专 ■大专 □大学本科 □硕士研究生及以上
2.专业要求:
行政管理、中文、文秘等相关专业
3.工作经验要求
工作经验:
□1年以下□1~2年■2~4年□4~7年□7年以上
行业经验:
同职经验:
□1年以下■1~2年□2~4年□4~7年□7年以上
4.培训经历
管理知识、技能培训。
行政管理培训。
应用写作培训
二、
技能
1.专业技能要求
专业职称要求:
□不要求 ■要求:
专业技能描述:
具有良好的组织协调和沟通能力,具有较强的社交能力、谈判能力,能熟练使用计算机
2.管理技能要求
计划□不要求□一般■较强□强□很强
组织□不要求□一般■较强□强□很强
领导□不要求■一般□较强□强□很强
控制□不要求□一般■较强□强□很强
决策□不要求■一般□较强□强□很强
3.上岗资格证书要求
□不要求 ■要求:
学历证书、资格证书
三、职业素养
职业素养要求
服务意识□不要求□一般□较强■强□很强
团队精神□不要求□一般■较强□强□很强
创新精神□不要求□一般■较强□强□很强
廉洁诚信□不要求□一般■较强 □强 □很强
责任感□不要求□一般■较强 □强 □很强
四、其它事项
所需工具/设备
一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
坐班制,按时完成工作为标准
所需记录文档
收发文记录、档案证照使用记录、行政各类表格等
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- 行政 机要秘书 岗位 说明书