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4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法
5.1装订
归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;
正本在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。
以下同)。
5.4.1全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度:
文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
5.4.3保管期限:
归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号:
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为:
在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题):
作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1件号:
填写室编件号。
5.5.1.2责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号文件的发文字号。
5.5.1.4题名:
文件标题。
没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。
5.5.1.5日期:
文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。
5.5.1.6页数:
没一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
5.5.17备注:
注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽为297MMX210MM)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。
其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应表明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mmX220mm(长X宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;
盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。
5.6.2.1盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期:
归档文件整理完备的日期。
附录A(提示的附录)
归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或问题)
(保管期限)
(馆编件号)
图A1归档章式样
注:
标有“*”号为选择项,下同。
归
档
文
件
目
录
件号
责任者
文号
题
名
日期
页数
备注
1
都江堰市档案局
都档发
[2005]
1号
关于下达2005年工作任务的通知
2005
0112
8
2
2号
关于进一步强化机关工作的意见
3
图A2归档文件目录式样
*全宗名称
*年
度
*保管期限
*机构(问题)
图A3归档文件目录封面式样
A=B=C=20=30=40mm
(a)档案盒封面式样及规格
备
考
表
盒内文件情况说明
整理人
检查re
年
月
日
全宗号
度
保管期限
机构(问题)
起
止
件
号
室
馆
盒
图A5备考表式样
(b)档案盒盒脊式样
(注:
本文所提供的关于行业或项目或个人的一些总结及计划,销售技巧或策划方案或如何写总结的方法,会议纪要,培训安全等内容;
仅供参考,不作具体使用)
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