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随着企业经济的发展,规模不断扩大,企业内部结构越来越复杂,业务流程越来越繁琐,导致日常管理工作越来愈繁杂,传统的人工管理的效率已经赶不上信息更新的频率,同时由于管理体制缺乏规范性,导致传统管理模式和方法,效率越来越不能满足企业的需要,这主要体现为:
业务流程、管理流程不规范,体系制度不健全,导致管理的混论;
信息分散,手工统计、分析效率低,信息处理、汇报不及时,不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;
各部门的信息分散、共享性差,管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况,无法实现有效的团队协作,协同能力差等等,都成为企业办公与管理中的弊病,影响企业的整体经营效益。
OA系统解决方案的需求:
面对上述问题,实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台,加速信息的传递、流转,实现信息的共享与交互,通过实施OA系统实现对企业管理结构的规范、业务管理流程的优化与简化,提升办公与管理的效率,降低成本,实现企业办公管理的无纸化。
具体说,企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几方面来分析:
1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求
知识经济时代,企业内外部信息资源量越来越大,结构内容也越来越复杂,企业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台,提升对信息资源的管理。
而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进行实施统计、管理的信息系统,可以有效消除企业信息孤岛现象。
2、灵活的业务流程优化整合的需求
信息科技的发展企业客户对于端对端的服务需求越来越普遍,员工的工作环境也越来越复杂,业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范,所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台,实现对日常办公、管理、业务的整合,减少不必要的环节,提升企业对客户需求的响应速度,实现管理流程的优化整合。
3、高效的协同管理工作平台的需求
企业对于搞笑的协同办公平台的需求,即是要求通过OA系统解决方案的实施,帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理,实现高效的协同办公。
4、有效的知识资产和企业文化管理需求
知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分,也是企业实力的重要体现。
OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,组织构建企业文化环境,提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。
市场上对OA系统解决方案的各种需求,体现了社会信息化的需求,同时也促进了OA系统不断完善与升级。
三、OA系统解决方案整体规划
乾元坤和OA系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发,帮助企业实现全面的自动化办公,通常最基本的OA系统解决方案设计主要包括以下几部分:
组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系统功能扩展等。
1、OA系统中企业结构构架设计
乾元坤和OA系统解决方案可以根据企业的内部结构,针对企业的组织结构:
部门、岗位和人员的设置,以及对各部门、各岗位职能,在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。
OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时,管理各个模块和权限,保证数据完整。
2、OA系统的技术构架的确定
OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合,提供B/S和C/S两种应用模式。
乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求,选择合适的应用模式,方便分布式办公和移动办公。
3、OA系统的办公体系设计
乾元坤和OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系:
(1)按需求设定工作流程:
如自定义发文处理、收文处理等工作流程,方便各级主管及时掌控所管工作的情况。
(2)层次化文件管理模式:
如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织,也可按照需求设置文件夹级别。
(3)提供多权限管理文件库功能,如文件库的权限包括管理者、者、作者、读者四类,访问权限也可按照这四级确定。
(4)OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义
OA系统解决方案根据具体需求,定制文件管理系统,其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。
(5)办公过程中所需的表单的定制设计
乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务,OA系统解决方案中将根据企业业务需求,定义出各种格式的表单,以提供给OA系统各个子系统应用。
4、工作流程设计
OA系统解决方案实施后,管理员无需编程即可定义各项工作流程,处理工作事务。
乾元坤和OA系统流程定制服务包括:
流程、环节、流向定制服务。
流程:
对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理,创建新工作的人员等。
环节:
定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。
其中,办理方式可选择:
式、审批式、分发式;
办理人员指:
OA系统可选择具体的岗位或人员。
设定由上一环节制定,由文档某个域制定,提供办理某项事务的人员,办理权限设置(包括允许文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限)。
流向:
OA系统可定义各个流程中的应用模式,强化工作流程管理。
其中自由流程指:
OA系统提供自由流程应用模式,由办理人根据具体情况决定下一流程。
5、OA系统解决方案实施责任人
OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口,在此各项工作分类,分出轻重缓急,确定工作事务责任人。
6、OA系统功能扩展
OA系统解决方案采用开放式体系,各个功能模块可独立实现,并具有标准接口,方便系统二次开发,客户也可自行二次开发,根据企新需求的提出,实现OA系统的功能模块的扩展。
四、OA系统解决方案具体实施
(一)OA系统解决方案具体可解决以下问题
1、系统同化,各业务间无缝连接。
2、系统智能化。
3、对企业管理现状分析透彻
(二)OA系统解决方案可实现的管理功能
1、及时内部通讯
电子邮件:
使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信:
可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
2、信息发布
电子公告:
可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。
每个部门也可以建立自己的公告系统。
电子论坛:
为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。
电子刊物:
实现网上收集、和发布单位内部的刊物。
刊物将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
3、日常办公应用
网上审批:
网上办理单位内部的各项审批,如:
工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理:
实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。
收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。
发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控:
领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。
OA系统解决方案实施范围
4、文件管理
文件管理:
文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;
并提供快捷的检索工具。
文件库设置:
可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。
访问权限:
提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。
5、会议管理
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:
计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。
会议纪要包括:
纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
6、机构管理
组织机构:
对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。
权限划分:
对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。
企业可按照实际情况完成以下设备管理:
单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。
整个机构配置管理功能模块的特点,是引进了TreeView的概念,通过方便的树型结构导航图,轻松、直观地管理单位的部门体系、人事结构以及职位建立、分配。
(1)OA系统解决方案中对企业机构配置管理流程操作设计过程如下:
1、建立单位内部的机构体系,设置相应的部门。
2、在各部门中设置行应的职位,同时对职位指定相应的操作权限;
用户可以在此指定一个职位,该职位具有系统管理权限,可维护与管理日常工作。
OA系统公文交换管理图示
3、输入各部门中的相应员工信息,上传员工的照片。
4、为员工分配相应的职位。
5、指定各部门的部门主管。
通过一定设置后,已有员工可登录进入系统。
(2)OA系统解决方案中部门机构设置方案:
OA系统解决方案=通过公司体系结构设置可以设置公司的各级部门,从而形成公司的部门结构体系;
上级部门:
由系统自动带出,如果在某一节点下新增部门,那该域的内容会自动显示为该节点的名称,只有在机构节点或者部门节点上才可新增部门;
部门名称:
由用户自定义输入,表示将要增加部门的显示名称,该项输入是必须的;
部门主管:
用户点击按钮,在人员选择窗口选择系统中现有人员(在职人员);
如果选择为空,则代表该部门暂时没有设立主管,可在修改部门信息的时候再设立或更改;
部门职位设置:
每个部门都应该具有相应的职位。
在这里的职位主要是指,由用户自己设定一职位名称,然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。
那么一旦拥有了这个职位就可使用该职位所包含的系统功能模块。
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