文件存档流程管理Word文档下载推荐.doc
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5.客服部文件存档要求;
开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属于一级存档,并且做电子版存档,建立开户数据库。
派工单、回访记录表、来访记录表、属于二级存档。
6.综合办文件存档要求;
制度文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。
员工住宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。
五、文件必须分类存档,按照文件的内容和类型分别存档。
六、各部门编码字母如下;
1.总经办字母编码为“ZJ”
2.财务部字母编码为“CW”
3.工程部字母编码为“GC”
4.市场部字母编码为“SC”
5.客服部字母编码为“KF”
6.综合办字母编码为“ZH”
七、部门文件编码分类如下:
公司通用编码字母;
客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、凭证“P”、客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。
名称
统一码
文件名称
统一
文件码
客户资料
K
原始文件
W
Y
居民供气合同
A
合同
H
购销合同
GX
采购合同
CG
文件
工程勘察
G
KC
外协合同
WX
公司资料
D
借款合同
JK
气价文件
QJ
账簿
Z
技术文件
JS
调价文件
TJ
凭证
P
工程资料
GC
开户申请表
SQ
商务文件
SW
通气记录单
TQ
企业供气合同
B
工程检测
JC
供气合同
工程合同
物资质量证明文件
ZL
公司重大事件记录
JL
制度文件
ZD
固定资产资料
ZC
员工档案
YG
公司变更文件
BG
资料移交表
YJ
工程设计
SJ
工程施工
SG
工程安装
AZ
1.总经办文件编码;
客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。
2.财务部文件编码;
财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、工程合同“HGC”、借款合同“HJK”
3.工程部文件编码;
技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。
4.市场部文件编码;
客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。
5.客服部文件编码;
开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企业供气合同“B”、客户资料“K”。
6.综合办文件编码;
制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料“GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。
八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档,字母编码是部门的第一个大写字母为主;
例如:
“总经办文件”,字母是,“ZJ”方可。
类别字母编码要按照,文件类型或内容的第一个大写字母为主;
“客户资料”,字母是,“K”方可。
数字编码是,年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码;
2011年3月份,第一份文件存档,编码就是“ZJ-K-201103001”如果是6月份文件,已经是第58份文件,就写“ZJ-K-201106058”以此类推。
九、标志;
1.为了更好的方便查找文件,档案柜必须编号统一,统一用公司字母编码,例如;
“合同”那档案柜第一个编码就是H01,第二个就是H02以此类推。
2.每个档案柜里的档案盒必须编号;
从01-02以此类推,往下编号,摆放必须统一。
十、档案存放级别以及存档规定和期限;
1.档案和文件必须经部门审核,该文件是否一级存档,标准按照第四大条审核。
2.部门存档和公司存档必须要统一按照规定和流程存档。
3.存档方式方法,必须按照公司存档制度规定存档。
4.存档文件必须部门审核规定存档期限,存档期限必须按照文件的类型指定存档期限。
5.存档期限必须填写在文件的左上角,例如下;
保存期限:
长期保存
文件编码:
SC-A-201106088
签订日期:
2011-06-21
十一、文件存档交接和规定;
1.公司文件管理、部门文件管理,必须要定人和定责任。
定人;
人员有各部门安排,指定人员管理。
定责任;
责任要求必须按照公司档案制度规定执行。
2.公司任何人交档案存档,不管公司存档还是部门存档,必须做到存档文字登记和电子目录记载。
3.文字登记,必须要记录;
文件编码、存档部门、文件类型、存档日期、存档人签名、存档期限、经手人签名。
4.电子目录,必须记录;
文件编码、部门名称、文件名称、类型、文件份数、文件页数、存档日期、存档人姓名、存档柜号、档案盒号和备注。
如12图
十二、文档存档时必须建立电子目录分类建立,以便于查找。
如下图;
文件编码
部门
类型
份数
页数
日期
存档人
柜号
档案盒号
备注
ZJ-K-201103001
总经办
原件
2
6
20110316
王小军
K05
24
一级
ZH-WZD-2011O6058
综合办
制度
复印件
1
30
20110608
W08
08
SC-A-201106088
市场部
居民合同
3
20110622
A02
16
东莞市中远燃气有限公司
2011-06-14
编辑:
王小军审核:
审批:
5
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