文书档案新规则整理方法.docx
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文书档案新规则整理方法
文书档案新《规则》整理方法
一、确定归档文件的整理单位
按新《规则》整理,就是以“件”为整理单位进行整理。
“一般以每份文件为一件”,整理单位为“自然件”。
对于请示与批复等关联性强、利用时需要相互查证、实体不宜分散的归档文件,《规则》中运用的语言是“可以两份或多份作为一件”。
为了在全县统一标准,我县统一规定为:
上述情况的两件或多件均作为一件。
如:
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,正文与文件处理签单为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,成套报表、名册、登记表、图册等一册(本)为一件,会议记录每年度为一件,外机关的来文与本机关的复文为一件,本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文为一件。
需要注意:
“为一件”是指实体装订在一起,编目时也只体现为一条目录。
建议各单位立档人员平时把这些“为一件”的两个或两个以上的文件放在一起并装订好,以减少集中整理时的工作量。
在实际中,本校向上级或同级机关的请示、报告或函,难免会出现这种情况:
本校在次年集中整理档案时,还没有收到上级的批复文件或同级的复函文件,其请示、报告或函的原件已视为无复文的情况并整理归了档,之后又收到有关请示、报告或函的复文,该怎么处理,应将该复文的去文原件从已整理的档案中取出来复印一份放回原整理的档案中,其原件与该复文放在一起为一件,并以复文为准进行整理。
二、分年度和分期限
(一)拟定本校《文件材料归档范围和保管期限表》
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各校必须依据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定,结合本校具体工作中形成的文件材料,制定本校的《××文件材料归档范围和档案保管期限表》。
据此,我们拟定了《机关文件材料归档范围和保管期限》样表(附后),各校可以参考借鉴,并结合本校具体工作加以细化。
(二)确定分类方案
按渝档发[2001]18号《重庆市档案局关于印发〈归档文件整理实施细则〉的通知》要求,统一采用“保管期限——年度”的方法进行分类,即将文件按保管期限分类,再在保管期限下按年度分类。
在具体操作的时候,我们先分年度,再分保管期限。
(三)分年度
1、判定文件所属年度,一般以文件签发日期(即落款日期)为准,对于计划、总结、规则、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,《规则》取消了原来按针对年度归类的做法,统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件的所属年度。
2、召开会议、处理案件等,可能会形成跨年度的文件,这样的文件往往统一放在办结年度归档,分类时,也都归入办结年度。
如跨年度的会议文件,放在闭幕年;来文与复文、去文与复文跨年度并作为一件的,放在复文年。
3、几份文件为一件时,“件”的日期,应以装订排列在前面的文件日期为准。
4、有的文件没有标注日期,需要通过考证和根据内容加以推断日期,从而确定文件的年度。
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5、如果本校的教学档案单独作为一个门类整理,其文件材料按教学专门年度分类。
(四)分期限的同时,剔除本单位不归档的文件。
档案整理人员必须要熟悉本校的《文件材料归档范围和保管期限表》,在此基础上,对所有文件逐份审阅,把不归档的加以剔除,需要归档的按永久、长期、短期三部分分别放置。
注意:
“两份或多份文件作为一件”时,划分期限时,应以装订在前面的文件为准划分期限。
三、文件的装订
我们选择在文件分年度、分期限、确定整理单位“件”以后,才进行装订,可以减少一定的工作量。
其一,不归档的文件已剔除可以不装订;其二,凡属短期保存的文件按《规则》规定,结合我县气候特点,如已采用订书针装订的,可以保留原装订方式。
具体装订方法:
(一)对破损文件进行修裱,对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,去掉文件上易锈蚀的金属物,对过大的文件进行折叠。
(二)两份或两份以上文件为一件,必须进行排序,一般顺序如下:
正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;有文件处理签(单)的,也要放要前面作为首页。
(三)装订方式:
所有归档文件均采用左下侧对齐。
永久、长期的归档文件在10张(含10张)以下用浆糊进行粘贴;10张以上的可采用三孔一线的装订方法,最好用缝纫机装订(与县档案局联系后到重庆市邮购)。
短期
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文件在整理前已合理排序,并已用订书针装订好的,可保持原装订方式。
四、归档文件的排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
(一)事由原则
对归档文件的排列,《规则》强调了“事由原则”,即同期限同事由的相关文件应当排列在一起。
这是我们在排列归档文件时必须首先遵循的原则。
这里的“事由”是一个比较原则的概念,它不同于以前按问题分类组卷中的问题,而是比问题更小的概念,可以指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段比较紧密的工作过程等,而“问题”是一类相同性质的事情,如机关党务工作、财务工作、人事工作等。
按《规则》整理排列时,只需将同一事由的多个文件排列在一起,而同类问题中不同事由的文件可以不排列在一起。
(二)排列方法
归档文件排列方法,《规则》中规定为“在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。
我县按“保管期限——年度”分类,“年度”为最低一级类目,排列是在同一期限同一年度的归档文件内进行。
排列的实际操作分两步:
先排同一事由的文件,再对不同事由的文件进行排列。
1、同一事由内归档文件的排列(同一期限同一年度内进行),有四种方法:
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(1)按时间顺序排。
(2)按文件的重要程度排(由于分析重要程度,因人而异带有主观性,建议各单位尽量不采用)。
(3)将结论性的放在前,其他文件放在后。
(4)按文件责任者的级别排,级别高的排在前,级别低的排在后,同一责任者内按可在前三种方法中任选一种进行排列。
各单位在排列时,应明确采用一种方法,并以制度的形式固定下来。
