Office-商务办公实用教程-电子教案PPT格式课件下载.ppt
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- 上传时间:2022-10-11
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1.1.3工具栏工具栏工具栏位于菜单栏下方,Word2003将一些常用的命令制作成工具按钮,按照不同的功能列在不同的工具栏中。
用鼠标单击某个按钮,可以快速执行对应的菜单命令,原来需要好几步才能完成的操作或设置,现在只要用鼠标单击对应的命令按钮就可以了。
1.1.4标尺标尺标尺分为水平标尺和垂直标尺,用来度量页面的尺寸。
执行“视图”|“标尺”命令可以显示或隐藏标尺,如果在“标尺”命令前有“”标记,则标尺被显示出来。
在Word2003中垂直标尺只有在“页面视图”和“打印预览”视图中才能显示。
1.1.5状态栏状态栏状态栏位于水平滚动条的正下方,在状态栏上显示页数、节、目前所在的页数/总页数、插入点所在的位置、行数和列数等信息。
1.1.6滚动条滚动条滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条,由滚动框、浏览滑块和几个滚动按钮组成。
用户用鼠标指针拖拉滚动条的滚动块或者单击滚动箭头,可以将文档上、下或左、右滚动,浏览工作区以外的内容。
1.1.7任务窗格任务窗格任务窗格是Word2003的一个重要功能,可以简化操作步骤,提高工作效率。
在任务窗格中,每个任务都以超级链接的形式给出,单击相应的超级链接即可执行相应的操作。
1.1.8对话框对话框当在菜单中选择后面带有后缀“”的命令时会打开一个对话框,提供更多的设置选项和提示信息,用户可以在对话框中进行更详细的设置。
1.2打开文档打开文档1.2.1利用“打开”对话框打开文档利用“打开”对话框打开文档在在Word2003中如果要打开一个已经存在的文档,可以利用“打开”对话框将其打开,Word2003可以打开不同位置的文档,如本地硬盘、移动硬盘或与本机相连的网络驱动器上的文档。
执行“文件”|“打开”命令,或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮都可以打开“打开”对话框。
1.2.2只读或副本方式打开文档只读或副本方式打开文档默认情况下文档都是以读写方式打开的。
如果用户为了保护文档内容不会被错误操作而更改,可以自己定义文档的打开方式,以只读或副本方式打开文档。
以只读方式打开文档时,可以保护原文档不被修改,即使对原文档进行了修改,Word也不允许以原来的文件名保存在原先的位置。
以副本方式打开文档时,系统默认为是在原文档所在的文件夹中创建并打开原文档的一个副本,因此用户必须对该文档所在的文件夹具有读写权限。
在“打开”对话框中单击“打开”按钮后的下三角箭头,打开一个下拉菜单,在菜单中选择“以只读方式打开”或“以副本方式打开”即可。
1.3保存文档保存文档1.3.1保存新建文档保存新建文档如果是一个新文档,保存文档时执行“文件”|“保存”命令,或者在“常用”工具栏上单击“保存”按钮,打开“另存为”对话框,在对话框中对文档的名称和保存位置进行设置即可。
1.3.2保存打开并修改的文档保存打开并修改的文档对于保存过的文档,进行修改后,若要保存可直接执行“文件”|“保存”命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮进行保存,此时不会打开“另存为”对话框,Word2003会以原文件名在原来保存的位置进行保存,并且将覆盖原来文档的内容。
如果用户需要保存现有文件的备份,即对现有文件进行了修改,但是还需要保留原始文件,或在不同的目录下保存文件的备份,也可以使用“另存为”命令,在“另存为”对话框中指定不同的文件名或文件夹保存文件,这样原始文件保持不变。
1.4视图方式和文档结构图视图方式和文档结构图1.4.1普通视图普通视图普通视图是最常用的视图方式,可以完成文本输入和编辑工作。
在该视图方式中,可以显示字体、字号、字形、段落缩进以及行距等格式,但是该视图方式只能将多栏显示成单栏,而且不显示页眉和页脚、页号及页边距等。
在该视图方式中,Word2003能够连续显示正文,页与页之间用一条虚线表示分页符,节与节之间用双行虚线表示分节符,使文档阅读起来比较连贯。
1.4.2Web版式视图版式视图Web版式视图用于创作Web页,它能够仿真Web浏览器来显示文档。
在Web版式视图中,可以看到给Web文档添加的背景,文本也将自动折行以适应窗口的大小。
1.4.3页面视图页面视图页面视图是Word最常用的视图,也是启动Word后的默认视图。
在页面视图中,所显示的文档与打印出来的效果几乎是完全一样的,是一种所见即所得的方式。
页面视图可以更好地显示排版的格式,因此常被用来对文本、格式、版面或者文档的外观进行修改等操作。
在页面视图方式下,还可以直接看到文档的外观以及页眉和页脚、脚注、尾注、图形、文字在页面上的精确位置以及多栏的排列,用户在屏幕上就可以直观地看到文档在打印纸上的效果。
页面视图能够显示出水平标尺和垂直标尺,并直接显示页边距。
1.4.4大纲视图大纲视图在大纲视图中,能查看文档的组织结构,可以通过拖动文档的标题来移动、复制、重新组织文本,还可以通过折叠文档来查看文档的主要标题,或者展开文档以查看标题下的正文。
大纲视图使得主控文档的处理更为方便。
主控文档有助于使较长文档的组织和维护。
在大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚和背景。
