中盛光电集团档案管理规定Word格式.doc
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页 数:
10页
分发号:
适用范围:
全体员工
文件类别:
综合类
签发部门用印:
中盛光电集团
2011年3月28日
一、档案管理目的
为健全和加强集团档案工作,统一档案工作标准,更好地为公司各项工作和公司总体管理要求服务,结合本集团实际情况,特制定本规定。
二、档案管理范围
本规定所称的档案是指中盛光电集团所属各单位在职能活动中所形成的、具有保存价值的各种载体形式的历史记录。
集团的人事档案、财务类档案按照公司相关规定执行,不在本制度规定的档案范围内。
本规定适用于本集团所属各单位及各单位职能部门。
三、档案管理部门及其职责
(一)集团档案工作实行统一领导,分级管理的原则,各部门不同类别、不同形式、不同载体的档案实行集中统一管理,以确保档案的完整与安全,促进档案的有效开发和利用。
(二)集团办公室是全集团档案业务主管部门,实行统筹规划、组织协调和监督指导。
主要职责是:
1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策,组织制定集团档案工作规章制度及实施细则,建立健全公司档案工作的管理网络和各项管理制度,确保档案管理与集团生产经营管理同步;
2、统筹规划并负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
3、监督、指导各职能部门档案材料的形成、积累、整理和归档工作;
4、负责开展档案宣传和业务交流活动,组织各部门档案从业人员进行业务培训。
5、定期对各部门档案管理工作进行考核,逐步实现档案管理工作规范化、标准化。
(三)各部门应加强对档案工作的指导,把档案工作纳入本部门发展规划和年度工作计划中,以保证档案工作顺利开展。
(四)各部门应增添必要的档案管理设备,配备档案管理专(兼)职人员,加强档案集中统一管理与档案工作的监督能力。
其主要职责是:
1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策,以及集团档案工作规章制度和实施细则;
2、负责本部门档案的收集、整理、归档、保管与利用工作;
3、负责本部门档案统计分析和汇总上报移交工作。
(五)各部门应保持档案管理队伍的相对稳定,如有变动应及时通知集团办公室;
档案工作人员应忠于职守、遵纪守法,严守公司机密,非档案工作人员也有移交和保护档案的义务。
四、档案的收集、整理与归档
(一)档案的整理要求
1、集团实行“谁形成,谁归档”的归档整理制度,各部门应把文件材料归档整理工作列入本部门各项管理程序、部门职责范围和有关部门人员的岗位责任中。
2、归档文件材料应依据《中盛光电集团归档文件整理规则》(参见附件1)进行整理。
(二)归档时间
1、一般性管理性文件材料应在办理完毕后第二年3月30日前归档。
2、产品、科研课题、基建项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档。
3、外购设备文件材料应在开箱验收或者接收后即时登记,安装调试后归档。
4、录音带、录像带、照片及底片、胶片、光盘、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
5、电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致。
6、下列文件材料应随时归档:
(1)、已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后,新形成的文件材料。
(2)、各部门在资产与产权变动过程中形成的文件材料。
(3)、各部门职工外出参加公务活动形成的文件材料。
(4)、各部门内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料。
(三)归档要求
1、各部门在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的档案材料应列入归档范围(参见附件2)。
2、归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3、归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。
4、归档的文件材料应为原件,一般一式一份。
有文号的文件归档时,应归有部门领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本;
通过网上办理的电子公文可将发文稿纸和用印后的电子文本打印归档,因其他原因无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
文件材料归档后不得更改。
5、两个以上部门合作完成的项目,应以合同、协议等形式约定文件归档要求。
主办部门一般应保存全套文件,协办部门保存与所承担任务相关的正本文件。
6、各部门移交归档文件材料时,应填写《档案交接登记表》(M/ET-FMCE31),并由部门负责人签字核准。
档案部门接收归档文件材料时,应认真检查核对归档文件材料,履行交接手续,《档案交接登记表》各留一份以备查考。
五、档案的保管
(一)集团办公室应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。
(二)集团办公室档案室应根据集团档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案,分类后应保持前后一致,不宜随意变动。
(三)档案室是保存集团机密的重地,必须设在安全地点,结构坚固,室内保持适当的温度和相对的湿度(温度一般为14~24℃,相对湿度为45~60%),有防火、防盗等“八防”设施和措施。
档案库房应有专人负责管理,实行定期检查和清点制度,并做好平时记录。
