电子类资料和档案特殊管理制度Word格式文档下载.doc
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(2)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
二、电子文件的收集与积累
(1)收集范围。
电子文件的收集范围:
草稿性电子文件;
非正式电子文件;
正式电子文件;
无纸电子文件;
文本文件;
图象文件;
图形文件;
影像文件;
声音文件;
多媒体文件;
计算机程序;
数据文件;
公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求、记录了重要文件的主要修改过考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留。
否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
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、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。
10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
三、电子文件的归档。
定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
1、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
2、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
3、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
4、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
5、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
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- 子类 资料 档案 特殊 管理制度