注意:
这里说的是将同一事由的文件排列在一起,并不能将同一事由的文件装订在一起作为一件。
2、不同事由间归档文件的排列(注意:
在同一期限同一年度内进行)。
不同事由的文件往往有上级的、本单位的、同级的、下级的、还有本校在同年度的不同时期形成的。
这些文件也必须按一定的规律系统排列,才便于今后档案的查找利用。
第一步,将同一责任者的文件集中(即分文件责任者)。
几个单位联合发文的文件,有文号的,机关代字是使用哪个单位的,就将该文件集中在哪个单位(责任者)的文件一起;没有文号的,以排在前面的单位为准。
第二步,同一责任者的文件按大头字文件、小头字文件、白头文件分开,期刊、简报类按名称分开,表册类按名称分开。
第三步,代字相同的集中(即分文件代字)。
即在大头字文件中,将代字相同的集中,在小头字中,将代字相同的集中,并按文号从小到大的顺序排列;期刊、简报类按其号数从小到大的顺序排列;表册、白头文件按时间先后顺序排列。
在进行上述三个步骤操作时,应特别注意的是:
不能将已经排列好的同
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一事由的文件分开。
尽管有些同一事由的若干文件也有上级的、下级的、本单位的、同级单位的,也还有同单位在不同时间形成的,但“事由”原则是《规则》强调的首要原则,固不能分开。
但同一事由的文件必须参加到上述三个步骤中去分类、集中、排列,是我们在排列操作中要解决的主要矛盾。
其方法是:
把同一事由的若干文件看作一个整体,并以该事由中排在前面的文件的责任者的文号或期刊号以及文件时间等标志作为不同事由间归档文件的排列依据,即以该事由第一个文件的责任者、文号或期刊号以及时间等标志为准,确定该事由的全部文件应集中在哪个责任者一起及在该责任者中的位置。
同时在上述操作时,如发现同一事由的文件没有排在一起,必须按本单位确定的同一事由间文件排列的方法把它们排列在一起。
第四步,将同年度同期限同一责任者内不同事由的文件系统排列:
先排以党政名义形成的文件,再排出、以行政名义形成的文件,其排列顺序是:
大头字?
小头字?
函件?
简报期刊类(本机关有几种名称的,应明确固定的顺序,同一名称的期刊或简报排完后,再排其他名称的)?
会议记录?
成套性报表、图册、登记表(表册类也应按类型名称固定其顺序)?
白头文件。
第五步,将同年度同期限中不同责任者的文件系统排列。
排列是在同年度同期限中进行。
因一个单位需归档的文件往往涉及上级、本级、下级,排列时一般采取从上至下的方法。
大致如下:
县委—县委办—县府—县府办—人大常委—人大办—政协委员会—政协办—县委宣传部—县教委—县属各单位—镇(乡)党委、政府—本校—同级单位—下级单位。
五、归档文件的编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章
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的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列等系统化工作的成果。
通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。
(一)编号项目
编号的目的这一是固定归档文件在全宗中的位置。
归档文件的位置是由前期系统化工作所决定的,因此“编号”中的“号”并不是一个简单的数字,它往往包括全宗号、年度、保管期限、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合,统称编号项目。
1、全宗号:
是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号,如0003。
填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。
县档案馆没给全宗号的,不填写。
2、年度:
是指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度。
填写此项时,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示。
如二OO六年表示为“2006”。
3、保管期限:
指各校在整理归档文件时,按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。
国家档案局规定现行的档案保管期限分为永久、长期、短期3种。
用汉字填写全称,不能用代号。
4、件号:
指文件的排列顺序号,是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列顺序的重要标识。
件号分为室编件号和馆编件号两种。
(1)室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。
在同一年度同一期限内从“1”开始拉通编号,每年度永久、长期、短期各一通号,
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一年一个断号。
(2)馆编件号:
设置此项目主要是出于馆室衔接的需要,具体编制由档案馆决定,均不填写。
注意:
件号的编制不允许将同一事由的多个文件装订在一起只编一个件号。
(二)盖归档章及填写归档章的项目
编号项目确定后,要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。
盖归档章是归档文件整理各环节中工作相对较大的部分,但只有借助归档章上项目的提示,才能保证归档文件借阅后的正确归位,因此是必不可少的整理环节。
归档章加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。
千万不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章交叉。
有的文件首页无空白位置,应在该文件前加上与该文件同型号的纸页,加盖归档章,但不计算页数。
归档章的格式(我县统一由县档案局制定)及填注格式
全宗号保管期限年度室编件号馆编件号
00122005127长期
六、归档文件的编目
《归档文件整理规则》中的编目是指编制归档文件目录。
归档文件目录是由不同条目按照一定的体系和方法排列而成的,而条目则是通过对归档文件内容和形式方面的特征进行分析、记录后获得的,利用者所提出的主要检索要求就涵盖其中。
正确、完整地填写归档文件目录各项目,关系到条目的可靠性和实用性,也决定了归档文件目录的质量,因此进行归档文件整理时,填写目录项目一定要认真、细致,力求做到全面准确地反映归档文件的特征,
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为检索
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