(四)档案管理人员定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。
(五)保管期限的划分
1、档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用,以及历史研究价值确定。
2、本集团档案保管期限一般分为永久和定期两种。
(1)永久保管档案。
凡是反映集团主要职能活动和历史面貌,对本集团、国家和社会有长远利用价值的文件,列为永久保管。
(2)定期保管档案。
凡是反映集团一般工作活动,在一定时间对本集团各项工作有参考利用价值的文件,列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
(六)档案密级的划分
属于集团秘密的档案资料,应按规定标明密级(绝密、机密、秘密),确定保管期限。
属于集团商业秘密的文件资料,如重大科研成果、发明创造以及试验、生产的配方和工艺诀窍、审计报告等,应由文件形成部门标明密级并确定保密期限。
保密期限届满的,自行解密;
保密期限需要延长的,由原确定密级和保管期限的部门决定;
在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保管期限的部门或者上级机关应当及时解密。
(七)本集团档案管理要逐步实现现代化管理。
档案室要应用现代化管理手段和方法,充分发挥计算机在档案管理中的作用。
六、档案利用工作
(一)档案属于集团机密,未经许可不得外借、外传、私自复印。
只有在某些特殊情况下,如必须以档案原件作为证据等,须说明借阅理由,经所在部门分管副总裁签字批准后,方允许外借使用。
(二)档案利用申请人填写《档案借阅利用审批单》(M/ET-FMCE33)至档案室确认,档案室根据档案的密级程度确定审批级别,利用申请人经相关领导审核批准后凭《档案借阅利用审批单》方可至档案室借阅利用。
(三)外单位人员如因公需要,须持单位介绍信和本集团各分管副总裁批准文件,方可利用。
利用者应在《档案借阅登记表》(M/ET-FMCE34)上登记,并当面点交清楚,归还时点收注销。
归还时如发现与原档案不符,档案管理员应及时报告上级领导,作出处理。
(四)因工作需要复印档案文件应经分管副总裁同意后复印;
复印重要技术资料需经总裁批准。
原则上复印件应归还档案室,但若因需要将复印件提供给外界相关部门或单位等原因无法归档,应在《档案借阅登记表》中注明不予归还复印件。
(五)借阅档案资料一般应提前2个工作日申请,10个工作日内归还,如需延长使用时间,须经档案人员同意并办理续借手续,每次续借不得超过10个工作日;
利用者如遇出差、休假、探亲、工作调动时,应先归还所借档案。
(六)任何单位、部门或个人不得自行复制或传阅档案资料。
档案利用者应保持档案原貌,严禁涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案等行为,未经允许不得转借他人或携带外出一经发现依法处理。
(七)档案利用者必须保守档案机密,在不影响保密的前提下,可利用档案材料举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现存的档案材料。
凡损坏档案和私自泄露档案内容,给集团造成重大损失和恶劣影响的,应按《档案法》等有关规定办理,情节严重的将追究其法律责任。
(八)档案利用者在归还档案时,应如实填写《档案利用效果登记表》(M/ET-FMCE35),交档案室存查。
七、档案的统计、鉴定和销毁
(一)档案的统计
1、集团办公室应建立健全档案统计工作制度。
统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
2、档案统计内容包括:
档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。
(二)档案的鉴定和销毁
1、鉴定档案应坚持保存从宽、销毁从严,复本从宽,孤本从严的原则。
2、档案鉴定人员应直接对档案原件进行鉴定,准确判定档案的价值,鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,应及时责成有关部门和人员修改、补充。
3、鉴定档案应由档案形成、整理、归档部门人员组成鉴定小组,形成鉴定报告,在档案备考表中注明鉴定意见、鉴定日期。
4、集团办公室应组织相关人员对已到保管期限的档案进行鉴定。
经档案鉴定小组鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;
对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写《档案销毁清册》(M/ET-FMCE32),经集团分管副总裁批准后进行监督销毁,《档案销毁清册》永久保存。
5、档案销毁应由两人以上进行监销,监销人要在《档案销毁清册》上签字。
销毁档案应严格执行保密规定。
八、奖励与惩罚
(一)对于积极贯彻执行本制度,对集团档案事业有突出贡献,在档案工作中作出显著成绩的部门或个人,应给予表彰和奖励。
(二)对下列行为之一部门或个人,可以给予通报批评,责令其限期改进;
情节轻重的,给予行政处分;
造成经济损失的,责令赔偿损失;
对于违反档案法律、法规,构成犯罪的依法追究刑事责任。
1、档案管理制度执行不严,造成档案损失的;
2、将应归档的文件据为己有,拒不向档案室移交的;
3、因保管不严,因而造成损毁、丢失、泄密的;
4、擅自提供、复制、涂改、伪造、销毁档案的。
九、相关流程
(一)档案借阅利用流程
档案室确定
分管领导审核
总裁审核
查阅/借调档案
申请人申请
6
档案室备案
部门领导审核
十、附件
(一)《中盛光电集团归档文件整理规则》
(二)《中盛光电集团文件归档基本范围和保管期限参考表》
(三)《档案交接登记表》
(四)《档案销毁清册》
(五)《档案借阅利用审批单》
(六)《档案借阅登记表》
(七)《档
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