1.4.5阅读版式视图阅读版式视图如果打开文档是为了进行阅读,阅读版式视图将优化阅读体验,增加文档的可读性,可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸,而不会影响文档中的字体大小。
1.4.6文档结构视图文档结构视图文档结构图以树状结构列出了文档的所有标题,并清晰显示文档结构及各层标题之间的关系。
它的用法类似于Windows的资源管理器,在文档左侧结构图中单击某个标题,Word会在右侧的编辑框中显示该标题下的内容。
文档结构图常被用来查看文档的结构,或查找某个特定的标题。
使用文档结构图,给编辑多层标题结构的文档提供了极大的便利。
1.5举一反三制作用餐信息水牌举一反三制作用餐信息水牌在召开会议时如果安排了会议用餐,就应该告知参会人员,这里利用Word2003制作一个会议用餐地址信息告知水牌,完成后的效果如图所示。
1.6知识拓展知识拓展
(1)设置自动保存功能)设置自动保存功能Word2003还提供了自动保存功能,可以指定时间间隔让自动保存文件,防止因意外事件(比如停电、死机等)而丢失未保存的工作成果。
默认情况下,自动保存功能是打开的。
如果该功能没有打开,执行“工具”|“选项”命令,打开“选项”对话框,在对话框中单击“保存”选项卡,选中“自动保存时间间隔”复选项,在“分钟”文本框中选择或输入自动保存的时间间隔(以分钟计算),单击“确定”按钮。
(2)控制文档的显示比例)控制文档的显示比例单击“常用”工具栏中“显示比例”右边的下拉箭头,出现一个下拉列表框。
在该列表框中用户可以选择不同的显示比例。
用户也可以执行“视图”|“显示比例”命令,打开“显示比例”对话框,在对话框中选择自己需要的文档显示比例。
第第2章文档的基本编辑方法制作商务传真和名片章文档的基本编辑方法制作商务传真和名片知识要点:
创建文档输入文本移动与复制文本拼写与语法检查任务描述:
在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料即刻送达身在异地的合作伙伴手中。
我们可以利用Word2003提供的模板,制作一个如图所示的商务传真,用传真机直接发给对方,这比采用传统的邮寄书信的方式要快捷得多。
2.1创建文档创建文档在Word2003中可以用以下几种方法来创建新文档:
(1)创建新的空白文档
(2)利用模板创建文档(3)利用向导创建文档启动Word2003时,如果没有指定要打开的文件,Word2003将自动使用Normal模板创建一个名为“文档1”的新文档,表明这是启动Word2003之后建立的第一个文档,如果继续创建其他的空白文档,Word2003会自动将其命名为“文档2、文档3”。
如果需要创建一个专业型的文档,如报告、备忘录、出版物等,而对这些专业文档的格式并不熟悉,可以利用Word2003提供的模板功能来建立一个比较专业的文档。
执行“文件”|“新建”命令,打开“新建文档”任务窗格,在“模板”区域单击“本机上的模板”选项,打开“模板”对话框。
,在对话框中用户可以选择利用那种模板或向导创建文档。
2.2输入文本输入文本2.2.1定位插入点定位插入点在新建的空白文档的起始处有一个不断闪烁的竖线,这就是插入点,它表示输入文本时的起始位置。
在文档中定位光标,只要将鼠标移动至要定位插入点的位置处,当鼠标变为形状时单击鼠标即可在当前位置定位插入点。
2.2.2选择输入法选择输入法在任务栏右端的语言栏上单击语言图标,打开“输入法”列表,在输入法列表中选择一种中文输入法即可。
2.2.3输入文本输入文本在文档中输入文本时插入点自动从左向右移动,用户可以连续不断地输入字符。
当到一行的最右端时系统将向下自动换行,也就是当插入点移到页面右边界时,再输入字符,插入点会自动移动到下一行的行首位置。
如果在一行没有输完时想换一个段落继续输入,可以按回车键,这时不管是否到达页面边界,新输入的文本都会从新的段落开始,并且在上一行的末尾产生一个段落符号。
在输入文本过程中,难免会出现输入错误,可以通过如下操作来删除错误的输入:
(1)按“Backspace”键可以删除插入点之前的字符。
(2)按“Delete”键可以删除插入点之后的字符。
(3)按“Ctrl+Backspace”键可以删除插入点之前的字(词)。
(4)按“Ctrl+Delete”键可以删除插入点之后的字(词)。
2.2.4输入特殊文本输入特殊文本在文档中输入文本时有些符号是不能从键盘上直接输入的,可以使用“符号”对话框插入这些符号。
执行“插入”|“符号”命令,打开“符号”对话框,在对话框中单击“符号”选项卡,利用该对话框用户可以插入不能从键盘上直接输入的符号。
2.2.5插入时间和日期插入时间和日期Word2003提供了多种中英文的日期和时间格式,用户可以根据需要在文档中插入合适格式的日期和时间。
执行“插入”|“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,在对话框中选择合适的时间和日期格式,单击“确定”按钮即可。
2.3移动或复制文本移动或复制文本2.3.1利用鼠标移动或复制文本利用鼠标移动或复制文本首先选定要移动的文本,将鼠标指针指向选定的文本,当鼠标指针呈现箭头状时按住鼠标左键拖动,到达目标位置时松开鼠标左键,选定的文本就从原来的位置被移动到了新的位置。
2.3.2利用剪贴板移动或复制文本利用剪贴板移动或复制文本如果要长距离地移动文本,例如将文本从当前页移动到另一页,或将当前文档中的部分内容移动到另一篇文档中,此时用鼠标拖放的办
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